7 trucos de Asana que necesitas saber

Asana es una herramienta de gestión de proyectos que aumenta la productividad. Sus numerosas herramientas y características lo convierten en una opción popular tanto para personas que buscan organizar su trabajo como para equipos grandes y pequeños.

¿Estás buscando mejorar tus habilidades con Asana? ¿Quieres algunos consejos que te ayuden a aprovechar al máximo la plataforma? Te tenemos cubierto.

A continuación, encontrará algunos de nuestros trucos favoritos de Asana. Además, son perfectos para cualquier nivel de habilidad y están abiertos a cualquiera que use Asana, independientemente de su plan de precios.

1. Configurar tareas recurrentes

¿Hay tareas que crea cada día o semana una y otra vez? Por ejemplo, tal vez cree tareas para revisar su correo electrónico o revisar proyectos semanales.

Estas tareas se pueden configurar como recurrentes en el interior. Asana. Además, es rápido y fácil de hacer con solo un par de clics. Primero, cree una nueva tarea y luego siga estos pasos:

1. Seleccione Sin fecha de vencimiento para cambiar la fecha de vencimiento de su tarea.
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2. En la parte inferior de la pequeña ventana emergente, verá flechas en forma de remolino o Establecer para repetir. Selecciónelo.
3. Elija cuándo debe repetirse su tarea, así como los días de su tarea recurrente.

2. Activar "No molestar"

Si te vas de vacaciones o simplemente quieres céntrate en tu trabajo, puede activar el modo No molestar rápidamente. Para hacerlo:

1. Seleccione su foto de perfil para abrir su configuración.
2. Luego, seleccione Notificaciones.
3. Seleccione Pausar notificaciones y luego cuánto tiempo desea hacer una pausa para encender No molestar.

Si no desea tener que activar esto cada vez que desee detener las notificaciones, también puede crear un horario. Simplemente seleccione la casilla junto a No me notifique de y luego seleccione sus tiempos.

3. Usar atajos de teclado

Como cualquier herramienta de productividad sólida, Asana ofrece una amplia gama de atajos de teclado que puede utilizar para simplificar cualquier tarea. Algunos de nuestros atajos favoritos incluyen:

• Tab-BKSP para borrar tareas seleccionadas
• Tab-H para volver a la pantalla de inicio
• Tab-M por asignarte una tarea a ti mismo
• Tab-P para agregar a un proyecto
• Pestaña-/ para buscar un proyecto, etiqueta, persona o tarea
• I para archivar mientras está dentro de su bandeja de entrada
• Tab-N para crear una nueva sección

4. Crear tareas desde su correo electrónico

Su bandeja de entrada de correo electrónico puede ser una fuente de frustración. Agregue la necesidad de crear nuevas tareas de Asana para los nuevos proyectos que ingresan a su bandeja de entrada, y es posible que solo desee levantar las manos y alejarse.

Afortunadamente, puedes crear nuevas tareas a partir de correos electrónicos fácilmente dentro de Asana.

Puede enviar una tarea a Mis tareas enviando un correo electrónico a [email protected]. Asana creará una nueva tarea en el espacio de trabajo asociado con su dirección de correo electrónico.

Esta imagen muestra los elementos que puede agregar a su correo electrónico para personalizar aún más sus tareas de Asana. Simplemente complete según sea necesario y luego envíe.

5. Proyectos estrella para acceso rápido

Si tienes un montón de proyectos en tu Asana, puede ser complicado intentar localizar los que usas con más frecuencia. E incluso unos pocos segundos de búsqueda y desplazamiento pueden reducir su trabajo diario.

Puedes destacar proyectos fácilmente dentro de Asana para guardarlos y acceder a ellos fácilmente. Para hacerlo:

1. Encuentra el proyecto que deseas agregar a tus favoritos dentro de la barra de menú a la izquierda de tu pantalla.
2. Seleccione el menú de tres puntos y luego seleccione Agregar a los favoritos.
3. Ahora, verá su proyecto en la lista de Favoritos hacia la parte superior de la barra de menú.

O, si está dentro del proyecto, puede destacarlo rápidamente seleccionando el icono de estrella junto al nombre del proyecto.

Revise sus proyectos y marque como favorito cualquiera de ellos que le gustaría tener a mano.

6. Codifique con colores sus proyectos

Para mejorar la organización del proyecto, también puede codificar con colores sus proyectos de Asana. Esto es especialmente útil si tiene quehaceres personales mezclados con sus tareas laborales.

Para codificar con colores los proyectos, busque el proyecto en la barra de menú a la izquierda de la pantalla. Seleccione el menú de tres puntos y luego Establecer color e icono. Finalmente, elija el color que se adapte a sus necesidades.

¿No estás seguro de cómo codificar por colores? Hay un sinfín de métodos. Por ejemplo, puede establecer un color específico para tareas laborales y otro para tareas personales.

O bien, puede establecer un color para proyectos de alta prioridad y otro color para aquellos que no son tan importantes. Juega con las opciones para ver cuál te gusta más.

También puede elegir un icono personalizado para cada proyecto siguiendo los mismos pasos. Solo asegúrese de marcar la casilla junto a Establecer para todos para asegurarse de que los cambios se realicen solo en la vista de tareas.

7. Utilice la configuración del estado del proyecto

Una de nuestras funciones favoritas dentro de Asana es la capacidad de establecer estados de proyectos como indicadores de cómo avanzan los proyectos.

Por ejemplo, puede compartir si un proyecto avanza según lo programado, corre el riesgo de salirse de los rieles o de desviarse por completo. Luego, Asana te ayudará a publicar una actualización de estado para que todos la vean.

Para cambiar el estado del proyecto, abre tu proyecto en Asana. A continuación, seleccione Establecer estado. A la derecha de la pantalla, verá opciones de estado para elegir.

Una vez que seleccione una opción de estado, Asana le dará la opción de crear una actualización de estado. Puede elegir un título, agregar los detalles del proyecto y elegir a quién enviar la actualización.

También puede optar por enviarse a sí mismo un recordatorio para actualizar el estado de sus proyectos todos los viernes seleccionando el interruptor de palanca junto a Recuérdame actualizar todos los viernes.

Esta es una excelente manera de mantenerse actualizado a usted mismo oa su equipo sobre lo que va bien y lo que necesita intervención.

Estos trucos solo arañan la superficie de lo que puede hacer Asana

Tanto si eres nuevo en Asana como si eres un profesional experimentado, siempre hay algo nuevo por descubrir dentro de la plataforma.

Es parte de lo que hace de Asana una herramienta de gestión de proyectos increíble para uso personal o en equipo.

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