Cómo escribir una respuesta de correo electrónico profesional fuera de la oficina

Cuando se trata de correos electrónicos, puede ser un desafío establecer límites profesionales. Después de todo, muchas compañías asumen que mientras tengas internet, puedes responder cualquier mensaje.

Si bien hubo un tiempo en que se esperaba que los profesionales estuvieran siempre disponibles, los tiempos están cambiando lentamente. En estos días, es cada vez más común que las personas estén desconectadas en sus días libres, y por una buena razón.

Si se va de vacaciones, se toma un tiempo libre para recuperar la cordura o necesita ausentarse de la oficina por cualquier otro motivo, aquí hay algunos consejos sobre cómo escribir una respuesta de correo electrónico profesional fuera de la oficina.

1. Borrar encabezado de asunto de fuera de la oficina

Una de las formas más sencillas de decirle a la gente que está fuera de la oficina es cambiar el encabezado del asunto de su respuesta de correo electrónico. En lugar de simplemente escribir "Fuera de la oficina", también puede incluir el tipo de permiso que está tomando, si se siente cómodo compartiéndolo.

Estos son algunos ejemplos de encabezados de asunto de correo electrónico de fuera de la oficina:

• Fuera de la oficina - Licencia de vacaciones (25 de diciembre - 4 de enero)
• [Fuera de la oficina] Licencia médica
• Fuera de la oficina | El permiso de paternidad
• *Fuera de la oficina* Licencia de emergencia
• Fuera de la oficina (licencia por duelo)
• Fuera de la oficina | Licencia de maternidad
• Fuera de la oficina ~ Trabajo de campo
• [Fuera de la oficina] Vacaciones (Día de Navidad)
• Fuera de la oficina - Licencia por enfermedad
• Fuera de la oficina: ¡casarse!

2. Mencione qué tipo de licencia está tomando

Para algunas personas, es común suponer que cualquier correo electrónico fuera de la oficina es para fines de ocio. Sin embargo, ese no es siempre el caso para todos.

Algunas personas también usan correos electrónicos de fuera de la oficina cuando están trabajando, pero no pueden acceder a su correo electrónico durante todo el día. Por ejemplo, los representantes de ventas o aquellos que realizan trabajo de campo pueden necesitar viajar a áreas sin conexión a Internet.

Además, también es posible que se esté tomando un tiempo libre para asuntos personales como visitas al hospital, funerales o para recuperarse de una enfermedad. Con esto, puede ser incómodo responder a “Espero que hayas tenido unas buenas vacaciones”.

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Para evitar esto, puede insertar los detalles de su licencia dentro del cuerpo de su correo electrónico. No tienes que ser honesto sobre tu situación si te hace sentir incómodo, pero ser sincero con tu jefe, compañeros de equipo o clientes puede ayudar a generar empatía.

Por ejemplo, si tuvo un accidente automovilístico y necesita algo de tiempo para recuperarse de sus lesiones, dejar que sus contactos saben que les ayuda a gestionar sus expectativas sobre su salida retrasada y esperada regreso.

3. Evite disculpas innecesarias

Para muchos adictos al trabajo, es común incluir disculpas en los correos electrónicos de fuera de la oficina, como "¡Perdón por no poder responder de inmediato!" Sin embargo, es importante comprender que no debe disculparse por ausentarse del trabajo, especialmente si es para siempre. razón.

En lugar de decir lo siento, aquí hay algunos términos que puede usar en su lugar:

• “¡Gracias por contactarnos!”
• "Gracias por el email."
• "Este correo electrónico ha sido recibido".

En lugar de disculparse, puede reconocer cortésmente que su mensaje ha sido recibido oficialmente. Con esto, puedes optar por un lenguaje que se enfoque en agradecerles por su tiempo y esfuerzo.

4. No garantice una fecha de respuesta

Para muchas personas, puede ser abrumador ver una gran acumulación de correos electrónicos una vez que regresan a la oficina después de una larga ausencia. De hecho, la ansiedad puede incluso duplicarse cuando usa frases como “Te responderé tan pronto como regrese a la oficina”.

Esto no solo puede agregar mucha presión innecesaria para garantizar una respuesta el primer día de su regreso, sino que también genera expectativas equivocadas para las personas que intentan comunicarse con usted.

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Si bien es correcto acusar recibo de un correo electrónico, no es necesario garantizar una respuesta inmediata. Para evitar comprometerse demasiado cuando está disponible para responder, es mejor ceñirse a una respuesta amplia o un rango general.

Aquí hay algunos ejemplos de oraciones que puedes usar:

• Responderé una vez que esté disponible después de las vacaciones.
• Espere una respuesta de mi parte para el final de _______.
• Si no es urgente, espere una respuesta antes de ________.

Recuerde, si un correo electrónico es crítico, las personas harán un esfuerzo por llamarlo o se comunicarán con usted después de un tiempo. Con esto, es importante poner amortiguadores para que la gente no espere una respuesta rápida.

Para algunos roles, es común tener contactos de respaldo para asumir la carga cuando no estás. Sin embargo, antes de asignar a un jefe, colega o miembro del equipo para que asuma la carga cuando usted no está disponible, es esencial obtener el consentimiento.

Con muchas personas ya abrumadas con su propio trabajo, puede ser estresante asumir las responsabilidades de otras personas, incluso si es solo por un corto período de tiempo. Además, es posible que no se sientan cómodos dando a los clientes acceso a ciertas direcciones de correo electrónico o números de teléfono personales.

Por esta razón, antes de agregar los detalles de contacto de alguien a su correo electrónico de Fuera de la oficina, asegúrese de preguntarles si está bien que lo haga y qué detalles se sienten cómodos compartiendo.

6. Cree diferentes correos electrónicos fuera de la oficina para partes internas o externas

Dependiendo de quién recibirá el correo electrónico, la cantidad de información que esté dispuesto a compartir en su respuesta de correo electrónico de fuera de la oficina puede variar. Después de todo, todavía tienes que tomar precauciones de privacidad, especialmente cuando estás de vacaciones.

Por ejemplo, si bien se siente cómodo compartiendo a dónde viaja con sus compañeros de oficina, es posible que no quiera hacerlo con personas al azar.

Con los sistemas de administración de correo electrónico, puede configurar una respuesta diferente de fuera de la oficina según quién la reciba. Con esto, puede brindarles a las personas la cantidad correcta de contexto sobre su situación fuera de la oficina.

Cree mejores límites de trabajo con sus respuestas de fuera de la oficina

En un mundo en el que se espera que siempre estemos disponibles, un correo electrónico fuera de la oficina que muestre los límites puede marcar la diferencia. Al ser firme con su tiempo libre personal, también puede enseñar a las personas que lo rodean el valor de su vida personal.

Además, al pedirles a los demás que sean respetuosos con su tiempo, también puede alentar a otros a que ellos hagan lo mismo. Si bien esto no parece un gran problema, puede significar mucho para los equipos cuando se establecen estándares saludables en la oficina.

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