Los 8 mejores tipos de informes de gestión de proyectos que debe conocer

Los informes de gestión de proyectos se refieren a la descripción general de alto nivel que contiene datos críticos relacionados con el proyecto en un formato fácil de entender. Estos se centran en varios aspectos de un proyecto y arrojan luz sobre el estado actual, los problemas posibles o existentes y sus soluciones.

Obtenga información sobre los principales tipos de informes de proyectos que pueden proporcionar información en tiempo real a sus equipos.

1. Panel de control del proyecto / Salud

Un panel de control del proyecto o un informe de salud le permite saber cómo está funcionando el proyecto y qué puede hacer el equipo para mejorar el rendimiento. Por lo general, presenta este informe al cliente u otras partes interesadas. De esta forma, pueden visualizar información como el progreso y la rentabilidad.

También ayuda a identificar si el proyecto está fuera de curso y qué puede hacer para volver a encarrilarlo.

Un informe del panel de control del proyecto debe contener la cartera general, incluida la salud del proyecto (estado del proyecto en color verde, amarillo o rojo), progreso de hitos de un proyecto dado, rentabilidad del proyecto comparando presupuesto y costo, y

progreso del proyecto según el horario.

2. Tareas y estado del proyecto

Si te gusta la gestión de proyectos, es el tipo de informe más común que debes preparar. Puede que tenga que producir este informe semanal o mensualmente. Tiene como objetivo mostrar hasta dónde ha llegado el equipo para alcanzar los objetivos de un proyecto.

Si necesita preparar dichos informes con regularidad, es mejor automatizar el proceso para ahorrar tiempo y esfuerzo. Puede utilizar los datos de la herramienta de administración de tareas para completar el informe.

También puede utilizar una plantilla estándar para el informe. Le ayudará a evitar la labor de crear un informe de estado cada vez desde cero.

3. Disponibilidad de recursos y habilidades

Los informes de disponibilidad de recursos son esenciales para todos los directores de proyectos. Con este informe, puede asignar y delegar tareas al miembro del equipo adecuado. Muestra qué miembro del equipo está ocupado y cuándo.

Si está planeando hacer un cronograma para un nuevo proyecto o está buscando a alguien desocupado para delegación de tareas, verifique la disponibilidad en este informe. También puede localizar a los miembros que trabajan a plena capacidad y que podrían necesitar ayuda.

Por lo tanto, puede garantizar una distribución uniforme de las tareas para una mayor eficiencia y resultados más rápidos.

4. Riesgos del proyecto

Cada proyecto conlleva una cierta cantidad de riesgos. Por lo tanto, su informe de riesgos debe contener todos los riesgos reales y percibidos relacionados con un proyecto. Es posible que deba enviar este informe una vez al mes.

Sin embargo, anime a sus compañeros de equipo a registrar todos los riesgos que puedan pensar en tiempo real. Le ayudará a tener todos los datos en un solo lugar cuando tenga que crear un informe.

Además de enumerar todos los riesgos, es posible que su informe solo incluya los riesgos de alto nivel en detalle y un resumen de cómo planea administrar los riesgos de bajo nivel. Puede registrar los riesgos en una hoja de cálculo, pero es mejor buscar la ayuda de una herramienta de gestión de proyectos.

5. Presupuesto y gastos

Tienes que crear un informe de presupuesto para diferentes propósitos. El informe de presupuesto que realiza al final del proyecto para su cliente es el más común. Además, puede crear un informe de gastos varias veces cuando el proyecto está en marcha.

Ayudará al equipo a determinar si el gasto del proyecto está fuera de control. En tales casos, puede controlar el costo de inmediato y no debe sorprenderse si el gasto supera el límite presupuestario cuando finaliza el proyecto.

Un informe de presupuesto y gastos debe incluir el presupuesto estimado para cada tarea o segmento de un proyecto y el costo real. Asegúrese de registrar todos los gastos en tiempo real para evitar problemas al fusionar todos los gastos durante la creación del informe.

6. Seguimiento del tiempo

Muchos clientes realizan pagos de acuerdo con el tiempo dedicado a un proyecto. Para ellos, es obligatorio generar informes de tiempo después de la finalización del proyecto. El informe muestra cuánto tiempo invirtieron los miembros del equipo en tareas relacionadas con un proyecto.

Este informe también manifestará el tiempo total dedicado a cada tarea y la cantidad de tiempo que invirtió cada miembro del equipo. Aparte de esto, puede utilizar el seguimiento del tiempo para mejorar el rendimiento de su equipo y la productividad individual.

Después de analizar el tiempo dedicado por los compañeros de equipo a varias tareas, puede averiguar fácilmente quién puede hacer el trabajo de manera más eficiente. Más tarde, puede asignar a las personas tareas que puedan realizar de forma rápida y competente.

7. Errores y problemas

Si bien puede que no sea posible tener un proyecto sin ningún problema o error, definitivamente puede trabajar para mantener la cuenta al mínimo.

La preparación de un informe detallado sobre los errores y problemas identificados garantizará que pueda encontrar soluciones rápidas a estos problemas para entregar el proyecto a tiempo. Un informe de error o problema del proyecto debe contener información crucial, como el número de problema o error, la fecha de identificación, el problema planteado por, la descripción, la prioridad, la resolución y el estado del error.

Las actualizaciones periódicas de dichos informes durante el ciclo de vida de un proyecto minimizar la distracción y evitar la frustración del cliente. También le evitará el riesgo de retrasos y sanciones en el proyecto.

8. Análisis de varianza

El informe de variaciones es una excelente manera de saber si un proyecto va por buen camino. En este informe, analiza y compara la diferencia entre la estimación y el resultado de varios aspectos de un proyecto. En este informe, use una métrica estándar para medir ambos datos.

Este informe le ayudará a identificar si está adelantado al plan, si se está quedando sin dinero o si está dentro del cronograma. Puede comparar su presupuesto, recurso, alcance o cronograma en el informe.

Sin embargo, los gerentes de proyecto generalmente eligen este informe para analizar el presupuesto, los gastos y las tendencias de trabajo de un proyecto. El tiempo para generar dichos informes varía de un proyecto a otro. Aunque los clientes pueden necesitar este informe al final de un proyecto, es posible que desee crearlo periódicamente durante el ciclo de vida del proyecto para obtener mejores conocimientos.

¿Qué informe desea crear a continuación?

Ahora que conoce los tipos de informes que puede crear para proyectos, junto con sus características, puede elegir fácilmente cualquiera según sus necesidades. Si utiliza una aplicación de informes, la creación de informes no será un desafío ni llevará mucho tiempo.

Lo bueno es que la mayoría de las plataformas de gestión de proyectos también funcionan como herramientas de informes.

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