Cómo usar la comunicación de solo texto para mejorar la eficiencia del trabajo virtual

Los equipos virtuales no tienen la libertad de tener interacciones cara a cara como sus contrapartes en la oficina. Se basan en varias herramientas para comunicarse entre sí desde sus ubicaciones remotas.

Debido a las diferencias en las ubicaciones y las zonas horarias, las llamadas telefónicas no siempre son las mejores. Los mensajes de texto son una mejor alternativa, ya que los miembros del equipo pueden enviar mensajes en cualquier momento sin molestarse unos a otros. Pero la comunicación de solo texto tampoco es perfecta. Se pierde la marca si ciertos factores no se toman en consideración.

En este artículo, discutimos cómo los equipos virtuales pueden usar la comunicación de solo texto de manera más efectiva.

Cómo los mensajes de texto mejoran las habilidades de comunicación

Los mensajes de texto aportan una sensación diferente a la mesa de comunicación. Hay dos formas principales en que la comunicación basada en texto mejora la comunicación. Echemos un vistazo a ellos.

Hay dos formas principales en que la comunicación basada en texto mejora la comunicación.

1. Mejorar las habilidades de lectura y escritura

Usar taquigrafía y emoji es la tendencia en los mensajes de texto, especialmente para chats informales. Este método de enviar mensajes de texto lo aleja del uso del inglés adecuado.

Cuando te comunicas con tu jefe, compañero de trabajo o socio comercial, no te comunicas con ellos como lo harías con tus amigos o pareja. Debe escribir en un inglés adecuado, lo que requiere una relectura y una reestructuración completas. Esto también ayuda a mantener un tono más formal en las comunicaciones.

2. Fomente la comunicación clara

La comunicación de solo texto también crea habilidades de comunicación claras. Cuando se comunica a través de mensajes de texto, se ve obligado a mantenerse al día con sus comunicaciones. Dado que su intención es comercial, no hay lugar para palabras o frases exorbitantes.

Los 7 consejos para usar la comunicación de solo texto para el trabajo virtual

Dado que los mensajes de texto son una parte vital del trabajo remoto, es importante comprender cómo hacerlo aún más efectivo. Si se hace de manera incorrecta, su equipo sufre fallas en la comunicación que interrumpen su flujo de trabajo. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a que sus mensajes sean simples y completos.

1. Evite el uso de taquigrafía

No importa qué tan cerca esté de sus socios comerciales o colegas, las comunicaciones con ellos no deben ser informales. El uso de abreviaturas o taquigrafías innecesarias en sus mensajes representa una perspectiva poco profesional.

No tienes que ser extremadamente rígido con tus mensajes, pero usar abreviaturas como "U" en lugar de "Tú" en una conversación relacionada con el trabajo no es ético. Esto podría ser un gran desvío para la mayoría de las personas que esperan mensajes de texto unificados y estructurados.

2. Use Mayúsculas Apropiadamente

Las letras mayúsculas son adecuadas para ciertos fines en la escritura. El uso de letras mayúsculas a lo largo de una oración es una de las trampas que debes evitar al enviar mensajes de texto. Como estamos acostumbrados a leer texto en minúsculas, no es fácil leer todo el texto en mayúsculas.

Un texto en mayúsculas también le da un tono feroz a su mensaje. Parece que estás enojado o gritando al receptor. Si vas a publicar en las redes sociales, escribir tu texto en mayúsculas te hace parecer un buscador de atención.

3. Hacer un buen momento

La comunicación de solo texto le brinda el privilegio de responder un mensaje en el momento que le resulte conveniente. Sin embargo, no debería ser a expensas de su receptor.

Por ejemplo, es inapropiado enviar un mensaje de texto en medio de la noche o temprano en la mañana a menos que te digan específicamente que no hay problema. No debe esperar una respuesta rápida a ese tipo de mensaje. Es mejor enviar todos los mensajes relacionados con el trabajo durante el horario comercial.

4. Evite las oraciones largas

La gramática mejor escrita se vuelve aburrida si es demasiado larga sin romper párrafos. La capacidad de atención de las personas puede ser menor que la de un pez dorado. Un mensaje de texto voluminoso puede hacer que hojeen el contenido en lugar de leerlo.

Skimming puede hacer que se pierdan detalles importantes en el mensaje, alterando su intención como remitente.

5. Use emojis solo cuando sea necesario

Los emojis no son malos. De hecho, tienen impactó la forma en que nos comunicamos positivamente. Los emojis te ayudan a expresar ciertas emociones de manera adecuada.

Al enviar un texto relacionado con el trabajo, no tiene que eliminar por completo el uso de emojis en su texto. En cambio, debe saber cuándo es adecuado usarlos, para no crear una impresión equivocada. Si no está seguro de cuándo usarlos, déjelos fuera.

6. No haga suposiciones

Al enviar mensajes de texto, hay una tendencia a asumir cuándo y cómo el receptor responderá a su mensaje. Hacer esto puede afectar tu estado de ánimo negativamente porque su respuesta puede ser completamente diferente.

No importa qué tan tarde su receptor responda, nunca asuma lo que está pensando. Espere hasta que tenga noticias de ellos. Puedes enviar un recordatorio si es urgente.

7. Revisa tu mensaje

No se apresure a presionar "enviar" sin revisar su mensaje. Es muy fácil no notar pequeños errores en su redacción, así que tómese su tiempo para detectar y corregir errores ortográficos y gramaticales.

Se necesita más tiempo para resolver los problemas causados ​​por un SMS, chat o correo electrónico mal escrito que hacerlo bien la primera vez. ¿Cansado de revisar sus mensajes manualmente? gramaticalmente es muy útil en este sentido.

Las 3 mejores herramientas de comunicación de solo texto que puedes usar

La creciente popularidad del trabajo remoto ha visto la introducción de varias herramientas de flujo de trabajo en los últimos años. Algunas de estas herramientas hacen un gran trabajo al brindar a los equipos virtuales la oportunidad de prosperar en sus trabajos con comunicación solo de texto. Echemos un vistazo a algunos de ellos.

Principalmente una aplicación de mensajería para empresas, Slack permite que los miembros del equipo se reúnan bajo un mismo techo por motivos de trabajo. Ofrece la oportunidad de comunicación individual entre dos miembros, así como comunicación grupal con tres o más miembros.

Si está trabajando en proyectos con unos pocos seleccionados, puede limitar la comunicación entre esas personas en un espacio dedicado llamado canales. Los miembros de la sala pueden comunicarse libremente sin preocuparse de que otros miembros del equipo accedan a sus mensajes.

Microsoft Teams es una herramienta de flujo de trabajo basada en chat para comunicaciones empresariales. Adecuado para equipos virtuales, permite a los miembros del equipo colaborar en tareas con la oportunidad de compartir archivos y documentos de trabajo.

Atendiendo a las diferentes necesidades de comunicación de los equipos virtuales, los miembros del equipo pueden chatear entre sí individualmente y también chatear en grupo cuando colaboran en proyectos. Se pueden otorgar diferentes niveles de acceso a los miembros del equipo en función de su participación en los proyectos.

Basecamp es una herramienta de flujo de trabajo y comunicación en línea. Una buena opción para equipos virtuales, permite la colaboración en equipo mediante comunicación de solo texto.

Puede delegar tareas a trabajadores específicos y comunicarse con ellos individualmente. Del mismo modo, los miembros del equipo pueden colaborar en tareas y comunicarse abiertamente con todos al tanto de lo que está sucediendo. También ofrece recordatorios de tareas que impulsan a los compañeros de equipo a cumplir con los plazos.

Concéntrese en la información importante con comunicación de solo texto

Responder numerosas llamadas telefónicas relacionadas con el trabajo consume su tiempo más de lo que piensa. Terminas hablando de cosas improductivas mucho después de que se haya transmitido el mensaje.

Con la comunicación de solo texto, escribe solo los detalles importantes que se necesitan. Todos obtienen la información que necesitan para ser eficientes en el trabajo. Hay poco o ningún espacio para la falta de comunicación, ya que las palabras están claramente explicadas para que todos las vean.

Los pros y los contras de usar la comunicación de solo texto en el lugar de trabajo virtual

¿Son las herramientas de comunicación de solo texto la solución adecuada para su lugar de trabajo? Aquí hay algunos pros y contras a considerar.

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