Has pasado mucho tiempo trabajando en una tarea en particular. A medida que avanza en su trabajo, respira aliviado. El tiempo y el esfuerzo valieron la pena. No podría estar más satisfecho con el resultado.
Pero su momento de sentirse bien dura poco cuando descubre que alguien más en su equipo acaba de terminar de trabajar en la misma tarea. Se vuelve aún peor cuando te das cuenta de que tu compañero de equipo también hizo un buen trabajo. Tienes dos grandes obras frente a ti, pero solo puedes usar una. El tiempo, el esfuerzo y los recursos gastados en uno de ellos son una completa pérdida.
¿Qué son las tareas superpuestas?
Las tareas superpuestas son tareas que se ejecutan al mismo tiempo o secuencialmente. Por lo general, ocurren si más de una persona trabaja en un solo proyecto, produciendo múltiples versiones cuando solo se necesita una versión.
La superposición no es exclusiva de las tareas; también ocurre en sus horarios. Puede fijar dos citas diferentes al mismo tiempo. Y desafortunadamente, no puedes dividirte en dos para estar en diferentes lugares simultáneamente. Entonces, tienes que renunciar a una de las citas.
¿Por qué se superponen las tareas?
Las tareas no se superponen de forma predeterminada. Existen lagunas en sus operaciones que permiten que la duplicación pase desapercibida. Y hasta que se resuelvan, las tareas seguirán superponiéndose, provocando un desperdicio de recursos.
Echemos un vistazo a algunas razones por las que las tareas se superponen.
1. Flujo de trabajo ineficaz
¿Cómo asigna tareas a los miembros del equipo? Si no tiene una estructura adecuada para delegar tareas, existe la posibilidad de que asigne la misma tarea a varias personas.
El círculo continúa si los compañeros de equipo eligen las tareas en las que quieren trabajar sin verificar si alguien más ya está trabajando en el mismo proyecto.
2. Falta de cooperación en equipo
Como líder de equipo, es su responsabilidad fomentar el espíritu de equipo en su equipo, de modo que los miembros puedan cooperar para lograr un objetivo común.
La falta de cooperación crea áreas grises. Varias personas pueden estar trabajando en una sola tarea de forma independiente sin darse cuenta. Incluso cuando están colaborando en tareas secuenciales, hacen lo que quieren sin consultar con otros compañeros de equipo.
3. Sobrecarga de trabajo
La eficiencia y la sobrecarga de trabajo no se mezclan bien. Si desea que los empleados den lo mejor de sí, evite asignarles demasiado trabajo.
Cuándo la fatiga se establece por la sobrecarga de trabajo, el flujo de trabajo tiende a cambiar. En lugar de seguir el debido proceso para asegurarse de que no están duplicando una tarea, continúan con la siguiente disponible.
Los 5 mejores consejos para administrar tareas superpuestas
Tener un equipo productivo se trata de una gestión eficaz. Puede tener cientos de empleados y seguir siendo improductivo si no los coordina adecuadamente. La superposición de tareas puede dificultar su productividad si no se controla.
Veamos cómo hacerlo.
1. Sea abierto acerca de las tareas
Uno de los valores centrales de los equipos más fuertes en el lugar de trabajo es la transparencia. Si confía lo suficiente en los miembros de su equipo para trabajar con ellos, debe ser abierto sobre los trabajos que deben hacer.
Cada empleado debe estar al tanto de la información de trabajo. Poner todas las cartas sobre la mesa les informa sobre las tareas en las que están trabajando y con quién están trabajando. Cuando hay un desequilibrio de conocimiento sobre el trabajo, los compañeros de equipo pueden trabajar en las mismas tareas sin darse cuenta.
Las personas están capacitadas para realizar tareas más rápido cuando tienen conocimiento previo de ellas. Habrá poco o ningún espacio para la superposición de tareas cuando haya un equilibrio en el conocimiento.
2. Medir el progreso
¿Qué mejor manera de saber cómo se desempeñan los empleados en las tareas que medir su progreso? Si delega tareas y se va, no se sorprenda si no se ejecutan a tiempo o de manera efectiva.
Al verificar cómo va el trabajo, puede ver cuándo se duplican las tareas. Detectar la redundancia lo suficientemente temprano le ayuda a detenerla antes de que se desperdicien tiempo y recursos en ella.
El seguimiento manual del rendimiento de los empleados es exigente. Tienes que abandonar tus propias responsabilidades y monitorear de cerca cada paso que dan. Pero gracias a las herramientas de flujo de trabajo, puede automatizar el proceso. Puede ver cómo los miembros de su equipo se involucran con sus tareas en cada punto. Herramientas como Asana te ayuda a aumentar tu productividad y evitar que las tareas se superpongan.
3. Cultivar la comunicación efectiva
La comunicación eficaz garantiza que los mensajes se transmiten claramente sin interferencias de ruido que alteren los significados.
La superposición de tareas a menudo ocurre debido a la falta de información o falta de comunicación. Cuando los empleados no entienden claramente las instrucciones que se les dan, trabajan en base a lo que creen que se supone que deben hacer.
Cultivar una comunicación efectiva no se trata solo de las palabras habladas o escritas. También implica proporcionar las herramientas adecuadas para la comunicación. Las instrucciones de trabajo deben transmitirse a todo el equipo rápidamente y sin demoras. Cuando surjan nuevos desarrollos, asegúrese de informar a los miembros del equipo sobre ellos de inmediato.
4. Designar supervisores de proyectos
Según el tamaño de su equipo, es posible que necesite manos adicionales para ayudar con la supervisión de las tareas.
Vigilar a todos no es factible si su equipo es grande. Necesitará supervisores de proyecto para relacionarse con sus trabajadores a nivel individual. El jefe de proyecto está totalmente inmerso en las tareas, tomando nota de lo que funciona y lo que no funciona.
Si alguien tiene preguntas sobre sus tareas, puede preguntar fácilmente al supervisor. Es difícil que las tareas se dupliquen bajo la supervisión del gerente del proyecto, ya que conocen todos los aspectos del proyecto.
5. Automatice el flujo de trabajo
Es más fácil que las tareas se superpongan cuando se administran manualmente. No importa cuán cuidadoso intente ser al asignar y administrar tareas para evitar la duplicación, las cosas pueden pasar desapercibidas.
La adopción de herramientas de automatización para la delegación de tareas garantiza que ninguna tarea se realice dos veces. Una vez que un miembro del equipo está trabajando en él, el trabajo se elimina de la lista.
La automatización también es efectiva para tareas secuenciales. El sistema está configurado de tal manera que la tarea anterior se completa antes de que pueda pasar a la siguiente.
Haz que cada esfuerzo cuente
Las consecuencias de la superposición de tareas son a largo plazo. El tiempo y los recursos gastados en esfuerzos duplicados pueden parecer insignificantes en la superficie. Pero cuando se compila con el tiempo, te das cuenta de que has perdido mucho.
Tener dos personas haciendo un gran trabajo en dos versiones de una tarea cuando todo lo que necesita es una sola versión no hace que ninguna de las dos sea mejor. La otra persona podría haber puesto todo ese esfuerzo en una actividad diferente para darte dos grandes obras que son útiles.
¿Quiere estar en la zona y mejorar su productividad? Aquí le mostramos cómo usar la teoría del flujo para mejorar su compromiso y disfrute.
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Chris Odogwu se compromete a impartir conocimientos a través de sus escritos. Escritor apasionado, está abierto a colaboraciones, redes y otras oportunidades comerciales. Tiene una maestría en Comunicación de Masas (especialidad en Relaciones Públicas y Publicidad) y una licenciatura en Comunicación de Masas.
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