6 razones por las que las máquinas de fax todavía están en uso en 2022

Pocos vestigios del pasado transmiten la misma sensación de encanto kitsch de la era de Seinfeld como una máquina de fax de oficina. Puede que no lo crea, pero todavía hay miles de máquinas de fax en pie y funcionando en todo el país. ¿Por qué?

Si bien la comunicación digital, como el correo electrónico y los mensajes de texto, se ha convertido en la norma, hay algunas cosas en la vida que solo una máquina de fax puede hacer. Aquí hay algunas razones por las que la gente todavía usa máquinas de fax, incluso hoy.

1. Registros físicos, especialmente importantes en derecho y medicina

En muchos contextos, los destinatarios consideran que un documento o mensaje enviado por fax es legalmente válido y vinculante. Esto los convierte en un rastro en papel mucho más viable que una cadena de correo electrónico desde el punto de vista de un abogado o una firma. A pesar de los esfuerzos serios y bien intencionados de la administración Obama, gran parte del sector médico de EE. UU. depende de los faxes para comunicarse.

Las prácticas que cumplen con HIPAA agregan muchos trámites burocráticos al acto de compartir registros médicos. Son particularmente estrictos si los documentos viajan entre dos o más hospitales o centros médicos. Tampoco siempre es una cuestión de seguridad. El cifrado de extremo a extremo no evitará que alguien envíe registros médicos a la persona equivocada, por ejemplo.

El envío de información de pacientes por fax (especialmente entre especialistas) está aprobado por HIPAA, razón por la cual muchos médicos todavía usan una máquina de fax en sus oficinas. Lo mismo ocurre con muchos abogados en ejercicio. La comunicación por fax es instantánea, conveniente para archivar en el sitio y se mantiene como una exhibición de evidencia con sello de tiempo en la corte. En muchos casos, es posible que un correo electrónico o un mensaje de texto no retenga tanta agua.

2. Miedo a la piratería y otras preocupaciones de seguridad

Las máquinas de fax tradicionales utilizan líneas telefónicas como modo de tránsito. Esto no deja mucho espacio para la manipulación o interceptación de mensajes por parte de un tercero. Una máquina de fax real no utiliza una red digital, lo que evita que los piratas informáticos accedan a cualquier cosa que haya enviado o recibido a través del dispositivo.

Las máquinas de fax electrónico se saltan la línea telefónica y se envían mensajes entre sí a través de Internet. A menudo incluyen cierta compatibilidad con versiones anteriores mejoradas con máquinas de fax ordinarias basadas en teléfonos.

Es posible que una máquina de fax electrónica moderna no confiera todos los beneficios de seguridad que vienen con una verdadera experiencia de fax, pero vale la pena considerar este beneficio potencial de una máquina de fax real y de buena fe.

3. Tecnología actualizada, incluida la integración de correo electrónico

Un aspecto positivo del movimiento del fax electrónico es cómo estos dispositivos han dado paso a una nueva era dorada para las máquinas de fax.

La tecnología de las máquinas de fax ha progresado significativamente, incluso en los últimos años. Ahora puede usar una máquina de fax inteligente, con compatibilidad Wi-Fi y todas las campanas y silbatos, para enviar faxes usando su teléfono inteligente o computadora portátil. Incluso puedes enviar faxes sin una máquina de fax en absoluto.

Si bien la integración digital anula muchos de los beneficios de seguridad de las máquinas de fax, la conveniencia adicional y la compatibilidad con los métodos de comunicación existentes pueden valer la pena, a menos que esté tratando con mensajes o documentos de un naturaleza.

4. Usuarios heredados y negocios antiguos

La inercia mantiene a mucha gente en la línea de fax. Muchos dueños de negocios que comenzaron en el apogeo de la manía del fax pueden depender demasiado de este método de comunicación como para echarse atrás ahora. O simplemente pueden no estar dispuestos a hacer la transición por una u otra razón.

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Esta ventaja es la misma razón por la que el correo electrónico usurpó al correo postal, al menos en cierta medida. En lugar de necesitar saber el nombre completo y la dirección física del destinatario, solo necesita usar un equivalente corto.

Las máquinas de fax ofrecen el mismo beneficio. Todo lo que necesita para enviar un fax es el número de fax de su destinatario, más el código de área y el código de país del número, si corresponde. Esto también proporciona una capa adicional de seguridad para cualquier persona que necesite hacer pública la información de su fax. Las personas pueden usar esta información para ponerse en contacto, pero no necesariamente para buscarte en casa. Pequeñas victorias.

6. Firmar papeleo a distancia

Firmar documentos a largas distancias hace que obtener una firma auténtica sea cómodo y sencillo. Las firmas electrónicas no tienen el mismo peso legal que una firma real con lápiz y papel.

Enviar una firma por fax es una de las formas más seguras de sellar el trato y garantizar que la persona con la que está trabajando sea legítima. Es mucho más difícil falsificar una firma a través de un teléfono fijo que una simple transacción por correo electrónico sin pretensiones.

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