Las 8 mejores formas de utilizar las aplicaciones de Google Workspace para la gestión de proyectos

Muchas organizaciones confían en Google Workspace como una suite de oficina colaborativa. Sin embargo, no saben que las mismas aplicaciones también pueden ser útiles para la gestión de proyectos.

Al utilizar las aplicaciones de Google Workspace, puede aprovecharlas al máximo y evitar la necesidad de incorporar herramientas de gestión de proyectos adicionales. Este artículo explicará cómo puede utilizar completamente las aplicaciones de Google Workspace para la gestión de proyectos.

1. Colaboración y seguimiento de las tareas del proyecto

La mayoría de los proyectos requieren la colaboración entre compañeros de equipo. Incluso si tiene un equipo distribuido trabajando en un proyecto, basado en la nube Aplicaciones de Google Workspace puede ayudarlo a colaborar fácilmente. Puede usar Hojas de cálculo para planificar el proyecto y crear diagramas de Gantt para administrar tareas y plazos.

Los miembros del equipo deben actualizar periódicamente su progreso en la hoja de cálculo. Por lo tanto, la hoja siempre contiene información actualizada. También puede funcionar como una herramienta de seguimiento de tareas o de seguimiento del tiempo para el equipo.

Con Google Calendar, obtenga información sobre las horas libres y comprometidas de cada miembro del equipo. Compartir notas con compañeros de equipo y mantenerse organizado mediante un lista de quehaceres es factible con Google Keep.

2. Comunicación de equipo sin esfuerzo

No hace falta decir que Gmail es uno de los mejores proveedores de servicios de correo electrónico del mundo. Si usa Google Workspace, no tiene que pensar dos veces antes de garantizar una comunicación flexible y clara entre los miembros de su equipo. Gmail está aquí para facilitar una comunicación fluida entre el equipo.

Puede crear una lista de correo electrónico de "Grupos" y agregar a todos los miembros del equipo en ese grupo. Luego, puede usar solo una dirección de correo electrónico para compartir información, recursos y actualizaciones con todo el equipo.

Las personas que trabajan en varios proyectos al mismo tiempo pueden etiquetar los correos electrónicos relacionados con diferentes proyectos. Por lo tanto, los correos electrónicos con diferentes etiquetas se almacenarán en carpetas separadas. También puede marcar con asterisco los correos electrónicos importantes para encontrarlos rápidamente.

3. Programación de los recursos de su equipo para el proyecto

Los gerentes de proyectos a menudo tienen dificultades para asignar y programar tareas a los miembros del equipo para un nuevo proyecto mientras otros proyectos están en curso. Si usan Google Workspace, la aplicación Calendario puede ofrecer una solución fácil a este problema.

Los miembros del equipo pueden marcar sus tareas y horarios en un calendario compartido. Por lo tanto, todos sabrán quién está ocupado hasta qué fecha y asignarán nuevas tareas en consecuencia. Los equipos pueden usarlo para monitorear fechas límite e hitos y recibir recordatorios.

Puede crear calendarios de equipo independientes para realizar un seguimiento de las vacaciones, las reuniones y las sesiones de formación.

4. Comparta y almacene datos digitales

Los proyectos de hoy en día necesitan un almacenamiento seguro para archivos y documentos que contienen datos de misión crítica. Al mismo tiempo, los miembros del proyecto deben tener acceso a ellos 24 horas al día, 7 días a la semana. La aplicación Google Drive está aquí para almacenar todos los archivos, documentos, imágenes y videos relacionados con su proyecto.

Esta aplicación de almacenamiento de archivos basada en la nube puede almacenar sus archivos de forma segura. Si realiza algún cambio en los archivos, se sincroniza instantáneamente. Por lo tanto, cualquier otro miembro del equipo puede acceder al contenido actualizado.

Los controles de acceso y uso compartido de Google Drive facilitan el trabajo colaborativo. Por ejemplo, puede compartir una copia borrador de un archivo con el cliente para su aprobación con permiso para ver solo el documento.

Además, puede crear unidades compartidas independientes para diferentes equipos de proyectos y compartirlas con ellos para un acceso rápido.

5. Crear informes y presentaciones

¿Está buscando una herramienta para crear informes llamativos y explicativos? ¿Quiere incluir varios cuadros y gráficos en esos informes? Google Sheets es la aplicación para ti. Le ayuda a compartir cualquier tipo de datos numéricos en el estilo más apropiado. También le permite trabajar en colaboración en un informe.

La presentación es otra parte crucial de los proyectos. El Presentaciones de Google La aplicación es la herramienta de creación de presentaciones perfecta de Google Workspace. Puede usarlo para compartir su visión, describir el desempeño del equipo y visualizar datos vitales.

Mientras trabaja de forma remota, también es posible compartir las presentaciones de Presentaciones de Google durante las videoconferencias mediante la función para compartir pantalla de Google Meet.

6. Tomando el proyecto en línea

Sites es la aplicación Google Workspace con la que puede crear sitios de alta calidad sin conocimientos de programación o diseño. Puede utilizar Google Sites para un proyecto, un evento o un equipo.

Puede utilizar Google Sites como un centro para almacenar todos los documentos, actualizaciones, cronogramas, calendarios y entregables. Permitirá que todos los compañeros de equipo accedan a toda la información relacionada con el proyecto desde un solo lugar.

7. Reuniones y conversaciones de equipo

Los equipos que trabajan en un proyecto deben estar en contacto todo el tiempo. Además de los correos electrónicos, pueden usar Google Workspace Chat para mensajería instantánea y la aplicación de videollamadas Google Meet para reuniones virtuales.

Además de la mensajería directa a miembros individuales, Google Chat también admite conversaciones grupales para que los equipos puedan colaborar de manera fluida desde lugares remotos. Mientras usa Chat, también puede compartir archivos con otras personas y trabajar en una tarea.

Google Meet admite llamadas de audio y video, por lo que puede conectarse con sus colegas en cualquier momento que desee. Siempre puede trabajar en un documento en paralelo durante una reunión en Google Meet, lo que lleva la colaboración al siguiente nivel.

Durante una reunión, también puede utilizar la aplicación Keep para tomar notas y redactar actas. Puede compartir fácilmente estas notas y adjuntarlas a otros documentos.

8. Gestión y colaboración de documentos

Los equipos que trabajan en proyectos deben gestionar numerosos documentos. La situación se vuelve problemática cuando necesitan colaborar en esos documentos. Distribuir manualmente los documentos y editarlos por separado puede obstaculizar el desempeño del equipo y causar retrasos en el proyecto.

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Los usuarios de Google Workspace pueden probar Docs y Sheets para administrar documentos. Varias personas pueden acceder a estos documentos y trabajar en ellos simultáneamente. Independientemente de los cambios que realice en los documentos y hojas de cálculo, serán visibles en tiempo real.

También es posible comentar y ofrecer comentarios sobre los mismos documentos. Con la función de historial de versiones, puede rastrear fácilmente quién realizó los cambios en los documentos y cuándo.

Gestión de proyectos simplificada con Google Workspace

Las empresas suelen utilizar varias aplicaciones y herramientas para gestionar varios aspectos de un proyecto. Si ya usa las aplicaciones de Google Workspace, estas también pueden ayudarlo con la administración de proyectos.

Ahora que sabe cómo usar sus aplicaciones para administrar tareas relacionadas con el proyecto, la administración del proyecto será más fácil. Sin embargo, hay otros proveedores de instalaciones de espacio de trabajo además de Google que es posible que desee consultar.

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