¿Qué es la política de seguridad del correo electrónico y cómo funciona?

¿Cuándo fue la última vez que enviaste un correo electrónico? Probablemente fue hoy. Al igual que tú, muchas personas en todo el mundo envían correos electrónicos a diario.

Los correos electrónicos han sido parte de nuestras vidas durante mucho tiempo. Dado que es casi imposible prescindir de ellos, debe protegerse con una política de seguridad de correo electrónico eficaz.

No querrás que tus correos electrónicos caigan en las manos equivocadas, ¿verdad? La implementación de una política de seguridad de correo electrónico ayuda a mantenerlos más seguros.

¿Qué es la política de seguridad del correo electrónico?

Una política de seguridad de correo electrónico es una serie de procedimientos que rigen el uso de correos electrónicos dentro de una red o establecimiento. Detalla cómo una categoría de usuarios interactúa con los mensajes que se envían y reciben por correo electrónico.

Mantener sus correos electrónicos organizados y seguros aumenta su productividad. El objetivo de una política de seguridad de correo electrónico es proteger los mensajes del acceso no autorizado.

¿Quién puede estar tratando de acceder a los correos electrónicos sin permiso, uno podría preguntarse? Ciberdelincuentes: están muy interesados ​​en los mensajes confidenciales que envía dentro y fuera de su organización. Y eso es porque saben que esa información es valiosa. Si se hace con él, puede utilizarlo para una serie de actividades maliciosas para enriquecerse.

¿Cómo funciona la política de seguridad del correo electrónico?

La fuerza de seguridad predeterminada del correo electrónico no es tan fuerte. Los mensajes enviados por correo electrónico están en el espacio público. Por lo tanto, cualquier persona con habilidades promedio de piratería puede acceder fácilmente a ellos. Crear una política de seguridad de correo electrónico es una de las cosas básicas que puede hacer para protegerse de los atacantes.

Creer que usted o su organización no pueden ser víctimas de una violación de correo electrónico es una premisa falsa. Siempre que haga uso de correos electrónicos, puede ser objetivo.

Su renuencia a implementar una política de seguridad de correo electrónico solo puede contener el agua si los correos electrónicos que envía no tienen sentido. Pero ese no es el caso si tienes un negocio decente.

Para que una política de seguridad de correo electrónico sea efectiva, debe incluir los siguientes elementos:

1. El alcance y propósito de la política.
2. Información sobre la titularidad de los contenidos contenidos en los correos electrónicos.
3. Inquietudes y expectativas de privacidad de las partes que utilizan el correo electrónico.
4. Las responsabilidades de los usuarios de correo electrónico.
5. Pautas para el uso de las cuentas de correo electrónico de la organización.
6. Consejos para detectar y evitar amenazas a la seguridad del correo electrónico.
7. Acciones específicas a tomar en caso de una sospecha de violación de la seguridad del correo electrónico.

La accesibilidad es clave en la implementación exitosa de la política. Los miembros del equipo solo pueden estar al tanto de la información de la política si pueden acceder al documento.

En lugar de almacenar el documento en un dispositivo físico, es recomendable utilizar una herramienta de flujo de trabajo con almacenamiento en la nube y acceso remoto. De esa forma, los miembros autorizados del equipo pueden acceder a la política desde cualquier lugar y en cualquier momento.

La capacitación es otro elemento esencial para implementar con éxito una política de seguridad de correo electrónico. Algunos usuarios pueden ser reacios a cumplir con la política, especialmente si no han usado algo similar en el pasado. Depende de usted proporcionar la capacitación adecuada para que comprendan cómo el uso de la política es lo mejor para todos.

Cómo crear una política de seguridad de correo electrónico eficaz

Una política de seguridad de correo electrónico no es única porque no hay dos organizaciones iguales. Pero las amenazas cibernéticas que ponen en peligro el uso de correos electrónicos tienen efectos similares en las organizaciones, independientemente de sus ofertas y tamaños. Son atributos comunes que deben tenerse en cuenta al crear una política estándar.

Estos son algunos consejos prácticos para crear una política de seguridad de correo electrónico que funcione.

1. Adoptar una plantilla

Crear una política de seguridad de correo electrónico desde cero no es una mala idea, pero puede ahorrarse algo de tiempo si adopta una plantilla existente. Esto es necesario, especialmente si no está familiarizado con el contenido de la política.

En lugar de crear información irrelevante, tiene información vital para crear una política que funcione.

2. Modificar la plantilla

Adoptar una plantilla existente no significa que deba usarla tal como está. La plantilla es para darle una idea de cómo se ve la política.

En lugar de tomar todo lo que contiene la línea de anzuelo y la plomada de la plantilla, ajústelo para que se adapte a las necesidades únicas de su negocio.

Al final, tendrá un documento original hecho a la medida de su organización.

3. Identificar los términos de participación del usuario

Los usuarios de su correo electrónico pueden participar en actividades indiscriminadas si no saben que dichas actividades están prohibidas. Es su responsabilidad indicar expresamente cómo deben usar su correo electrónico.

Identifique prácticas de correo electrónico poco saludables que puedan exponer su red a ataques cibernéticos y advierta que no se involucre en tales actividades.

Su política de seguridad de correo electrónico está incompleta sin implementar una herramienta que mejore la seguridad de sus correos electrónicos.

La protección manual de su correo electrónico contra las ciberamenazas es insuficiente, especialmente porque los ciberdelincuentes utilizan tecnologías avanzadas para sus ataques. Combina su energía con herramientas como sandboxes, filtros de spam y software de prevención de malware. Un filtro de spam efectivo le impide ver correos electrónicos maliciosos.

5. Hacer cumplir la confirmación de la política de usuario

La implementación exitosa de su política comienza con la voluntad de sus usuarios de cumplirla. El cambio viene con cierta resistencia. Los miembros del equipo que no están familiarizados con una política de seguridad de correo electrónico pueden decidir pasarla por alto.

Haga que los usuarios se comprometan a usar la política agregando sus firmas como una forma de reconocimiento. De esa manera, tiene una prueba de su acuerdo para usarlo en caso de que no lo haga.

6. Entrenar usuarios

Es posible que los usuarios de su correo electrónico no comprendan alguna información de la política. Dejarlos en un estado de confusión es arriesgado ya que pueden tomar acciones inapropiadas que pondrán en peligro su red.

Asegúrese de que todos comprendan la política mediante la realización de capacitaciones. Cree espacio para que hagan preguntas sobre áreas grises para que todos estén al tanto de lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer.

7. Desarrollar un plan de respuesta a incidentes

Incluso con toda la capacitación sobre cómo implementar una política de seguridad de correo electrónico de manera efectiva, las cosas pueden salir mal.

Desarrollar un plan de respuesta a incidentes en el caso de una brecha de seguridad. Su política debe contener lo que los usuarios deben hacer una vez que sospechan de una actividad o ataque malicioso. Tomar las medidas correctas puede mitigar los efectos de un ciberataque.

Cultive una cibercultura saludable con la política de seguridad del correo electrónico

La mensajería instantánea puede estar de moda en la comunicación con amigos y familiares. Pero cuando se trata de trabajo y negocios, el buen correo electrónico antiguo sigue siendo relevante. Ayuda a las organizaciones a mantener un sentido de orden y formalidad.

Es posible que no pueda evitar que los atacantes apunten a sus correos electrónicos, pero puede anular sus ataques con una política de seguridad de correo electrónico efectiva.

Cuando todos los usuarios de su correo electrónico entiendan cómo mantener segura la información, los ciberdelincuentes no tendrán oportunidad de atacar. Es solo cuestión de tiempo antes de que dejen de intentar penetrar en su red y pasen a la siguiente.

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