Deberes 1 Nunca planifique una reunión sin un propósito. Si puede lograr lo que necesita lograr con un correo electrónico o una nota, es mejor que se ahorre algo de tiempo para usted y sus colegas. 2 Comience con un elemento de acción importante, el objetivo final de la reunión. ¿Cuál es su objetivo o resultado deseado? ¿Por qué estás convocando? ¿Lo que hay que hacer? 3 Después de concretar el objetivo de la reunión, piense un poco en el tipo de reunión que sería mejor: ¿uno a uno? ¿Una sesión entre dos equipos pequeños? ¿O simplemente usted, el líder, hablando con algunos jugadores clave sobre su plan de juego? 4 Una vez que haya decidido su enfoque principal, describa todo lo que debe suceder en apoyo de este resultado. Simplifique el plan en su conjunto en elementos de acción más pequeños; todo concreto, tangible y asignable a una cohorte. 5 Muchas oficinas ya cuentan con trabajo remoto y utilizan aplicaciones de reuniones virtuales comunes como Zoom, Skype o Google Meet. Si usted o su empresa son nuevos en el mundo de los espacios de reuniones remotos, investigue un poco y elija la mejor aplicación de reuniones virtuales para sus necesidades. 6 Decida cuánto tiempo debe durar su reunión; como regla general, su reunión no debería durar más de una hora. Cree un horario simple para la duración de su reunión, dividiendo el tiempo total asignado en bloques distintos y definidos, cada uno dedicado a algo específico. 7 En el caso de una reunión que realmente necesita exceder la duración de una hora, un breve descanso en el medio podría ser apropiado. Programe cinco minutos si está programado para ser un viaje largo. 8 Si su oficina en casa o área de trabajo aún no está equipada para una reunión virtual, asegúrese de que todo esté en condiciones antes del día de la reunión. Un fondo claro y neutro y una fuerte fuente de iluminación crean una imagen en miniatura profesional. 9 Prepare una hoja de agenda con anticipación para que los asistentes puedan consultarla mientras conduce su reunión virtual. Esta hoja les ayudará a permanecer con usted mientras habla; también le ayudará a aclarar su visión de la reunión y a organizar sus propios pensamientos. 10 Una presentación formal de diapositivas o PowerPoint también puede ahorrarle tiempo, especialmente si tiene muchos datos, estadísticas o números para compartir dentro de este período de tiempo limitado. 11 Si un recurso se puede compartir digitalmente, siempre es más rápido proporcionar una lista de hipervínculos, documentación y referencias para su equipo de lo que sería enseñarles todo lo que necesitarán saber durante la reunión sí mismo. Si se requiere una sesión de capacitación más complicada, debe programarse por separado y en grupos, si es posible. 12 Identifique los obstáculos y las incógnitas en las que todavía está trabajando. Si es necesario, planifique un poco de tiempo para una discusión abierta. Establezca un par de posibilidades diferentes a las que apuntar si el camino por delante no está claro. 13 Dése una lista de verificación para consultar una vez que haya hecho su perorata. Esta debe ser una lista de todo lo que necesita transmitir a su equipo, así como sus elementos de acción y todo lo que los lleve a ellos desde el punto de vista logístico. Esta disposición asegura que nada se olvide en el momento.
Invita 14 Evalúe su lista de elementos de acción y visualice el equipo que necesita formar para ocuparse de ellos de manera eficaz y eficiente. ¿Quién necesita asistir? ¿Cuál es el motivo de la inclusión de cada asistente? 15 Invite solo a quien necesite. Si bien no debe sentirse limitado a un número específico u otro, siempre vale la pena mantener su lista de invitados lo más corta posible sin olvidarse de nadie importante. 16 Invite a su lista de asistentes con mucha anticipación siempre que sea posible. Las reuniones de última hora están bien cuando son necesarias o en una emergencia; Sin embargo, al planificar proyectos más complejos y organizados, su mente siempre debe estar un par de semanas por delante. El día de 17 Antes de comenzar, despeje su área de posibles distracciones, especialmente si está sintonizando desde casa. 18 Almorzar o un bocadillo rápido de antemano y tener un vaso de agua a su lado. 19 Al igual que con cualquier otro encuentro profesional, su apariencia debe ser educada y amigable para la oficina. 20 Una verificación de micrófono, cámara y Wi-Fi antes de la reunión es una forma de evitar un desafortunado contratiempo técnico durante el espectáculo. Si está usando una computadora portátil, asegúrese de estar enchufado, lleno de energía y listo para hacer ruido. 21 Su cámara web debería encontrarse con usted a la altura de los ojos. Intente apretar la ventana lo más cerca posible del ojo de la cámara web. Desea mantener su alimentación cómoda para ver a aquellos con los que se reunirá. El contacto visual ayuda. 22 Si está nervioso o nunca ha asistido a una reunión remota en línea, practique con la cámara de antemano sin que nadie lo mire. Es probable que su sonrisa en pantalla se vea y se sienta muy diferente a la real; emocionar frente a la cámara es una habilidad, pero, después de algunas reuniones virtuales, ni siquiera tendrá que pensar en ello. 23 Silencie su teléfono; apague las notificaciones de su escritorio y cualquier otra cosa que pueda hacer ruido durante la reunión. Si es posible, programe un tiempo justo antes de su reunión para responder mensajes de último momento o para verificar cualquier cosa importante que esté monitoreando activamente. 24 Debe tener una aplicación para tomar notas o una libreta de papel y un bolígrafo a mano para notas rápidas y tareas pendientes. Debe estar presente, comprometido e interesado en quien esté hablando y en todo lo que se esté diciendo. Durante 25 Si es el organizador de la reunión, vaya al grano rápidamente. Comience con prontitud y puntualidad y diga lo que debe decirse antes de concentrarse en su primer elemento de acción. 26 Si corresponde, es posible que deba asignar a alguien para que registre las actas de la reunión. Algunos tipos de software colaborativo podrán hacer esto por usted. La documentación es la forma más rápida de poner al día a los que no asistieron rápidamente, y hace que todos los involucrados rindan cuentas de lo que realmente se dijo y se compartió. Trate de no omitirlo, si es posible. 27 Dependiendo del tamaño y la naturaleza de la reunión, las presentaciones pueden estar en orden. Programe un bloque de tiempo dedicado para las presentaciones al comienzo de su reunión si es necesario. 28 La asignación de roles a cada elemento de acción será, naturalmente, una de las partes más importantes de cualquier reunión virtual. Nuevamente, ya debe saber cuáles son estos roles y quién los desempeñará antes de que comience la reunión. 29 Establezca un cronograma y hágalo visualmente, si es posible. Hágales saber a todos cuándo tocará la base a continuación. Asigne plazos de forma inteligente. Empiece con suficiente antelación para que todo el mundo tenga tiempo más que suficiente para tener éxito. 30 Minimice la charla sin rumbo, especialmente al comienzo de la reunión. Una vez que haya ganado algo de impulso, por lo general no necesitará continuar con la microgestión. 31 Un resumen rápido al final, revisando cada función y objetivo, es una forma de reforzar el resultado de la reunión. 32 Antes de que se levante la reunión, asegúrese de que todos se retiren de la mesa con todo lo que necesitan para seguir adelante. Todo el mundo debería conocer su función y lo que se espera de ellos antes de despedirse. Tenga en cuenta unos minutos al final para responder cualquier pregunta y despejar el aire de cualquier confusión. 33 Si le sobra tiempo en el back-end y nadie dice nada, llámelo temprano. Confirme que todos están en la misma página y continúe con el día. Después 34 Si usted mismo o un superior le ha asignado un elemento de acción, súbase a él. Comience a trabajar en elementos de acción a corto plazo de inmediato. Empiece a planificar cosas más lejanas en el futuro. 35 Si aún no tiene uno en su lugar, un nuevo calendario de grupo podría ser una forma conveniente de planificar reuniones posteriores en el futuro. Esto será especialmente útil si este equipo colaborará con frecuencia, al menos en el futuro previsible. 36 Si sigue instrucciones u órdenes, lleve un registro de los problemas que encuentre o de las preguntas que surjan. Las consultas no urgentes generalmente se pueden relegar a una lista a la que agrega sobre la marcha. Por supuesto, si está realmente atascado, siempre debe estirar la mano de inmediato para volver a ponerse de pie. 37 Recuerde todas sus "victorias", incluso las pequeñas cosas, antes de completar su elemento de acción como un todo. Son una excelente manera de realizar un seguimiento de su progreso y pueden proporcionar un impulso moral muy necesario en momentos de frustración. 38 A medida que usted y sus colegas progresen, surgirán nuevos objetivos y desafíos en el horizonte. Los roles evolucionarán y se presentarán nuevos objetivos; para mantener todo junto en tiempo real, una línea de comunicación abierta es vital. Cuando un miembro del equipo tiene éxito, debe saber qué sigue para él. Siempre dé a cada persona algo que hacer y un lugar adonde ir. Futuro 39 Seguimiento de todo. Si está organizando el esfuerzo, vuelva a consultar tan a menudo como sea necesario, especialmente si alguien parece estar luchando. 40 Piense en la reunión en su propio tiempo. ¿Qué salió bien? ¿Qué se prolongó? Considere qué funciona para usted y su equipo y qué no. Haga lo que pueda en el futuro para evitar caer en esos mismos escollos.
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