Cómo llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto exitosa

Las reuniones de lanzamiento del proyecto son la oportunidad perfecta para que todos los miembros del equipo estén en sintonía y trabajen hacia un objetivo común. Es por eso que deben estar bien preparados y deliberados, ya que lo ayudarán a aprovechar al máximo su conversación con su cliente.

En este artículo, compartiremos algunos consejos y herramientas para ayudarlo a tener una reunión inicial exitosa con su equipo.

¿Qué es una reunión de lanzamiento de proyecto?

Una reunión de inicio del proyecto es donde el gerente del proyecto se reúne con el equipo y, a veces, con el cliente, para presentar los objetivos del proyecto, explicar cómo se alcanzarán y revisar los roles de todos. Por lo general, se lleva a cabo al comienzo de un nuevo proyecto, aunque puede ser apropiado tener uno más adelante en el proceso si surgen nuevos obstáculos o preguntas.

Este tipo de reunión lo ayuda a comenzar su nuevo proyecto sobre una base sólida al comunicar claramente lo que se espera, cómo se medirá el progreso y qué obstáculos podrían presentarse. En general, establece el rumbo para una colaboración fluida en el proyecto con todas las partes interesadas.

Beneficios de tener una reunión de inicio de proyecto

Como se mencionó anteriormente, las reuniones de lanzamiento del proyecto son una oportunidad para que todos se alineen con la visión de su proyecto y sus roles dentro de él. Los siguientes son algunos otros beneficios notables de tener una reunión de lanzamiento exitosa:

• Los proyectos se ejecutan de manera más eficiente cuando todos los miembros del equipo comprenden sus responsabilidades.
• Las reuniones de lanzamiento le muestran qué tan avanzado está su equipo en la comprensión de lo que implicará el proyecto. Esto puede ayudarlo a identificar cualquier problema potencial que pueda surgir en el camino.
• Las reuniones iniciales ayudan a establecer una relación entre usted y su cliente al poner a todos en igualdad de condiciones al comienzo del proceso.
• Tener todo planeado temprano reduce la probabilidad de cambios que pueden causar posibles retrasos más adelante durante el proyecto.
• Su cliente tendrá la oportunidad de brindar comentarios e ideas valiosas antes de avanzar demasiado en el ciclo de vida del proyecto.
• Una reunión de inicio de proyecto exitosa aumenta la probabilidad de cumplir con el presupuesto y el cronograma.

5 consejos para llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto exitosa

Los siguientes son algunos pasos esenciales que se deben seguir al prepararse para una reunión de lanzamiento del proyecto:

1. Crea tu agenda

Su agenda le da a la reunión una dirección clara a seguir, y por eso es crucial crear una y distribuirla antes de la reunión inicial. Planificar una agenda con anticipación lo ayudará a mantenerse enfocado y concentrado en la tarea.

Puedes usar una aplicación para tomar notas como Evernote para crear un plan de reunión al que todos los miembros puedan acceder. Puede comenzar desde cero o ahorrar tiempo utilizando uno de sus plantillas de reuniones.

Agregue todos los detalles pertinentes sobre el proyecto una vez que haya manejado los fundamentos, incluida la duración de la reunión y el presidente (el gerente del proyecto). Aunque estos dependerán del proyecto específico en el que esté trabajando, aquí hay algunas ideas generales a considerar:

• Saludos y presentación
• Una explicación clara de lo que planea lograr durante la reunión inicial
• El propósito del proyecto
• Alcance del proyecto
• Restricciones relacionadas con el tiempo y el presupuesto
• Riesgos conocidos actuales
• Una lista de entregables
• Debate abierto y preguntas.

2. Invita a las personas adecuadas

En esta etapa, desea concentrarse en invitar a todas las partes interesadas clave. Sin embargo, en su afán por poner las cosas en marcha, puede sentirse tentado a invitar a todos los que tengan algo que esté remotamente relacionado con el proyecto. Esto puede afectar su reunión, ya que manejar una gran multitud será más desafiante. Solo debe incluir miembros del equipo que tengan un papel que desempeñar en el proyecto (y que puedan brindar aportes valiosos).

Puede invitar a los asistentes a la reunión por correo electrónico, o mejor aún, a través de un herramienta de comunicación interna me gusta Flojo. Puede usar esta herramienta para crear un canal (grupo) que usará para compartir la agenda de la reunión y otros documentos relevantes para que todos puedan revisarlos antes de la reunión.

3. Haga que la reunión sea interactiva

Mantenga su reunión inicial interactiva proporcionando una plataforma abierta para expresar ideas o sugerencias. El objetivo aquí es asegurar que todos participen activamente durante la reunión. Aquí hay un par de ideas sobre lo que podrías hacer:

• Lluvias de ideas grupales: Esto funciona mejor si varios miembros del equipo tienen un área de especialización similar. Por lluvia de ideas juntos, pueden aprovechar rápidamente el conocimiento de los demás y desarrollar soluciones creativas que allanan el camino hacia el éxito.
• Túrnense para presidir la reunión.: Aunque es ideal que el director del proyecto facilite la reunión inicial, puede rotar a los presidentes para evitar perder la atención de la gente. Permite que todos se turnen para liderar aspectos específicos de la agenda de la reunión o hacer presentaciones, lo que también puede ayudar al equipo a sentirse más involucrado en el proyecto.
• Pide comentarios: Cada vez que presente algo nuevo, pregunte a los asistentes si tienen alguna pregunta al respecto para que todos puedan expresar su opinión en la reunión. También puede aprovechar esta oportunidad para descubrir otros pensamientos o inquietudes que puedan tener. que las incertidumbres no se acumulan con el tiempo, una causa principal de frustración entre las personas involucradas en un proyecto.

Estas técnicas interactivas garantizarán que todas las partes interesadas participen activamente en la reunión inicial.

4. Aclarar roles y responsabilidades

Suponiendo que todos entiendan el proyecto completo y cómo encajan, el siguiente paso sería definir sus roles y responsabilidades. Aproveche esta oportunidad para reiterar discusiones previas sobre lo que todos esperan de los demás. Puede usar una herramienta en línea como ásana para crear listas de verificación para que todos puedan ver de qué tareas son responsables.

Puede comenzar asignando elementos de acción que deben completarse con una fecha límite acordada y luego distribuirlos entre los miembros del equipo. Organice estas actividades en orden de prioridad, con las tareas más importantes listadas primero. De esta manera, puede asegurarse de que se cumplan los plazos sin tener que presionar demasiado a las personas.

5. Agregue el resumen de la reunión a su wiki interno

Una vez que termine la reunión, convierta sus notas en un documento bien organizado para facilitar la referencia futura. Puedes usar tu wiki interno como un repositorio en línea al que todos en el proyecto pueden acceder fácilmente.

De esta manera, siempre puede hacer referencia a las notas de la reunión cuando haya preguntas sobre algo tratado durante la sesión inicial. También puede usar su wiki para agregar actualizaciones a medida que avanza en el ciclo de vida del proyecto.

Establezca el tono correcto para todo el proyecto con una reunión de lanzamiento

La reunión inicial es un paso vital en cualquier proyecto, ya que marca la pauta para todo el ciclo de vida del proyecto y guía a todos los involucrados en la misma dirección.

Puede aprovechar los consejos y las herramientas anteriores para que todas las partes interesadas estén en sintonía y allanar el camino para un flujo de trabajo productivo.

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