Cómo mejorar la gestión del tiempo con el principio DRY

Si trabaja en una oficina o desde casa, es probable que gran parte de su producción sea digital, y esto a menudo viene con tareas repetitivas o que consumen mucho tiempo y que realiza a diario.

Es posible que haya escuchado el término "trabajar de forma más inteligente, no más duro", y aquí es precisamente donde entra en juego el principio DRY. DRY significa Don't Repeat Yourself y describe exactamente cómo puede mejorar la administración del tiempo y la productividad.

¿Cómo funciona el principio DRY?

El principio DRY se mencionó originalmente en The Pragmatic Programmer, un libro publicado en 1999, y fue utilizado por los programadores para simplificar el código. La premisa principal detrás de esto es que en lugar de repetir manualmente los mismos flujos de trabajo una y otra vez, automatiza ese proceso para ahorrar tiempo.

A primera vista, esto puede parecer obvio, pero hay muchas tareas que los trabajadores repiten todos los días. Por ejemplo, ¿cuántos correos electrónicos recibe y escribe a diario? Por cada correo electrónico que envía, básicamente está recreando la misma estructura con una redacción ligeramente diferente, y esto requiere mucho tiempo.

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El principio DRY requiere que tome nota de todas las acciones que realiza en el trabajo, una por una. Para cumplir con este requisito, puede incluir tareas que se incluyan en las siguientes categorías:

• No planificado, como mensajes entrantes de clientes.
• Responsabilidades mensuales y anuales, como informes anuales o uno a uno.
• Rutina o cosas que haces todos los días.

Con esta lista, puede comenzar a descubrir cuáles funcionan con el principio DRY. Preste atención a lo repetitivo, lento y / o abrumador que es cada uno, y tome nota de ellos. Sus principales contendientes serán sujetos principales para el principio DRY, y puede comenzar a automatizarlos tanto como pueda.

Habrá algunos que no podrá automatizar por completo y, en estos casos, podrá simplificar aspectos de la responsabilidad.

Cree plantillas para sus correos electrónicos

Una de las formas más simples y posiblemente la mejor de automatizar su salida es crear una plantilla. Como se mencionó, muchas de las acciones que realiza probablemente dependan de la misma estructura específica, por ejemplo, los correos electrónicos enviados a los clientes y los informes mensuales. Tener un banco de plantillas reduce significativamente la repetición.

Puede automatizar sus correos electrónicos de dos formas distintas. Puedes usar una aplicación como TextExpander, que le permite guardar secciones de texto en el Abreviaturas pestaña, y cuando vaya a escribir su próximo correo electrónico, simplemente escriba la abreviatura que desea usar, y automáticamente producirá ese texto. Del mismo modo, también puede usar esto en Slack y otros servicios de mensajería instantánea.

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Alternativamente, puede automatizar sus correos electrónicos en la aplicación. En Outlook 365, simplemente haga lo siguiente:

1. Resalta el texto que deseas guardar.
2. Ve a la Insertar pestaña y haga clic en Partes rapidas.
3. Hacer clic Guarde la selección en la Galería de piezas rápidas.
4. Nómbrelo y luego haga clic en está bien.
5. Cuando quieras usarlo, ve a Insertar> Piezas rápidas y seleccione el que desee utilizar.

Para Gmail, deberá asegurarse de que Plantillas están habilitados. Simplemente ve a Configuración> Avanzado> Plantillas y haga clic en Habilitar> Aceptar. Luego, sigue estos pasos:

1. En un correo electrónico, resalte el texto que desee.
2. Haga clic en los tres puntos verticales en su correo electrónico, vaya a Plantillas y haga clic en Guarde el borrador como plantilla.
3. Luego, para usarlo, haga clic en los puntos verticales en un correo electrónico, vaya a Plantillas y seleccione el que desee utilizar.

Cree plantillas para su trabajo

Al igual que los correos electrónicos, puede crear plantillas para prácticamente cualquier trabajo que complete. Ya sea un informe, una hoja de cálculo, un proyecto o cualquier otra cosa. El objetivo es utilizar la menor repetición posible con cada acción, por lo que tener una plantilla aborda esto fácilmente.

Microsoft y Google tienen una gran selección de plantillas entre las que puede elegir, o puede crear las suyas propias. Aunque la configuración inicial puede llevar tiempo, a largo plazo se amortizará con creces. Del mismo modo, si presenta presentaciones de diapositivas con regularidad, cree una plantilla estándar a la que pueda volver y editar según sea necesario.

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Asegúrese de guardar todas sus plantillas en una ubicación específica para que pueda utilizarlas cuando sea necesario. Si encuentra que uno de ellos no le ahorra tiempo, use texto de trabajos anteriores para informar su escritura.

Automatice sus tareas rutinarias

Hay una gran cantidad de tareas que hace que son increíblemente repetitivas. Desde programar eventos, escribir su lista de tareas pendientes, tomar notas, guardar archivos y mucho más. Aunque solo le tomarán un par de minutos, se acumulan rápidamente y desvían su atención de su trabajo.

Zapier es una aplicación fantástica para agilizar múltiples flujos de trabajo, ya que permite la comunicación entre las aplicaciones que más usa y envía datos para completar tareas. Por ejemplo, si usa Gmail y Google Drive, puede configurar un flujo de trabajo en el que los archivos adjuntos de su correo electrónico se guarden automáticamente en su Google Drive. Esto elimina al intermediario, por así decirlo.

Cuando cree su cuenta gratuita, simplemente haga lo siguiente:

1. De tu Tablero de mandos, hacer clic Crear Zap.
2. Búsqueda para una aplicación que usa, donde tiene lugar un evento, por ejemplo, Gmail.
3. Escoge un Acontecimiento desencadenante, por ejemplo, recibe un correo electrónico.
4. Conecta la aplicación.
5. Elija la aplicación a la que desea que se envíen los datos, es decir, Google Drive.
6. Elija el resultado, es decir, guarda un archivo.

Con su Zap configurado, este proceso estará completamente automatizado.

El principio DRY lo tiene cubierto

Con todos estos procesos en segundo plano, su tiempo se libera, por lo que no tiene que preocuparse por completar manualmente esos trabajos repetitivos. De todas las herramientas de productividad, el principio DRY hace que la gestión del tiempo funcione de forma más eficaz.

Utilice el tiempo que tiene ahora para maximizar su producción en el futuro, y encontrará que puede dedicar mucho más de su día a las cosas que más importan. Siempre hay cosas a las que puede aplicar el principio DRY, así que eche un vistazo a su carga de trabajo y vea qué puede automatizar.

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