Los 10 mejores consejos para hacer que los informes de su proyecto se destaquen

En estos días, es imposible pensar en un proyecto sin un informe. De hecho, algunos proyectos necesitan que produzca varios informes durante su ciclo de vida. Es posible que sus proyectos y clientes necesiten que genere varios tipos de informes, pero todos los informes deben ser concisos y fácilmente comprensibles.

En este artículo, aprenderá cómo hacer un informe eficaz para un proyecto terminado o en curso.

1. Hojas de tiempo claras y concisas

Los informes de su proyecto deben tener hojas de tiempo. Tiene que ser conciso, pero también debe tener toda la información necesaria para que los destinatarios puedan entenderlo fácilmente de un vistazo.

Es mejor crear una hoja de tiempo semanal y, si es necesario, puede hacerlo cada dos semanas o mensualmente. Las hojas de tiempo deben incluir el nombre del recurso, el nombre de la tarea, la fecha, el día de la semana, la hora de inicio de sesión, la hora de cierre de sesión y el total de horas de trabajo.

En lugar de ingresar manualmente cada dato en una hoja de cálculo, puede

use cualquier aplicación de hoja de tiempo como Timely. Aquí, puede ingresar sus horas de trabajo, nombres de tareas, etc. Luego, la herramienta generará automáticamente informes de horas trabajadas.

2. Informe de gastos detallado

Un informe de gastos completo no solo es fundamental para el cliente. También es beneficioso para su equipo realizar un seguimiento del presupuesto y el costo real durante el ciclo de vida del proyecto.

Un informe de gastos debe incluir el artículo o servicio, su cantidad, valor del artículo, presupuesto estimado, costo y saldo. Si algún miembro del equipo desea adquirir algún servicio o producto para un proyecto, pídale que le envíe un informe de gastos similar.

Asegúrese de que compren ese artículo solo después de su aprobación y le presenten la factura. Por lo tanto, puede agregar los datos a su informe de gastos final y evitar que el costo exceda el presupuesto.

3. Estados integrales del proyecto

Mientras realiza un informe sobre un proyecto, debe transmitir explícitamente el estado del proyecto. El estado del proyecto no significa el estado actual del progreso del trabajo. También debe incluir otros datos, como la diferencia entre el cronograma planificado y real, la variación entre el costo estimado y real, las tareas restantes, la fecha límite retrasada (si corresponde), los posibles riesgos y problemas, y pronto.

Debe crear un informe completo que contenga el estado desde todos los ángulos posibles. Informes universales de Asana La función puede ayudar a crear informes de estado del proyecto en diferentes ámbitos y ángulos.

4. Distribución de recursos

Mientras prepara un informe sobre la asignación de tareas, asegúrese de que ayude a otros a verificar la disponibilidad de recursos y delegar tareas cuando sea necesario. Proporcione un desglose de cuántas horas dedicará cada recurso a cada tarea en dichos informes.

Ayudará a los gerentes y colegas a saber qué miembro del equipo está ocupado y quién tiene algo de tiempo libre. Puede recopilar datos fácilmente y utilizarlos en el informe para la planificación futura con herramientas de planificación de recursos como Silverbucket.

Relacionado: Las mejores herramientas y consejos para delegar tareas de forma eficiente

5. Visualice la utilización de la capacidad

Es probable que incluya un informe de utilización de recursos del proyecto. Debe separar la utilización facturable de la utilización total de recursos. Por lo tanto, es fundamental que cree columnas independientes para cada dato.

También puede incluir el nombre de los recursos y la utilización individual, junto con una utilización en equipo. Del mismo modo, puede tomarse un tiempo para recompensar y reconocer el éxito de los mejores en términos de utilización de recursos.

6. Riesgos esperados y reales

La evaluación de riesgos es una parte inseparable de la gestión de proyectos. Por lo tanto, debe visualizar con precisión los datos de la evaluación de riesgos. Es posible que haya pensado en algunos riesgos al planificar el proyecto. Sin embargo, a medida que avanza el proyecto, la evaluación de riesgos cambia. Mencione todos los riesgos percibidos y reales al crear su informe de proyecto.

Su informe de riesgos debe consistir en una descripción general de los riesgos esperados, seguido de cualquier riesgo que haya experimentado el proyecto hasta la fecha del informe. También es imperativo que mencione cualquier cambio en el perfil de riesgo que usted o su equipo hayan identificado durante la progresión del proyecto.

7. Análisis de la cartera de proyectos

Si está administrando más de un proyecto en un momento dado y necesita elaborar un informe para analizar su cartera, debe tener cuidado. En primer lugar, busque un panel en el que enumere todos los nombres de los proyectos en negrita para facilitar la visualización.

El tablero también debe incluir un resumen de los proyectos, como hitos, fecha límite, progreso actual, presupuesto vs. costo y asignación de recursos. También puede utilizar diferentes gráficos para visualizar los datos en un solo lugar. Posteriormente, puede crear secciones separadas para cada proyecto y analizarlas individualmente.

Hay algunos robustas herramientas de gestión de la cartera de proyectos disponible en el mercado. Puede elegir cualquiera de esas mejores herramientas para crear informes profesionales y completos.

8. Convenio sobre datos y etiquetado

Los informes de su proyecto deben contener una convención estándar para los datos y las etiquetas. Si desea crear un informe para su organización, siga la convención organizativa. Si está creando uno para un cliente, es posible que desee discutir con ellos cómo les gustaría la información presentada en el informe.

Además, utilice etiquetas breves y precisas en su informe para que cualquiera pueda entender sin dificultad. Además, intente seguir los estándares locales de fecha y hora. Si trabaja para una organización del Reino Unido con sede en EE. UU., Lo ideal sería utilizar las convenciones de fechas de EE. UU.

9. Cuadros y gráficos interactivos

Independientemente del tipo de informe que esté a punto de realizar, la audiencia encontrará que los gráficos interactivos son más útiles. Las filas y columnas llenas de datos numéricos pueden hacer que la gente se desinterese. En su lugar, cree tablas y gráficos que muestren datos adicionales cuando alguien pase el cursor del mouse sobre el gráfico.

Hay varios gráficos y tablas que puede utilizar en sus informes. Entre estos, los gráficos circulares, los gráficos de líneas y los gráficos de barras son los más comunes. Dependiendo del tipo de datos, debe elegir un gráfico o diagrama para facilitar la visualización.

10. Sección de comentarios

Cada informe de proyecto generaría comentarios positivos o negativos. Todos los informes de proyectos deben incluir una sección donde los clientes o gerentes puedan ofrecer sus comentarios. Después de revisar los informes, la audiencia puede ofrecer sus comentarios y sugerencias en esa sección.

Por lo tanto, no es necesario que solicite comentarios por separado. También demostrará que está dispuesto a conocer sus limitaciones y realizar mejoras. Posteriormente, puede implementar las sugerencias en el flujo de trabajo de su proyecto.

Comience a crear un informe de proyecto

Una presentación exitosa depende de cómo cree el informe para la audiencia. Durante la preparación del informe, tenga en cuenta los puntos mencionados anteriormente para hacer informes de proyecto eficientes.

También es posible que desee utilizar una sólida herramienta de visualización de datos para presentar los informes de manera profesional junto con un toque de creatividad.

Las 8 mejores funciones de Google Data Studio para el análisis y la visualización de datos

¿Quiere impresionar a su audiencia con información útil sobre datos y visualizaciones atractivas? Consulte estas funciones de Google Data Studio.

Leer siguiente

Sobre el Autor