Cómo vincular datos de Excel a su presentación de PowerPoint

Siempre desea tener los datos más recientes disponibles si está haciendo una presentación. De esa manera, puede asegurarse de que sus diapositivas sean precisas y reflejen las realidades sobre el terreno.

Sin embargo, hay ocasiones en las que debe crear una presentación ya que sus colegas aún están recopilando datos. ¿Cómo puede asegurarse de que cualquier cambio que hagan en su base de datos de Excel se refleje en su diapositiva de PowerPoint?

Aquí es donde entra en juego la función Pegar enlace. A continuación, le indicamos cómo usarlo para asegurarse de tener siempre la información más reciente sobre bases de datos y gráficos en su presentación.

Para vincular su tabla de Excel a su presentación, primero debe existir. Si sus colegas aún no la han creado, puede crear una tabla de marcadores de posición que puede seleccionar y copiar y luego hacer que sus compañeros de equipo actualicen su contenido. Una vez que haya realizado los datos iniciales, siga los pasos que se describen a continuación.

1. Seleccione la tabla que desea copiar a su presentación.
2. Haga clic en Dupdo o presione control + C (Mando + C para usuarios de Mac).
3. Abierto Microsoft PowerPoint.
4. Abra la presentación del archivo en la que está trabajando si ya tiene una; de lo contrario, haga clic en Presentacion en blanco.
5. En una diapositiva en blanco, vaya a la Cinta del menú de inicio.
6. Clickea en el flecha hacia abajo bajo la pegar icono.
7. Escoger Pegado especial…
8. En la ventana Pegado especial, elija el Pegue el enlace boton de radio.
9. Escoger Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel.
10. imprenta OK.

Una vez hecho esto, verá que la tabla que copió de Excel aparece en su presentación de PowerPoint.

Sin embargo, debe acceder al archivo de origen de Excel para editar el contenido o el formato de la tabla que agregó. Para hacerlo, puede abrir el archivo donde lo guardó; o bien, puede hacer doble clic en la tabla y se abrirá automáticamente el archivo de origen.

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Crear un gráfico dinámico

Una de las formas más fáciles de visualizar, comparar y analizar datos y tendencias es utilizar gráficos. Sin embargo, si desea crear un gráfico a partir de la tabla de Excel vinculada que acaba de crear, primero debe hacerlo desde su archivo fuente. Una vez que haya creado el gráfico, puede copiarlo y vincularlo a su archivo de PowerPoint. He aquí cómo hacerlo.

1. Seleccione el gráfico que crea en Excel.
2. Haga clic en Dupdo o presione control + C (Mando + C para usuarios de Mac).
3. Abierto Microsoft PowerPoint.
4. Vaya a la diapositiva donde desea colocar el gráfico que acaba de copiar.
5. Sobre el Casacinta de menú, clickea en el flecha hacia abajo bajo la pegar icono.
6. En el Opciones de pegado, puedes elegir Usar tema de destino y datos de enlace (L) o Mantener formato de origen y datos de enlace (F). Estos son los iconos tercero y cuarto, respectivamente. La primera opción le permite usar el tema que está usando para su presentación, mientras que la segunda conserva la apariencia de su archivo de origen de Excel.
7. Una vez que haya pegado su gráfico, puede moverlo para que se adapte a sus necesidades.

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Actualización de su gráfico

Desafortunadamente, si necesita realizar cambios en su gráfico, tendrá que abrir sus datos de origen en Excel. Si tiene acceso al archivo de Excel, puede simplemente hacer cambios directamente, y debería reflejarse automáticamente en el gráfico de PowerPoint.

Si no tiene el archivo de Excel abierto, puede botón derecho del ratón en el gráfico de PowerPoint, luego elija Editar datos > Editar datos en Excel en el menú contextual. También puede seleccionar Editar datos > Editar datos para abrir una pequeña ventana si solo necesita hacer cambios menores.

En caso de que los cambios que realice no se reflejen automáticamente en el gráfico de PowerPoint, puede actualizarlo manualmente. Para hacerlo, haga clic en su gráfico, vaya a la Cinta del menú Diseño gráfico, luego haga clic en Actualizar datos. Esto extraerá la información más reciente del archivo de Excel vinculado y actualizará la información que se muestra en su gráfico de PowerPoint.

A diferencia de su tabla de datos de Excel, cualquier cambio que realice en el diseño del gráfico en Excel no afectará su gráfico en PowerPoint. Por esta razón, debe finalizar el diseño y la sensación del gráfico desde el que está copiando en Excel antes de copiarlo en su presentación.

Alternativamente, puede realizar cambios de diseño en su gráfico de PowerPoint de forma independiente. Eso significa que puede cambiar el aspecto de su gráfico de presentación sin afectar el gráfico que copió de Excel.

Para realizar esos cambios, haga clic en su gráfico, luego vaya a la Cinta del menú Diseño gráfico. Puedes elegir cómo se siente el gráfico debajo Estilos de gráficos. Si cree que el tipo de gráfico actual no encaja bien con su presentación, incluso puede cambiarlo.

Haga clic en Cambiar tipo de gráfico para abrir una nueva ventana. A partir de ahí, puede seleccionar cualquier tipo de gráfico que desee en la columna de la izquierda.

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A veces, no puede recordar si las tablas y gráficos de su presentación están vinculados a un archivo de Excel. O podría darse el caso de que vinculó sus datos de PowerPoint a una hoja de cálculo, pero no puede recordar dónde los guardó.

Puede verificar el archivo de PowerPoint directamente si está vinculado a algún archivo y dónde están estos archivos. Para hacerlo, haga clic en Archivo en el cinta de menú. En el menú de pantalla completa que se abre, vaya a Información en la columna de la izquierda.

Bajo la Información ventana, en el mano derecha columna, vaya a Documentos relacionados. Haga clic en Abrir localización de archivo para ver dónde se guardan los archivos vinculados.

Si movió los archivos de Excel vinculados, haga clic en Editar enlaces a archivos. Aparecerá una ventana de Vínculos que muestra cada objeto vinculado y la ubicación del archivo adjunto. La ventana le ofrece cuatro opciones:

• Actualizar ahora: Actualice los datos del objeto a los últimos cambios en el archivo vinculado.
• Fuente abierta: Abre el archivo de Excel vinculado.
• Cambiar fuente ...: Abre una ventana del Explorador de archivos para cambiar el archivo vinculado.
• Romper enlace: Elimina el enlace de su presentación.

Mantente siempre actualizado

Esta ingeniosa función apareció por primera vez en Microsoft Office 2010 y desde entonces ha estado disponible para todos los usuarios de Office. Por lo tanto, siempre que realice una presentación basada en datos incompletos, ya no tendrá que preocuparse por actualizarla manualmente en el futuro.

Al copiar la información de Excel y luego pegarla en su presentación como un elemento vinculado, tiene la garantía de tener los datos más recientes actualizados en su archivo de PowerPoint automáticamente.

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