Las 9 mejores formas de utilizar las aplicaciones de Google Workspace para la gestión de recursos humanos

Trabajar como gerente o ejecutivo de recursos humanos podría abrumarlo, ya que hay muchas tareas en su lista de tareas pendientes. Además, muchas tareas exigen operar múltiples ventanas/páginas web de software, lo que eventualmente lo hace sentir agotado o pierde productividad.

Sin embargo, si pudiera reunir todas sus tareas de administración de recursos humanos en un solo espacio de trabajo, aumentaría considerablemente su flujo de trabajo y productividad. Siga leyendo para saber cómo las aplicaciones de Google Workspace pueden ayudarlo a lograrlo.

1. Documentar adecuadamente las descripciones de trabajo

Ser un gerente de contratación o un asociado de recursos humanos, puede ser un desafío reclutar al candidato adecuado para un puesto vacante. El flujo de trabajo de contratación comienza con la creación de un documento de descripción del puesto.

Puede combinar Google Docs y Forms para crear una descripción de trabajo ganadora y atraer a los candidatos adecuados. Docs le permite desarrollar contenido a través de la colaboración en tiempo real, mientras que Forms es una herramienta poderosa para recopilar expectativas como habilidades, calificaciones, cartera, etc., de las operaciones.

A través de la creación de contenido en tiempo real en Google Docs, puede agregar opiniones y comentarios sobre el contenido de la descripción del trabajo que crea el miembro del equipo de recursos humanos. Por lo tanto, el equipo de contratación puede crear el contenido requerido más rápido sin esperar la aprobación del supervisor.

2. Sea parte de múltiples ferias de empleo a la vez

Como gerente de recursos humanos, es difícil asistir a todas las ferias de empleo que se realizan a nivel mundial. Incurriría en grandes gastos para su equipo, y tampoco puede estar en dos lugares simultáneamente. Aquí, puede utilizar las potentes funciones de conferencias en línea de Google Meet.

Para las ferias profesionales físicas, puede contratar a cualquier agente local de gestión de eventos para que asista a la feria en su nombre, mientras que virtualmente puede entrevistar a cualquier candidato potencial en el evento.

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Las funciones de Google Meet, como la grabación, el uso compartido de la pantalla, la pizarra y la supervisión en vivo, lo ayudarán a elegir al candidato adecuado.

Dado que Google Meet viene con una función de participación ilimitada, usted o su gerente de reclutamiento pueden entrevistar a miles de candidatos en varias ferias de empleo de todo el mundo.

3. Optimice las entrevistas a través de la colaboración

Dado que su equipo de contratación necesita ocupar diferentes puestos de trabajo, deben gestionar numerosos candidatos para esos roles diferentes. Además, el proceso se vuelve más complejo cuando varios entrevistadores deben interactuar con un candidato en unos pocos días.

Espacio de trabajo de Google aplicaciones como Hojas de cálculo, Documentos y Calendario le permiten evitar confusiones y despejar el desorden al simplificar todo el proceso. Puede crear una base de datos en Hojas con el nombre del candidato, el currículum, el nombre del entrevistador con el documento de comentarios y los horarios del Calendario.

Cada entrevistador accederá al documento designado durante la entrevista de acuerdo con el cronograma y dejará notas. Ahora, su equipo de contratación tiene todo lo que necesita para mover a un candidato al siguiente nivel con solo revisar la base de datos.

4. Garantizar la integridad de las pruebas en línea

Puede optar por realizar sus exámenes de entrevista en línea a través de Google Meet. Su función para compartir pantalla le permite ver la pantalla completa del dispositivo y cada ventana que visita el candidato.

Por lo tanto, si no está en condiciones de comprar aplicaciones de supervisión especializadas, utilice Formularios de Google para crear cuestionarios potentes y supervisar la sesión del examen a través de Google Meet.

Tampoco tiene que estar allí cuando los candidatos intenten el cuestionario. Ponga la sesión de Google Meet en modo de grabación y revise los videos grabados cuando esté calificando los envíos.

5. Haga que las entrevistas sean perspicaces

Puede realizar entrevistas con éxito realizando todas las evaluaciones durante la etapa inicial en lugar de esperar para evaluar al candidato nuevamente en su oficina.

El proceso es beneficioso para los puestos de trabajo que vienen con demostraciones de habilidades en línea como codificación, redacción de contenido, diseño gráfico, diseño de sitios web, etc.

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Puede compartir sin esfuerzo un desafío de codificación o una tarea de escritura en Google Docs mientras revisa las habilidades de resolución de problemas y los procesos de pensamiento en tiempo real.

Incluso puede hacer preguntas para evaluar su conocimiento profundo durante la demostración práctica de habilidades. Durante la sesión, Google Meet te ayudará a vigilar el progreso del candidato.

6. Seguimiento y publicación de los estados de los entrevistados

Encontrará que las Hojas de cálculo de Google son realmente útiles para realizar un seguimiento preciso de los estados de los entrevistados. En escenarios de contratación de alto volumen, muchos equipos de contratación enfrentan el desafío frecuente de entrevistar al mismo candidato varias veces, ya que carecen de actualizaciones en tiempo real en todo el equipo.

Puede crear y diseñar una poderosa base de datos de hoja de cálculo que contendrá detalles minuciosos sobre el estado del candidato. Comparta la hoja con una vista protegida para que los recursos relevantes solo puedan ver el estado y evitar entrevistas duplicadas.

También puede utilizar Google Sites para publicar el estado de los candidatos, de modo que los solicitantes puedan verificar su fase de solicitud de empleo fácilmente en línea. Por lo tanto, evitará enviar correos electrónicos a cada candidato manualmente.

7. Incorporación virtual

La incorporación de nuevos empleados es un evento crucial que permite al empleado conocer sus políticas y procedimientos. Puede inducir convenientemente a las personas recién contratadas a través de Google Sites para puestos de trabajo remotos o en el sitio.

Cree un nuevo sitio para la incorporación de empleados y coloque estratégicamente todos los recursos de capacitación, pautas para empleados, acceso al almacenamiento formularios de solicitud, gestión de proyectos/procedimientos de acceso a aplicaciones de comunicaciones, etc., para que los nuevos miembros puedan comenzar más rápido.

También puede cargar videos de conferencias magistrales en el sitio web para evitar la configuración de reuniones virtuales entre las partes interesadas y los nuevos miembros.

8. Almacenar y distribuir materiales de capacitación

Puede comenzar a usar Google Drive para almacenar y distribuir material de capacitación. En lugar de realizar un seguimiento manual de las actualizaciones del plan de estudios del curso o los materiales de aprendizaje, permita que Google automatice este trabajo por usted.

Cree un espacio de disco compartido en su cuenta de Google Drive e invite a los instructores a editar y a los alumnos a ver los recursos. Cada vez que un instructor realiza cambios en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, Google envía una notificación por correo electrónico a todos los participantes.

Sus instructores pueden ofrecer comentarios constructivos sobre los nuevos materiales de capacitación, mientras que los alumnos siempre aprenden de los recursos más recientes.

9. Capacitar a un equipo remoto o de oficina

Puede utilizar Google Meet para capacitar a la oficina y al equipo remoto. Por lo tanto, no necesita invertir en dos capacitadores separados, ya que un capacitador puede administrar a todos los alumnos a través de reuniones remotas.

Utilice la función de grabación de Google Meet para guardar sesiones de capacitación y distribuirlas entre todos los nuevos miembros para un aprendizaje conveniente en el hogar o la oficina.

Durante las sesiones en vivo, use subtítulos en inglés o subtítulos traducidos en alemán, francés, portugués y español para atender a su fuerza laboral multilingüe. Actualmente, esta función solo está disponible para suscriptores pagos de Google Meet.

La función de pizarra de Google Meet es simplemente un reemplazo virtual de las pizarras de oficina. Al crear una pizarra, se abrirá una Sesión de Jamboard para colaboración visual a través de mapas mentales, diagramas de flujo, flujos de trabajo, etc.

Gestión de recursos humanos simplificada

Si aplica algunos o todos los métodos mencionados anteriormente en su flujo de trabajo habitual de gestión de recursos humanos, experimentará un cambio drástico en la calidad y cantidad del trabajo. Todas las aplicaciones de Google Workspace se integran fácilmente y son populares entre la fuerza laboral digital actual.

Puede acelerar la tasa de finalización de tareas de su equipo mediante la introducción de un espacio de trabajo familiar como Google que eliminará la curva de aprendizaje del flujo de trabajo. Además, acceder a archivos y datos relacionados con el trabajo se vuelve sencillo ya que Google guarda su trabajo en Google Cloud.

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