Cómo escribir una propuesta de proyecto

Puede ser un empleado que desea que la gerencia actúe de acuerdo con sus ideas, un propietario de una pequeña empresa que intenta ayudar a su cliente de ciertas maneras o una startup dispuesta a recaudar dinero de los inversores.

Una cosa que debe hacer en el proceso es escribir una propuesta de proyecto para que sea aprobada por una mejor causa. Así es como obtiene los recursos, las herramientas o el presupuesto esenciales para convertir su idea en algo extraordinario.

Entonces, entendamos cómo escribir una propuesta de proyecto que a los tomadores de decisiones les guste y aprueben.

¿Cuál es el formato ideal de una propuesta de proyecto?

Antes de entrar en el meollo de la cuestión de escribir una propuesta de proyecto, primero arrojemos algo de luz sobre su definición.

Un documento que utiliza para proponer un proyecto y explicar su objetivo, resultados y el plan paso a paso para lograr ese objetivo se llama propuesta de proyecto.

Este es el formato de propuesta de proyecto que debe seguir al enviarlo a las autoridades superiores.

1. Portada

Lo primero que necesita es una hoja de portada para escribir el título de su proyecto. Le sigue la tabla de contenido en la página siguiente para que sea más fácil escanear el documento.

2. Resumen ejecutivo

Lo segundo en su propuesta de proyecto debe ser el resumen ejecutivo. Debe incluir los puntos más importantes que la gerencia querría saber sobre su proyecto. Por ejemplo:

• El problema lo resolverás.
• Su propuesta de solución a este problema.
• El esquema de su plan.
• El resultado de este proyecto.

Luego, resuma todo en una conclusión al final de su resumen.

3. Descripción del Proyecto

Esta será la sección más grande de su propuesta de proyecto, donde discutirá todo.

Fondo: En esta sección, hablará sobre los proyectos que ha realizado en el pasado, los resultados que ha logrado y por qué es la persona o el equipo adecuados para trabajar en este proyecto. Para enfatizar su punto, puede agregar cómo puede hacer que el proyecto sea un éxito basado en las lecciones que ha aprendido de las asignaciones anteriores en las que ha trabajado.

Plan de trabajo del proyecto: Aquí, puede describir el proceso paso a paso de cómo pretende resolver el problema particular que está abordando.

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Requerimientos del proyecto: En esta sección, describe el presupuesto, los recursos o las herramientas que necesitará para completar el proyecto. Si es posible, también puede describir dónde se destinará el dinero o qué recursos o herramientas necesitará para qué tarea.

Autorización / Seguimiento del proyecto: Este es el lugar donde usted describe quiénes serán los tomadores de decisiones para el proyecto y cómo su organización o equipo monitoreará todo.

4. Archivos adjuntos

Finalmente, este es el lugar para incluir el material adicional que no está incluido en la propuesta. Estos pueden ser datos importantes u otros detalles que la administración puede usar para obtener más información sobre su proyecto y sus requisitos.

Cómo escribir una buena propuesta de proyecto

Tan importante como es saber hacer una propuesta en el formato correcto con la información correcta, también debe ser convincente para ser aprobada. Entonces, aquí hay algunos puntos que debe considerar para comenzar con su propuesta de proyecto.

• Antes de escribir algo, asegúrese de conocer a su audiencia. Averigüe con qué términos resuenan, qué tipo de tono sería mejor para ellos, luego escriba las cosas en consecuencia.
• Concéntrese en la entrega. Asegúrese de transmitir todo de manera persuasiva, con claridad y sencillez.
• Para evitar confusiones, evite utilizar su creatividad en el formato. En su lugar, siga el método convencional. Aunque, si su gerencia ya le ha dado un formato, asegúrese de seguirlo estrictamente.
• Por fin, editar y revisar su propuesta de proyecto para disuadir cualquier error tipográfico o gramatical.

¿Cuáles son las siete partes de una propuesta de proyecto?

Ahora que hemos discutido qué formato debe seguir al escribir su propuesta de proyecto y varias formas de hacerlo convincente. Entendamos qué partes debe incluir en su propuesta de proyecto.

1. Problema

En esta sección, describe el problema que está abordando o el propósito de su propuesta de proyecto.

Aunque, cuando lo esté escribiendo, tenga en cuenta que las personas con las que se está comunicando están ocupadas. Por lo tanto, asegúrese de presentar todo de manera clara, concisa y basada en hechos sólidos. Si es posible, evite agregar sus opiniones y aumentar la longitud de la sección.

2. Solución

En su sección de soluciones, en lugar de decir lo obvio, haga que se destaque diciendo exactamente cómo abordará este problema y por qué tendrá éxito.

Para que tenga más impacto, céntrese en el punto de vista de los responsables de la toma de decisiones (o sus lectores). Haga una lluvia de ideas sobre lo que deben estar pensando mientras lo leen, lo que podrían querer saber a continuación o qué pregunta pueden plantear después de leer este detalle o ese punto. Luego, puede escribirlo más en función de lo que aprenda.

Además, respalde todo con hechos e investigaciones.

3. Objetivos

Cuando aborda un problema o espera lograr ciertos resultados, se asegura el éxito al establecer los objetivos. Y eso es lo que hará en esta sección: establecer metas INTELIGENTES (específicas, medibles, alcanzables, realistas y oportunas).

Recuerde, sus objetivos deben enfatizar la calidad de su propuesta. Después de todo, son una forma de convencer a su gerencia de que esto es factible y puede resolver el problema que está abordando.

4. Entregables

Los entregables son criterios de éxito, que describen a la gerencia lo que se logrará con este proyecto y cómo será exitoso. Asegúrese de que estos también sean oportunos, al igual que sus objetivos. Por ejemplo, un X% más de ventas en esta temporada navideña.

5. Plan y estrategias

Luego, describe qué enfoque tomará para lograr los objetivos y lograr esos entregables. Incluya un proceso paso a paso y analice en detalle las estrategias que aplicará aquí.

Además de eso, demuestre por qué este enfoque será relevante y efectivo.

6. Presupuesto del proyecto

Describe el costo de todo el proyecto. ¿Cuánta financiación necesitará, qué recursos y herramientas necesitará? Asegúrese de discutir todos los detalles.

7. Conclusión

Finalmente, resuma todo: el problema, la solución, sus ideas, los beneficios del proyecto y todo lo demás en esta sección. Asegúrese de enfatizar los hechos para que se apruebe su propuesta de proyecto.

¿Cuáles son los diferentes tipos de propuestas de proyectos?

Solicitado formalmente

Cuando su cliente realiza una solicitud por escrito o formal para un proyecto, usted envía una propuesta solicitada formalmente. Esta propuesta es la más fácil de escribir, ya que sabe exactamente qué busca el cliente potencial en el proyecto, qué incluir y qué formato seguir.

Solicitado informalmente

Esta propuesta de proyecto es comparativamente difícil, ya que a diferencia de la anterior, la solicitud que se hace aquí es verbal o necesariamente informal. No tiene especificaciones sobre qué entregar, por lo que es posible que deba investigar un poco.

No solicitado

Estas propuestas de proyectos son las más difíciles de escribir. Son como un pitcheo frío. Los envía cuando encuentra un cliente que puede necesitar que se resuelva algún problema.

Si está trabajando en este tipo de propuesta de proyecto, tiene mucho que investigar y convencer.

Continuación

Las propuestas de proyectos de continuación se escriben como una actualización del proyecto ya aprobado. Aquí mencionas los pasos, el presupuesto y todos los requisitos, y les solicitas que aprueben la continuación del plan.

Si su cliente necesita cambios importantes en el proyecto, este es el momento en que lo solicitará.

Hecho suplementario

Si está trabajando en un proyecto y descubre que es posible que necesite más recursos de los que estimó, escriba y envíe una propuesta de proyecto complementaria. Incluye la solicitud de recursos adicionales, explicando exactamente por qué los necesita y cuánto tiempo llevará completar el proyecto.

Renovación

Si ha completado con éxito algunos proyectos para un cliente, y ahora desea más apoyo para continuarlos, escriba una propuesta de proyecto de renovación.

Propuesta de proyecto más fácil

Escribir una propuesta de proyecto puede parecer una tarea intimidante, pero si tienes la información correcta, es más fácil empezar.

Y ahora que sabe cómo redactar una propuesta con el formato, las inclusiones y la calidad adecuados para obtener la aprobación, ¡está listo! Anímate y escribe tu primera propuesta de proyecto.

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