Hacer las cosas (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): ¿Cuál es el mejor marco de productividad?

Si bien cada día puede parecer un acto de malabarismo, es importante mantener las cosas en perspectiva. Sin embargo, las distracciones abundan. A veces puede parecer que estás en una batalla constante para mantenerte enfocado en las metas que más te importan. Pero, ¿y si hubiera un sistema que pudiera ayudarlo a eliminar el tiempo dedicado a actividades menos importantes?

Aquí es donde los marcos de productividad como Getting Things Done (GTD) y Zen to Done (ZTD) resultan útiles. Proporcionan una mejor comprensión del flujo de trabajo, agilizan la comunicación y reducen el tiempo dedicado a prácticas laborales ineficaces. Echemos un vistazo a ambos sistemas.

¿Qué es el marco de trabajo Getting Things Done (GTD)?

"Getting Things Done" (GTD) es una técnica de gestión del tiempo desarrollada por el gurú de la productividad David Allen. La idea básica detrás de la metodología proviene del concepto de que nuestras mentes son como espacios desordenados llenos de tareas y proyectos sin terminar que debemos completar.

El objetivo de GTD es ayudar a las personas a poner sus vidas en orden definiendo metódicamente tareas, dividiéndolas en pasos procesables, monitoreando el progreso y, finalmente, haciéndolas.

Cómo utilizar el marco GTD

GTD consta de cinco prácticas sencillas para despejar el desorden de tu cerebro, para que puedas concentrarte en lo que es importante. Los cinco pasos se enumeran a continuación:

Capturar: El primer paso importante es recopilar y capturar todas sus tareas pendientes en herramientas de gestión de tareas externas o aplicaciones de lista de tareas pendientes, o simplemente anotándolas en una hoja de papel. Estas tareas pueden ser de naturaleza personal o profesional, como correos electrónicos, citas o mensajes de texto. Este paso es crucial ya que tener demasiadas tareas en la mente puede afectar su concentración y energía.

Aclarar: El siguiente paso es dividir todas las tareas en elementos de acción viables y manejables que se pueden descifrar con absoluta claridad. Esto le ayudará a identificar los elementos prácticos y viables, y podrá deshacerse de los que no son relevantes.

Organizar: El tercer paso es priorizar sus tareas y categorizarlas según su complejidad, contexto o la urgencia de la acción requerida. Con esta técnica, puede decidir si las tareas deben realizarse de inmediato, almacenarse para más tarde o descartarse por completo. La mayoría de los usuarios de GTD usar carpetas y listas de tareas para administrar y organizar tareas adecuadamente.

Revisar: Debe intentar revisar y analizar su flujo de trabajo de vez en cuando. Le ayuda a identificar las tareas que necesitan su atención. Un análisis en profundidad de los flujos de trabajo puede tener un gran impacto en la eficiencia general, y por eso es importante no perder el ritmo al identificar sus próximas acciones pendientes.

Comprometerse: Ahora que todo está en orden, el paso final es participar o comenzar a trabajar en las tareas seleccionadas en orden de prioridad.

Ventajas del método GTD

El modelo implica capturar toda la información externamente y tomar medidas más tarde, ya sea en un momento programado o cuando se produzca algún desencadenante externo. Los beneficios de GTD se pueden resumir de la siguiente manera:

Más concentración, menos desorden: GTD le ayuda a mantener un registro de todos sus proyectos y planes. Puede crear tareas con fechas de vencimiento, vincular notas a eventos del calendario, organizar tareas jerárquicamente arrastrando y colocarlos en carpetas, y mostrar recordatorios con métodos de notificación visual utilizando los instrumentos.

Mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida: Es fácil encontrar el equilibrio en su vida cuando puede realizar un seguimiento adecuado de sus compromisos y tareas. Un sistema de organización eficiente como GTD lo libera de la ansiedad de tratar de administrar su tiempo y recursos.

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Creatividad: GTD te ayuda a organizar mejor tu trabajo y tu vida para que puedas encontrar tiempo para seguir tu pasión y desarrollar ideas y objetivos creativos. Con el tiempo, notará una mayor confianza en la toma de decisiones, así como una mejor salud y relaciones de calidad.

¿Qué es el marco Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done es un enfoque de la productividad personal creado por Leo Babauta. Zen to Done consta de diez hábitos que aumentan la productividad que mejorarán su forma de trabajar y simplificarán su vida. Basado en los principios básicos de GTD, puede ayudarlo a administrar todas sus tareas y proyectos esenciales de manera eficiente.

Cómo utilizar ZTD Framework

Zen to Done (ZTD) recomienda incorporar diez hábitos que le brindarán más productividad. Mientras que el sistema completo anima a las personas a formar diez hábitos, el ZTD minimalista se centra en solo cuatro hábitos básicos. Una vez que haya dominado estos cuatro hábitos, los otros seis serán mucho más fáciles de hacer. Echemos un vistazo a los cuatro hábitos básicos del marco minimalista ZTD:

Recoger: Es fácil perder información importante si no la escribe en algún lugar, en cuyo caso todo el tiempo dedicado a reunir esos pensamientos e ideas podría desperdiciarse. Puede utilizar herramientas como un bloc de notas de papel, notas adhesivas o aplicaciones para tomar notas en tu teléfono que están fácilmente disponibles.

Si forma parte de un equipo, tiene sentido tener sistemas de flujo de trabajo unificados que puedan registrar tareas, notas, contactos y archivos sin problemas para capturar y recuperar información.

Proceso: Es muy recomendable revisar su bandeja de entrada o listas de tareas una vez al día. Comience su día revisando y procesando la información. Esto tiene como objetivo fomentar el hábito de la toma de decisiones rápida. Elimina todos los elementos que no necesites. Si no puede abordar un elemento, delegue a la persona adecuada. Si te lleva dos minutos o menos, hazlo de inmediato o escríbelo, para que no te olvides.

Plan: La planificación es un hábito fundamental que le ayuda a definir sus tareas más importantes (MIT) para cada día, y luego programarlas y completarlas en consecuencia. Puede comenzar haciendo una lista de sus tareas más importantes (MIT) y "Big Rocks" o proyectos importantes para el día y la semana, respectivamente.

Los MIT son tareas específicas y orientadas al tiempo que son el núcleo de su lista diaria de tareas pendientes. También debe intentar desarrollar rutinas diarias, semanales y mensuales que puedan ayudarlo a mejorar su productividad general.

Hacer: Esto lo alienta a concentrarse en una sola tarea en un momento determinado y, al mismo tiempo, evita distracciones como el correo, las llamadas telefónicas y los mensajes de texto.

Ventajas del método ZTD

Los beneficios clave del marco ZTD se destacan a continuación:

Fácil de comprender: El sistema ZTD es bastante fácil de entender. El marco sugiere una lista de diez hábitos de impulso de la productividad que son importantes para la implementación exitosa de sus objetivos.

Elija tareas clave: Este sistema se divide en componentes simples: las tareas más importantes del día o MIT, un Big Rocks lista de tareas que son esencialmente proyectos importantes en los que debe trabajar, y una tarea diaria o semanal rutina.

Olvídese de las distracciones: Si eres como la mayoría de las personas, tienes varios proyectos en marcha al mismo tiempo. ZTD lo alienta a apagar teléfonos, correos electrónicos, Internet y incluso usa un temporizador para completar tareas. Esto elimina las distracciones, por lo que puede mantener el rumbo y terminar cada proyecto con menos interrupciones.

Diferencias clave entre GTD y ZTD

• GTD ofrece un sistema integral de gestión de tareas, mientras que ZTD es un enfoque que integra GTD con hábitos.
• GTD se enfoca en hacer las tareas y ZTD se enfoca en lograr los objetivos.
• GTD puede ser bastante complejo y tener que organizar y revisar numerosas tareas en varios pasos. Por otro lado, Zen to Done es un marco más intuitivo y simple que tiene como objetivo desglosar complejos procesos en 1-3 MIT (tareas más importantes) y varios Big Rocks (proyectos importantes) para el día o semana.

GTD y ZTD: la clave para la gestión del tiempo

¿Cómo se asegura de que su arduo trabajo se traduzca en resultados? Todo vuelve a la productividad y las técnicas de gestión del tiempo como GTD y ZTD. Los individuos y los equipos pueden usarlos para mejorar la productividad personal, cumplir con los plazos y manejar proyectos más grandes de manera más efectiva.

Hay más en la productividad que solo ser consciente de su tiempo y asegurarse de usarlo bien. También se trata de establecer las prioridades correctas para que puedas aprovechar al máximo cada día. Siga los marcos anteriores y tendrá un gran comienzo.

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