Ventajas y limitaciones del uso de macros en Google Sheets

Si es un usuario frecuente de Hojas de cálculo de Google en la vida cotidiana, debe saber que las tareas repetitivas llevan mucho tiempo. Necesita formatear celdas, textos, números, gráficos, bordes, etc.

Gracias al App Script y la grabación basada en GUI, puede automatizar tareas ejecutando macros. Aunque ejecutar una macro es fácil, es posible que no sea factible o aceptable en todos los casos. Si comprende los beneficios y las desventajas de las macros de Hojas de cálculo de Google, puede usarlas de manera eficiente y segura.

¿Por qué debería utilizar las macros de Google Sheets?

Supongamos que necesita administrar miles de datos en varias hojas de trabajo. Estas hojas de trabajo pueden ser el presupuesto anual, las listas de tareas pendientes, el presupuesto mensual, el rastreador de inversiones, el planificador de eventos, el programador, los inventarios de productos, etc.

Eventualmente, todos estos Hojas de cálculo de Google contendrá diferentes formatos para textos, números, fechas, horas y muchos más. También puede crear columnas, filas y textos de colores para una mejor visibilidad de los datos.

Eliminaría muchos pasos repetitivos si registrara cuidadosamente todas las interacciones de la IU de Hojas de cálculo de Google que realiza con la Grabadora de macros. Haga esto una vez para cada hoja de trabajo y asigne un atajo de teclado para la macro.

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Ahora, use el atajo de teclado para formatear los datos recién ingresados. Estas son algunas de las macros sencillas con las que puede comenzar:

• Dar formato a numerosas tablas en una hoja de trabajo.
• Cree la misma visualización de datos a partir de conjuntos de datos similares repetidamente.
• Transforme fórmulas en valores y luego exporte datos a cualquier otra herramienta.
• Ordene los datos en todas las hojas siguiendo una regla uniforme.
• Muestra sin esfuerzo columnas y filas en la hoja de trabajo.
• Asignar colores de pestaña uniformes a todas las hojas de un archivo específico.
• Las macros le permiten restablecer los filtros en un instante.

Puede implementar macros para reducir el tiempo que dedica a organizar y calcular datos. Las ventajas de las macros de Google Sheets impulsarán su confianza y motivación.

¿Cuáles son las ventajas de usar macros en Google Sheets?

Una macro es una de los trucos rápidos de Google Sheets para mejorar la experiencia del usuario de Google Sheets. Aumenta su eficiencia y capacidad para administrar más datos al tiempo que reduce el tiempo de respuesta general. Los siguientes son algunos de los beneficios vitales de usar macros en su hoja de cálculo:

1. Automatización

Puede automatizar completamente el procesamiento de datos basado en Hojas de cálculo de Google mediante macros. Todo lo que necesita hacer es planificar su estrategia para la entrada de datos, el formato, la organización, el cálculo y la visualización.

Ahora, ejecute las tareas paso a paso mientras graba cada tarea en una macro separada. Asigne atajos de teclado únicos a las macros. También puede hacer un glosario para estos atajos y colocarlos en la hoja de trabajo como referencia.

Para el trabajo de bases de datos a pequeña escala, las macros de Google Sheets pueden reducir fácilmente el costo de un miembro adicional del equipo o herramientas costosas.

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2. Procesamiento de datos sin errores

El error humano es inevitable en las hojas de cálculo. Los errores podrían multiplicarse si varias personas trabajan en la misma hoja de trabajo. Por lo tanto, la implementación de macros minimizará las tareas manuales como la entrada de datos, el formateo de datos y los cálculos de datos.

Cuando hay tareas manuales mínimas, puede esperar un procesamiento de datos sin errores en una hoja de cálculo colaborativa.

3. Aplicar reglas de validación y cumplimiento de datos

Si su trabajo requiere estrictos requisitos de cumplimiento, puede utilizar macros. Utilice macros para aplicar varias reglas al instante en lugar de asignar reglas manualmente a cada hoja.

Puede implementar sin esfuerzo políticas de validación y cumplimiento de datos en muchos proyectos sin perder tiempo ni dinero.

4. Reduzca el trabajo de adivinar

Las macros y los formularios de Google pueden ayudarlo a ampliar el poder de sus hojas de trabajo. Para hojas de trabajo colaborativas, use formularios de Google dedicados para la entrada de datos. Además, asigne algunas macros para formatear y realizar cálculos.

Los miembros de su equipo ahora pueden ingresar sin esfuerzo nuevos datos y formatear la hoja para cumplir con sus expectativas. Tampoco necesitan esperar sus instrucciones.

5. Elimina el embotamiento

Usted o los miembros de su equipo pronto se cansarán si necesitan ingresar datos manualmente, formatear celdas o calcular valores, etc. El trabajo manual también necesita un enfoque adicional. Por lo tanto, su fuerza laboral se vuelve más improductiva.

Las macros automáticas lo ayudan a trabajar más rápido y eliminan el aburrimiento en el trabajo. Usted y su fuerza laboral pueden cambiar fácilmente el enfoque hacia tareas vitales que le generen ingresos.

6. Fácil de solucionar

Una macro puede almacenar varias interacciones de la interfaz de usuario. Por lo tanto, si ve algún formato, organización de datos o valores calculados inusuales, sabrá dónde solucionar el problema.

Si no usa macros, tendrá que seguir muchos pasos para solucionar los errores.

7. Integración de Google Apps

El programa subyacente de macros es App Script. Puede aprender scripts avanzados para integrar Google Sheets con otros servicios de Google Workspace como Docs, Drive, Forms, etc.

Puede usar macros para mover, copiar o eliminar archivos en Google Drive desde Google Sheets.

¿Existe alguna desventaja de las macros de Google Sheets?

Algunos inconvenientes impiden la implementación completa de macros en cualquier proyecto. Las siguientes son las deficiencias que sufren las macros de Hojas de cálculo de Google:

1. Problemas de seguridad de la secuencia de comandos de la aplicación

Las macros desconocidas podrían representar una amenaza para toda su hoja de trabajo de Google. Los piratas informáticos podrían crear secuencias de comandos macro complejas que pueden robar datos de su trabajo o destruir la base de datos para siempre.

2. Las macros no se exportan / importan automáticamente

No puede ejecutar macros de una hoja a otra. Debe pasar por un proceso complejo de importación de macros copiando su secuencia de comandos.

3. Curva de aprendizaje

Debe consultar algunos artículos de capacitación y ayuda de Google Sheets para dominar el uso de macros. También deberá planificar las interacciones de la IU de Hojas de cálculo de Google para crear macros eficaces.

4. Conflictos de métodos abreviados de teclado

Hay al menos diez atajos de teclado de Google Sheets que podrían interferir con los atajos de macros. Porque esos atajos también comienzan con Ctrl + Alt + Mayús.

Por lo tanto, debe crear accesos directos únicos para macros. Además, escríbalos para referencia futura.

5. Podría haber errores en macros pesadas

A veces, es posible que no incluya todas las interacciones de la interfaz de usuario en una macro. Una macro con pasos extensos podría ralentizar el procesamiento de datos o incluso puede que no funcione en absoluto. Es posible que desee dividir los pasos en varias macros.

Macros de Google Sheets para un trabajo rápido e impecable

Siempre hay pros y contras de cualquier tecnología, y las macros de Hojas de cálculo de Google no son una excepción. Sin embargo, sus ventajas pesan más que sus desventajas.

Por lo tanto, muchos expertos en Hojas de cálculo de Google utilizan macros en sus hojas de trabajo para ofrecer un trabajo impecable en un entorno de trabajo acelerado. Al implementar macros, también puede convertirse en un poderoso usuario de Google Sheets.

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