Cómo archivar artículos en Notion

Es posible que haya notado que Notion, a diferencia de otros programas de gestión de proyectos, no cuenta con una opción de archivo. Sin embargo, eso no significa que no puedas hacerlo.

De hecho, hay muchas formas de almacenar tareas y proyectos anteriores sin tener que cambiar a otro software. En este artículo, lo guiaremos a través de tres opciones, pero primero, discutiremos por qué es importante archivar.

Por qué es posible que desee archivar elementos en Notion

A algunos les gusta adoptar el enfoque minimalista para la gestión de proyectos y tareas y eliminar elementos a medida que los completan. A otros les gusta guardar notas para cada proyecto que hayan tocado.

Ambos enfoques están bien. Sin embargo, muchos probablemente estarían de acuerdo en que es más fácil trabajar dentro de un software libre de desorden.

Por otro lado, buscar notas de proyectos antiguos solo para darse cuenta de que las ha eliminado nunca es divertido. Aquí es donde el archivado resulta útil.

Cuando archiva un elemento, se está deshaciendo de cosas que ya no están actualizadas, pero aún tiene acceso a ellas en caso de que las necesite más adelante.

Si se pregunta por qué alguien puede querer conservar información antigua, las notas y los datos de proyectos anteriores pueden ser extremadamente útiles para planificar sus próximos proyectos. También puede usarlo para solucionar problemas si surge un problema o compartir detalles con otras personas que podrían tener preguntas sobre el proceso o el resultado más adelante.

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Además, mantener registros de su trabajo puede ayudarlo en otras áreas, como establecer metas, escribir estudios de casos o presentar su trabajo en una revisión de desempeño.

1. Archive sus elementos en Notion mediante la eliminación

Una forma de archivar sus artículos en Noción es borrarlos. Si bien eso puede parecer permanente, todo lo que elimine en la aplicación va a la papelera antes de que decida deshacerse de él para siempre.

Para buscar elementos en la papelera, ábrala haciendo clic en el icono en la esquina inferior izquierda. Aparecerá un panel donde puede usar la barra de búsqueda en la parte superior o desplazarse por la lista para encontrar lo que está buscando.

Tenga en cuenta que este método puede funcionar mejor para alguien que no archiva mucho.

Uno de los principales inconvenientes de este método es que los elementos y las páginas serán difíciles de encontrar si tiene varios con el mismo nombre. También es donde va todo, no solo las cosas importantes, por lo que tendrá mucho que analizar si no recuerda el nombre exactamente.

Además, no puede reorganizar u organizar su papelera aparte de cambiar entre todas las páginas y en la página actual. Sin embargo, esta es la forma más rápida de archivar elementos si está buscando una solución inmediata.

Si le preocupa eliminar accidentalmente todo lo que hay en su papelera, Notion solo le permite eliminar un elemento a la vez. Además, te pregunta si estás seguro antes de completar la acción.

2. Crear una página de archivo general en Notion

Si prefiere no enviar sus elementos a la papelera, puede crear una página de archivo general para que actúe como un cajón de sastre. Esto contendrá todo lo que quieras conservar para más adelante, sin importar el tema.

Para hacer uno, haga clic en Nueva pagina en la esquina inferior izquierda y nombre su archivo en consecuencia. A continuación, busque el elemento o la página que desea enviar allí y seleccione los tres puntos para que aparezca el menú de opciones.

Seleccione Mover a dentro del menú de opciones y elija su página de archivo de la lista. El elemento desaparecerá y ahora lo encontrará en su archivo.

Dado que Notion no coloca estos elementos por usted, deberá arrastrarlos y soltarlos donde desee que vayan. Para ayudarlo a encontrar sus elementos archivados más rápido, intente colocar algunos encabezados dentro de la página y organícelos en consecuencia.

Si le ayuda, puede codificar por colores sus títulos y las páginas enumeradas para encontrarlos aún más rápido. Todo lo que necesita hacer es seleccionar uno o varios manteniendo presionada la tecla Mayús, hacer clic con el botón derecho, seleccionar el color y elegir el tono que desea de la lista.

Las amplias opciones de personalización de Notion, entre otras razones, que sea uno de los mejores. Tenga en cuenta que no hay nada correcto o incorrecto cuando se trata de organizar su página, siempre que funcione para usted.

3. Archivar dentro de una página en Notion

Si hay una página que usa mucho, es posible que desee crear un archivo en la página que lo ayude a realizar un seguimiento de los elementos antiguos. De esta manera, puede simplemente arrastrar y soltar los elementos que desea guardar para más tarde, y todos ellos estarán relacionados con el mismo tema.

Para hacer esto, coloque el cursor junto al nombre de la página en la barra lateral y seleccione el ícono más para agregar rápidamente una nueva página al final de la actual.

De lo contrario, puede presionar la barra diagonal en su teclado para mostrar los comandos y agregar una nueva página. El uso de comandos lo llevará directamente a la nueva página, para que pueda añadir una plantilla o empieza a personalizarlo.

Ahora todo lo que necesita hacer es arrastrar y soltar elementos en su archivo haciendo clic en ellos con el cursor y colocándolos sobre la página de archivo. Sabrá que entrará cuando el bloque de página resalte un color diferente.

Similar a Mover a opción, las cosas que mueva no estarán en orden una vez que las deje. Sin embargo, es rápido organizar elementos bajo encabezados, donde puede agrupar proyectos similares.

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Otras sugerencias para organizar sus datos antiguos podrían ser alfabéticamente o por fecha. Incluso podría intentar clasificarlo en una tabla en lugar de una lista. Todo se reduce al tipo de datos con los que está trabajando y lo que funciona mejor para usted.

Manténgase organizado en Notion con archivado

Ahora que tiene algunas opciones para archivar en Notion, es hora de comenzar a limpiar sus páginas o buscar en su papelera datos importantes que desee almacenar en otro lugar. Al ocultar proyectos y tareas que no son relevantes actualmente, podrá encontrar los elementos que está buscando más rápido y limitar las distracciones.

Notion es un excelente lugar para organizar todas sus tareas y proyectos personales y relacionados con el trabajo, gracias a su fácil personalización y sus amplias funciones. Si bien no tiene un sistema de archivo incorporado, su versatilidad hace que sea sencillo para usted crear su propia solución alternativa.

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