6 funciones avanzadas de Microsoft Excel que debe conocer

Si bien Microsoft Excel ha existido durante más tiempo, tiene muchas características de las que probablemente no sepa nada. Incluso los expertos de Microsoft pueden decirle que cada día es un día de aprendizaje con Excel.

Entonces, ¿cuáles son algunas de estas maravillosas funciones avanzadas que te has estado perdiendo? En este artículo, exploraremos seis funciones avanzadas de Excel que debe conocer y cómo pueden ayudarlo a aumentar su productividad.

1. Coincidencia difusa

La coincidencia aproximada es una Función de productividad de Microsoft Excel que le permite comprobar los elementos relacionados en diferentes listas y fusionarlos si son aproximadamente similares.

Por ejemplo, si está realizando una encuesta y algunas entradas tienen errores tipográficos, una coincidencia aproximada las contará junto con las entradas correctamente escritas, siempre que la ortografía permanezca lo más cercana posible a la correcta uno.

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Para que sus entradas sean aún más precisas, puede establecer su nivel preferido de Umbral de similitud para su coincidencia aproximada. Sin embargo, debe saber que la función de coincidencia aproximada solo funcionará en columnas de texto. A continuación, le indicamos cómo conseguir su emparejamiento difuso:

1. Primero, asegúrese de tener Fuzzy Lookup instalado y habilitado en Excel.
2. El siguiente paso es convertir su lista en una tabla. Lo logrará resaltando su lista y presionando Ctrl + T.
3. Una vez que haga esto, verá el Herramienta de búsqueda aproximada aparecen en la barra de tareas.
4. Ahora, seleccione cuál de las tablas convertidas desea comparar.
5. A continuación, verá una ventana emergente que le pedirá que seleccione el Umbral de similitud desea para la comparación: un umbral de 0,85 no es tan malo.
6. Por último, elija una celda donde el Tabla de búsqueda difusa se insertará y haga clic en Ir sobre el Herramienta de búsqueda para completar su comparación.

2. Nueva ventana y organizar

Si su trabajo requiere que se ocupe de varias hojas de trabajo, esta es una función que le resultará útil. Microsoft Excel le permite abrir varias ventanas y organizarlas como desee para facilitar el acceso.

Con todas las pestañas que necesita abiertas, y en su vista, puede ahorrarse el tiempo y la molestia de tener que barajar entre varias ventanas. También contribuirá en gran medida a minimizar los errores y la confusión.

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Para utilizar la función de organización, estos son los pasos que debe seguir:

1. Abra los libros de trabajo que desee, luego haga clic en las hojas de trabajo que desea abrir.
2. Clickea en el Vista pestaña, luego Arreglar todo.
3. Selecciona la opción que más te convenga en el cuadro de diálogo que aparece.
4. Hacer clic OK.

3. Texto a columnas

Entonces, ha estado realizando cambios en su hoja de trabajo cuando, de repente, tiene que dividir los datos de una columna en diferentes. Supongamos que desea tener el nombre y el segundo nombre en dos columnas separadas. Parece agitado, ¿verdad? Afortunadamente, no tiene que copiar y pegar sus datos celda por celda con la función de texto a columna.

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Le permite separar los textos en sus columnas usando un ancho delimitado o un delimitador como una coma, un guión o un espacio. Entonces, si las entradas en su columna tienen alguno de estos, la función le permitirá cambiar parte de sus datos a una nueva columna.

A continuación se explica cómo utilizar la función de texto a columnas:

1. Haga clic en la columna que tiene su texto deseado.
2. Haga clic en Datos, luego seleccione Texto a columnas.
3. Aparecerá un cuadro de diálogo que muestra el Asistente para convertir texto en columnas. Haga clic en Delimitado > próximo.
4. Elegir el Delimitadores que se aplican a sus datos. Esto podría ser Espacio o Coma.
5. Una vez hecho esto, haga clic en próximo y elige los datos Destino en su hoja de trabajo.
6. Luego haga clic en Terminar.

Debe tener en cuenta que esta función también es práctica para otros datos, como fechas o números de serie. La clave es asegurarse de que todos los delimitadores estén en el lugar correcto antes de intentar dividir los datos.

4. Importar estadísticas de sitios web

La transferencia de datos de un sitio web en particular a su hoja de Excel también puede ser un problema, pero ya no. Con la función Importar estadísticas, todo es muy sencillo. Esto es lo que debe hacer para poner en funcionamiento esta función.

Primero, debe abrir la hoja de Excel en la que desea importar datos.

1. Haga clic en Expediente, y en el menú desplegable, seleccione Abierto. Entonces escoge Agregar un lugar. Una vez que haga esto, aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará qué archivos desea importar a Excel.
2. Vaya a la barra de preguntas, agregue la URL del sitio desde el que desea importar datos y haga clic en Abierto. Tomará uno o dos segundos, y luego se abrirá otro cuadro de diálogo pidiéndole que ingrese su clave de seguridad de Windows. Esto sucederá si la PC que está utilizando tiene una contraseña de inicio de sesión cuando inicie Windows.
3. Ingrese su nombre de usuario de Windows, la contraseña de inicio de sesión y haga clic en Okey.

5. Eliminar función de duplicados

Lo último que desea cuando se trata de datos es la redundancia. Desafortunadamente, después de transferir datos de una columna a otra o de un sitio diferente, puede correr el riesgo de que se repitan las cosas. Para evitar esto, puede usar la función Eliminar duplicados en Excel.

1. Seleccione la tabla, luego proceda a la Pestaña de datos para hacer esto.
2. Aquí, haga clic en Eliminar duplicados. Esto hará que se abra una ventana. La ventana emergente le preguntará qué columnas y filas desea buscar duplicados. Ingrese las columnas y filas necesarias, y Excel borrará sus copias.

6. Listas personalizadas

Las listas personalizadas son una forma eficaz de evitar la tediosa entrada de datos y el riesgo de errores. Crear una lista personalizada con anticipación le permite agregue una selección desplegable o use la función de autocompletar de Excel, lo que le permite ahorrar tiempo.

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Algunos ejemplos incluyen una lista personalizada de productos, empleados o ubicaciones. También puede utilizar las listas personalizadas de Excel, como los días de la semana o los meses del año. Para usar la función de autocompletar de Excel, simplemente escriba una palabra y arrastre el controlador de relleno para completar el resto.

Excel le permite usar su listas personalizadas en cualquier hoja de cálculo o libro de Excel haciendo clic en el Pestaña archivo > Opciones > Avanzado > Editar listas personalizadas en Windows y Sobresalir > Preferencias > Listas personalizadas en Mac.

Utilice estos nuevos trucos para tener su Microsoft Excel

Si es un gran admirador de Microsoft Excel, hay buenas noticias para usted; ¡no puedes agotar sus maravillosas características! Aunque pueda parecer abrumador, recuerde que todos existen para hacer su trabajo más fácil y productivo. Es más, no es necesario que los aprenda todos en un día.

Solo recuerde practicar todos los días y aprovechar al máximo las funciones de este artículo. Si los usa con frecuencia, los tendrá a su alcance en muy poco tiempo.

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