Cómo crear un recurso para compartir ideas en el trabajo

Las investigaciones han demostrado repetidamente que dos de las principales razones por las que los empleados renuncian a sus trabajos incluyen la falta de reconocimiento de su jefe y la falta de comunicación. Para resolver esto, la colaboración es clave.

Tener un recurso eficaz para compartir ideas en su lugar de trabajo puede mejorar el compromiso de los empleados y abre el camino a la innovación. Aquí veremos cómo puede crear este tipo de recurso y cómo hacer que funcione en la práctica.

Por qué debería crear un recurso para compartir ideas

Ya sea que sea gerente o no, tener un espacio centralizado y libre de juicios para promover el intercambio de ideas significa que es más probable que las personas contribuyan. También es útil que el personal sepa que puede hacer sugerencias y se le anima.

En muchos sentidos, un recurso para compartir ideas que se utiliza bien tiene numerosos beneficios, como:

• Es fácil de usar y atemporal.
• Ayuda a los colegas más tranquilos a hacer sugerencias fuera de las reuniones del equipo.
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• Todos pueden agregar más, independientemente de los horarios de los turnos.
• Puedes hacerlo anónimo.
• Proporciona un registro histórico de las cosas que ya se han presentado.

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Sin embargo, para que esto funcione, el recurso debe administrarse bien. Esto incluye abordar las ideas de las personas, recopilar la información y ponerlas en práctica cuando corresponda. Los empleados se darán cuenta rápidamente si se trata como un ejercicio de casilla de verificación, y las contribuciones de todos son rechazadas o ignoradas.

Si se hace correctamente, tendrá un banco interactivo de ideas y comentarios que puede aprovechar para realizar mejoras. Asimismo, sus compañeros se sentirán escuchados y pueden mejorar la confianza del equipo en su función.

Aplicaciones de mensajería instantánea para facilitar su uso

Una de las formas más sencillas de crear un recurso para compartir ideas es utilizar aplicaciones o servicios de mensajería instantánea. Es probable que todos ya usen una de estas aplicaciones en el trabajo, por lo que tiene la ventaja adicional de estar lista para usar.

Algunos buenos ejemplos de aplicaciones que puede utilizar incluyen Flojo y Equipos de Microsoft. Puede crear un canal dedicado que se utilice únicamente para compartir ideas e invitar a su equipo a él.

Debido a que ambas aplicaciones te permiten cargar y anclar archivos al canal, incluso puedes agregar una hoja de cálculo para recopilar la información y administrarla formalmente. Además, como la mensajería instantánea ocurre en tiempo real, puede hacerla interactiva presentando temas e iniciando discusiones.

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El uso de este enfoque suele ser más adecuado para equipos más pequeños que trabajan todos al mismo tiempo, por ejemplo, un trabajo estándar de nueve a cinco. Esto se debe únicamente al funcionamiento de la mensajería instantánea y puede ser ideal en este escenario.

Sin embargo, las desventajas de usar este método son:

• Puede volverse inmanejable rápidamente si se usa con frecuencia.
• Deberá buscar ideas en una gran cantidad de texto.
• Los nombres de usuario de todos son generalmente visibles, por lo que no es anónimo.
• No puedes moderarlo fácilmente.
• El personal puede sentirse presionado a contribuir y puede sentirse excluido si no participa.

Crear un tablero de ideas digital

Un tablero digital proporciona un espacio en línea para que todos sus colegas observen y agreguen en su propio tiempo. Piense en ello como un tablero de anuncios que todos pueden ver cuando pasan.

Una gran aplicación para esto es Padlet, ya que proporciona varias plantillas entre las que puede elegir para comenzar su tablero de intercambio de ideas. Padlet es increíblemente fácil de usar y es compatible con prácticamente cualquier tipo de archivo. Esto es beneficioso si las personas desean proporcionar imágenes o documentos en sus presentaciones, o si desean utilizar notas de voz.

Con una cuenta gratuita, simplemente cree su Padlet (tablero), asígnele un título y agregue una descripción, y estará listo para comenzar. Para compartirlo, haga clic en el Cuota en la esquina superior derecha de la pantalla. Copia el enlace al portapapeles y envíelo a su equipo. Puede jugar en la configuración para hacer contribuciones anónimas y decidir quién puede editar el tablero.

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Cuando un empleado quiere agregar su idea, solo necesita hacer clic en el Más firmar, que creará un nuevo pin en el tablero en el que pueden escribir y hacer clic Publicar. Padlet también permite a otros comentar sobre cada pin y marcar favoritos, si desea agregar esta función. La información se agregará en tiempo real y puede organizarla según sus preferencias.

No obstante, puede plantear algunos problemas, como:

• Deberá asegurarse de que las personas marquen el sitio como favoritos o descarguen la aplicación para un uso continuo.
• Usarlo con equipos más pequeños puede significar que parece escaso.
• Puede parecer impersonal y carece de elementos de discusión.

Utilice Google Files para compartir ideas de forma organizada

Si desea que su equipo comparta ideas, pero también desea asegurarse de que se mantenga lo más organizado posible, no busque más allá de Google Docs and Sheets. Dependiendo de si prefiere una hoja de cálculo o un documento de Word, puede verse un poco diferente, pero puede estructurarlo exactamente como lo desee.

Los archivos de Google ofrecen capacidades para compartir que no tienen rival y permiten a los usuarios realizar ediciones al mismo tiempo que otra persona. Esto significa que Google Sheet o Doc siempre está abierto para los negocios, y las personas pueden elegir si permanecer en el anonimato o incluir su nombre.

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La mayor ventaja de usar este medio es que puede controlar qué información se agrega usando encabezados específicos y listas desplegables. Por ejemplo, en Google Sheets, los encabezados de su tabla pueden incluir:

• Nombre
• Área de sugerencias (esto puede tener un menú desplegable con áreas de servicio).
• ¿Cuál es tu idea o sugerencia?
• Motivo de tu idea o sugerencia.
• Respuesta de la dirección.

Luego, puede usar su recurso para compartir ideas para recopilar datos, producir informes y mantener a todos actualizados sobre el progreso de sus ideas.

Las desventajas de usar archivos de Google como recurso de ideas son:

• Las hojas de cálculo y los documentos pueden parecer monótonos y como "otra responsabilidad" para el personal.
• Tiene funciones de discusión limitadas.
• Da como resultado un enfoque de innovación de arriba hacia abajo.
• El personal deberá marcarlo como favorito y recordar usarlo.

Compartir ideas de forma fácil

Con las sugerencias anteriores sobre cómo crear un recurso para compartir ideas entre colegas, deberá tomar una decisión sobre qué enfoque se adapta a las necesidades de su equipo. Incluso puede optar por utilizar dos de los métodos mencionados. Lo importante es que se sienta como un esfuerzo que vale la pena.

Puede maximizar el interés del personal en el desarrollo de la empresa y tendrá una gran cantidad de conocimientos sobre cómo se pueden mejorar las cosas. Su equipo es su mayor recurso, así que asegúrese de utilizar su conocimiento y experiencia brindándoles un espacio para que lo compartan.

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