Cómo usar Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint juntos para el trabajo colaborativo

Es posible que vea un aumento en la cantidad de aplicaciones de espacio de trabajo colaborativo recientemente. Si tiene un plan para Microsoft 365, no necesita ninguna herramienta de trabajo remoto adicional. Todo lo que necesita es Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint para un trabajo colaborativo altamente productivo y sin distracciones en el hogar o la oficina.

En este artículo, analizaremos cómo Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint pueden ayudarlo con la administración de tareas / documentos, la colaboración remota y las conversaciones.

Microsoft Teams para el trabajo colaborativo

Microsoft Teams observa un enfoque de 360 ​​grados para la colaboración y la comunicación. Usted y su equipo pueden simplemente ocuparse de muchos aspectos del proyecto directamente desde los equipos. Puede realizar reuniones de equipo, llamadas individuales, mensajería, acceso a archivos y solucionar errores.

Las siguientes son las características vitales orientadas al trabajo colaborativo de Microsoft Teams que permiten que los equipos remotos e híbridos operen en toda su capacidad:

1. Llamadas, reuniones y mensajes de texto

Microsoft Teams es una aplicación sólida para reuniones y llamadas de equipo. Puede programar reuniones en el calendario de Outlook para reuniones de equipo de un grupo de equipo específico.

Cada miembro recibirá alertas automáticas para que nadie se pierda ninguna reunión importante del proyecto. Los equipos también permiten que los miembros del equipo de ubicaciones remotas asistan a la reunión a través de llamadas telefónicas.

Microsoft Teams sigue el formato de subprocesos para textos grupales. Capte la atención de los miembros del equipo etiquetándolos con @ firmar durante la mensajería.

2. Compartir pantalla

Durante las reuniones del equipo, haga clic en el Compartir contenido para compartir varios activos de su computadora. Microsoft Teams te permite compartir:

• Escritorio para una colaboración perfecta con múltiples ventanas, ventanas emergentes, notificaciones y aplicaciones.
• Una ventana específica cuando necesita concentrarse en un contenido en particular y mantener privada la actividad del escritorio.
• Presentaciones de PowerPoint. La audiencia puede moverse a través de las diapositivas si así lo desea.
• Microsoft Whiteboard para el diseño colaborativo de UI / UX, diseño de productos y muchos más.

3. Equipos públicos y privados

Los canales públicos del equipo le permiten colaborar libremente con contactos externos. Por ejemplo, cree grupos públicos para diseñadores gráficos, desarrolladores de aplicaciones cuando colabore con los desarrolladores del cliente.

Cuando trabajas en algo fuera del proyecto del cliente, es mejor crear un canal de equipo privado para los miembros del equipo. Puede compartir archivos, discutir ideas y tomar decisiones que están fuera del alcance del cliente.

OneDrive para el trabajo colaborativo

OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft con excelente seguridad de datos. La herramienta facilita que los miembros del equipo accedan a los archivos y documentos del proyecto desde cualquier lugar.

Cuando configura un equipo en Microsoft Teams, OneDrive se convierte en el almacenamiento en la nube predeterminado. Puede hacer uso de las siguientes funciones para el trabajo colaborativo dentro del equipo o entre los equipos:

1. Almacenamiento y sincronización de archivos

Puede crear una biblioteca compartida para cada proyecto. Luego, agregue los miembros del equipo que necesitan trabajar en el proyecto. Ahora, todos los miembros pueden acceder a cualquier archivo que cree o cargue en esta biblioteca.

Las aplicaciones de OneDrive sincronizan su dispositivo con la plataforma en la nube y guardan automáticamente el último archivo en la unidad local. Por lo tanto, usted y su equipo pueden trabajar en los documentos del proyecto incluso si Internet no está disponible por un tiempo. Sin embargo, ninguna colaboración en tiempo real estará disponible cuando su dispositivo esté desconectado.

2. Controlar el recurso compartido y el acceso

Tienes el control total de tus datos. A menos que comparta cualquier archivo en cualquier grupo de Microsoft Teams o biblioteca compartida de OneDrive, su archivo es totalmente privado. Si necesita compartir cualquier archivo con urgencia, simplemente arrastre y suelte el archivo en una biblioteca compartida o grupo de Teams.

Puede configurar varios controles de acceso para archivos y documentos del proyecto. Consideremos que está trabajando en un blog para el próximo Día de la seguridad informática. Necesita aportaciones creativas del equipo.

Puede compartir manualmente el enlace de contenido con algunos miembros del equipo y no compartirlo innecesariamente con todo el equipo. Luego, puede restringir la descarga de contenido, proporcionar acceso de solo revisión, etc.

3. Colaborador de etiquetado

Los editores de contenido, los editores y los gerentes de proyectos pueden reducir su carga de tareas implementando el etiquetado de documentos. Si está editando un borrador de blog y necesita que el escritor agregue algunos datos históricos al contenido, simplemente puede mencionarlos en el documento usando el @ firmar.

El escritor o creador de contenido recibirá un correo electrónico automático con un enlace al archivo y comentario. No es necesario perseguir al creador de contenido a través de aplicaciones de mensajería o llamadas de voz. Esto le ahorrará a usted y a su equipo una gran cantidad de tiempo.

4. Edición en tiempo real

Puede reducir el tiempo de creación y aprobación de contenido cambiando a la edición en tiempo real. Para proyectos de contenido de gran volumen, su equipo debe adoptar este enfoque.

Usted y su equipo de proyecto pueden abrir el mismo archivo de Excel, Word o PowerPoint en el navegador. Cualquier cambio que realicen los creadores de contenido, editores y aprobadores se mostrará a todos los colaboradores.

SharePoint para trabajo colaborativo

Puede utilizar Microsoft SharePoint como el portal de intranet predeterminado para cualquier proyecto. Puede implementar de forma segura tareas, informes, flujos de trabajo y entregables de cualquier proyecto en línea sin administrar ningún servidor backend.

Aquí hay una lista de características de SharePoint que le gustaría usar para el trabajo colaborativo con una fuerza laboral completamente remota o híbrida:

1. Gestión de contenido

Puede administrar datos de proyectos como documentos, archivos, imágenes, activos de diseño, contactos telefónicos, contactos de correo electrónico y videos sin esfuerzo en SharePoint. Puede crear segmentos separados para cada archivo en un sitio de SharePoint.

Puede agregar un programa de búsqueda basado en metadatos para que los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a los archivos desde cualquier lugar. Los usuarios también pueden acceder a los archivos desde el móvil porque SharePoint es una aplicación móvil que responde.

2. Sitio de comunicación

Puede utilizar SharePoint para la comunicación visual. Por ejemplo, cree diferentes sitios de comunicaciones en su intranet para audiencias como miembros del equipo, clientes, proveedores, etc.

Ahora, puede publicar actualizaciones sobre un proyecto, producto o servicio en los sitios mencionados anteriormente con un solo clic. Puede usar sitios de comunicación en SharePoint para publicar paneles de estado del proyecto y recopilar comentarios de sus clientes.

Los sitios de SharePoint también le permiten agregar eventos de calendario, cronogramas y tareas para la administración de proyectos con facilidad.

3. Control de permisos y uso compartido

Puede establecer diferentes niveles y reglas de uso compartido en SharePoint. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden obtener acceso de edición, los colaboradores externos obtienen acceso a la vista y los clientes tienen control total sobre el sitio de un proyecto en SharePoint.

Hay varios controles de permisos en los sitios de SharePoint que puede aprovechar para acceder fácilmente al contenido con la seguridad adecuada. Puede elegir entre Control total, Diseño, Editar, Contribuir y Leer.

Colaboración productiva y asequible

Utilizar todas estas características de trabajo colaborativo de Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint es muy sencillo.

Ahora puede comenzar con las tareas del proyecto, la administración de documentos, la pizarra en tiempo real y la colaboración en equipo desde cualquier lugar.

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