Cómo compartir y proteger sus hojas de Google

Google Sheets es una poderosa herramienta para colaborar con sus colegas. Pero, ¿qué sucede si necesita ocultar información confidencial en un archivo de Google Sheet y al mismo tiempo otorgar acceso a otros usuarios?

Afortunadamente, Hojas de cálculo de Google tiene sólidas funciones de uso compartido y privacidad, lo que le permite compartir hojas específicas en su archivo sin comprometer la privacidad de otra información.

Así es como puedes hacer eso.

Cómo compartir su archivo de hojas de cálculo de Google

Si planea trabajar con varios usuarios, primero debe conocer los conceptos básicos para compartir su archivo de Google Sheet. Para compartirlo de forma segura, primero debe guardar el archivo. Cuando hayas hecho eso, sigue los pasos a continuación.

1. Clickea en el icono de compartir en la esquina superior derecha de la pantalla.
2. A Compartir con personas y grupos aparecerá la ventana. A partir de ahí, en el Agregar personas y grupos campo, escriba la dirección de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo.
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3. Una vez que haya ingresado sus direcciones de correo electrónico, un desplegable El menú aparecerá justo al lado del campo de correo electrónico. Escoger Editor para que las personas con las que compartió el archivo puedan editarlo.
4. Para mayor seguridad, haga clic en el Icono de configuración en la esquina superior derecha de la ventana Compartir.
5. Bajo Compartir con la configuración de personas, asegúrese de desmarcar Los editores pueden cambiar los permisos y compartir, y Los espectadores y comentaristas pueden ver la opción de descargar, imprimir y copiar.
6. Una vez hecho esto, haga clic en el icono de flecha hacia atrás para volver a la ventana Compartir con personas y grupos.
7. En el campo de la dirección de correo electrónico, haga clic en el Notificar a la gente marque la casilla para asegurarse de que reciban una notificación en su bandeja de entrada sobre el archivo. También puede agregar notas o instrucciones para ellos en el Mensaje campo.
8. Una vez que esté satisfecho con todas las configuraciones, haga clic en Enviar.

Esto permitirá a los usuarios ver y editar el archivo de Hojas de cálculo de Google. Sin embargo, no debe hacer esto todavía si aún no ha terminado de preparar su archivo.

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Asignación de editores para hojas individuales

Una vez que haya preparado hojas individuales para diferentes usuarios, ahora puede bloquearlas para un usuario asignado. De esa manera, no tiene que preocuparse de que los usuarios interfieran al ingresar datos para otras personas. Existen los pasos para asignar editores únicos por hoja.

1. Botón derecho del ratón en la pestaña que desea compartir con una persona específica.
2. Haga clic en Hoja de protección.
3. Una ventana lateral llamada Hojas y rangos protegidos abrirá.
4. Puede agregar sus notas sobre la hoja en el opcional Introduce una descripción campo.
5. Bajo la Hoja pestaña, asegúrese de seleccionar la hoja correcta en el menú desplegable.
6. Desde allí, haga clic en Establecer permisos.
7. El Permisos de edición de rango aparecerá. En la parte superior de la ventana, haga clic en el Restringir quién puede editar este rango boton de radio. En el Menú desplegable bajo esa opción, elija Personalizado.
8. Si anteriormente compartió el archivo con otros usuarios, puede desmarcar los usuarios con los que no desea compartir la hoja. De lo contrario, puede agregar nuevos editores en el campo de correo electrónico cerca de la parte inferior de la ventana.
9. Después de completar la adición de todos los editores que necesita, haga clic en Hecho.
10. Una vez que Google haya guardado sus preferencias para compartir y haya asignado un nuevo editor, un "Alguien necesita acceso al archivo."aparecerá la ventana.
11. Elegir la Compartir con X persona: Editar botón de radio, luego haga clic en Cuota.

Después de completar este proceso, ahora ha compartido la hoja específica con otra persona.

Ahora que ha compartido algunas de las hojas con personas específicas, es posible que desee ocultar otras hojas a los demás. Estas hojas pueden contener fórmulas, notas u otras cosas que no desea que vean. Afortunadamente, puede hacerlo fácilmente con las instrucciones a continuación.

1. Botón derecho del ratón la pestaña que desea ocultar.
2. Escoger Hoja de protección.
3. En el Proteger hojas y rangos ventana lateral, asegúrese de seleccionar la hoja adecuada.
4. Haga clic en Establecer permisos.
5. En el Permisos de edición de rango ventana, haga clic en el Restringir quién puede editar este rango boton de radio. Luego, en el menú desplegable, elija Sólo tu.
6. Haga clic en Hecho.
7. Cuando regrese a su archivo de Google Sheet, haga clic con el botón derecho nuevamente en la pestaña que desea ocultar.
8. Esta vez, haga clic en Ocultar hoja.
9. La hoja que desea ocultar desaparecerá de la vista.
10. Si desea volver a ver la hoja, haga clic en el icono de menú de hamburguesas (justo al lado del icono más en la barra de pestañas de la hoja). Debería ver todas las hojas ocultas atenuadas.
11. Hacer clic en la hoja oculta que desea ver.
12. La hoja oculta volverá a aparecer en su posición anterior en la barra de pestañas de la hoja. Sin embargo, otros usuarios también pueden verlo.
13. Para ocultarlo de nuevo, repita los pasos anteriores.

Una vez hecho esto, ahora puede ocultar las hojas que no desea compartir sin necesidad de crear un archivo diferente de Hojas de cálculo de Google.

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Quitar la protección de la hoja

A veces, es posible que desee eliminar la protección de una hoja para que todos los demás usuarios puedan verla. Si ese es el caso, estos son los pasos que debe seguir:

1. En el Barra de menús, haga clic en Datos> Proteger hojas y gamas.
2. En el Hojas y rangos protegidos ventana lateral, debería ver una lista de los elementos protegidos que tiene.
3. Hacer clic en el nombre de la hoja que desea desbloquear.
4. Después de hacer clic en las propiedades de la hoja protegida, seleccione el icono de papelera al lado de campo de descripción.
5. Una ventana preguntará, ¿Está seguro de que desea eliminar este rango protegido? Escoger Eliminar.
6. Hojas de cálculo de Google lo regresará a la ventana principal de la hoja de cálculo, y la hoja anteriormente protegida ahora es accesible para todos los usuarios compartidos.

Compartiendo solo lo necesario

Estas funciones de protección de hojas garantizan que pueda mantener la integridad de sus datos. De esa manera, está seguro de que solo el usuario designado puede acceder a las hojas que necesita.

Esta también es una buena solución para ordenar sus archivos. Esto se debe a que no necesita crear archivos separados para compartir con diferentes usuarios, y puede vincular fácilmente los resultados de cada hoja a la hoja principal que puede ocultar a otros usuarios.

Puede proteger sus datos con estas funciones de Google Sheets, todo sin tener que pagar un centavo.

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