8 funciones avanzadas de la base de datos sobre el concepto que debería utilizar

Es posible que esté utilizando las páginas de Notion para crear bases de datos sin código con la ayuda de funciones de Notion como Lista, Tabla, Galería, Calendario y Tablero. Sin embargo, las funciones de base de datos de siguiente nivel de Notion pueden impulsar sus tareas, la gestión de recursos y la productividad general del proyecto.

Estas funciones de alto nivel no solo le permiten organizar los datos del proyecto en bases de datos. Puede dividir y cortar sus datos o aplicar fórmulas para descubrir patrones. Siga leyendo para conocer estas funciones avanzadas y sus beneficios.

1. Administrar las propiedades de la base de datos

Organizar una gran colección de datos se vuelve fácil con la función Propiedad de datos de Noción. Debe agregar una nueva propiedad de datos para fines de clasificación. Agregar una propiedad de datos también proporciona un nuevo contexto a los datos. Por ejemplo, puede agregar propiedades de base de datos como propietarios de tareas, fechas de vencimiento, marcas de tiempo editadas por última vez, URL relevantes, etc.

También puede utilizar las propiedades de la base de datos para el trabajo de manipulación de datos. Por ejemplo, si los datos tienen varias propiedades como texto, número, persona, correo electrónico y teléfono, aparecerán en diferentes escenarios si eliges una propiedad de filtrado relevante.

Hay dos tipos de propiedades de base de datos, a saber, propiedades básicas y avanzadas. Entre las 12 propiedades básicas, las más comunes son Correo electrónico, Teléfono, Texto, URL, Fecha y Archivos y medios. Por el contrario, Fórmula, Relación y Resumen son las propiedades comunes entre las siete propiedades avanzadas.

Notion le permite administrar propiedades de muchas maneras, como agregar una nueva, eliminar una existente, ocultar, mostrar y reorganizar.

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2. Filtros de base de datos

Una vez que agregue algunas propiedades a su conjunto de datos, puede filtrar su base de datos para enfocarse en una sección específica. Deberá elegir una propiedad de filtro. La función de filtro funciona con o sin lógica.

Puede crear un nuevo filtro desde el Agregar un filtro opción de la Filtrar menú encima de la base de datos. Puede crear filtros complejos o simples según la estrategia de recuperación de datos.

Es posible que necesite aplicar el mismo filtro varias veces. También puede copiar la base de datos y crear una nueva para esa vista de filtro en particular para ahorrar tiempo.

Puede crear filtros anidados hasta en tres capas. Los filtros anidados también le permiten agregar Y y O lógica. los Agregar un grupo de filtros opción de la Filtrar El menú le permite crear filtros anidados.

3. Ordenar bases de datos en tiempo real

Puede organizar sus datos vinculados a varias propiedades en orden ascendente y descendente utilizando la función Ordenar en Notion. Ordenar es especialmente útil para ordenar datos, contenido o tareas según los tipos de propiedad conocidos.

Por ejemplo, supongamos que desea conocer las tareas prioritarias del día. Puede ordenar su tabla de tareas por prioridad para saber qué tareas necesitan atención inmediata. También puede utilizar otras funciones de clasificación como alfabético, última edición, etc.

La función Ordenar aplica una lógica diferente de clasificación de propiedades según el valor de la propiedad. Por ejemplo, las propiedades Texto y Nombre mostrarán una opción de clasificación alfabética. Por otro lado, la propiedad del número solo ofrecerá clasificación numérica.

4. Aplicar relaciones de base de datos

La función Relation de Notion le ahorra tiempo al reducir el esfuerzo de administrar múltiples bases de datos para cualquier proyecto. Conecta todas las bases de datos para que pueda obtener la información necesaria de cualquier base de datos del mismo proyecto.

Además, puede realizar un análisis global de datos conectando todas las bases de datos de diferentes departamentos. Aplicar relaciones de base de datos en Notion es bastante simple y no implica ningún tipo de codificación. Cree la base de datos relacional perfecta sin código en Notion con solo unos pocos clics:

1. Simplemente agregue un Relación propiedad en la base de datos donde desea vincular las otras bases de datos.
2. Notion le muestra las bases de datos disponibles para seleccionar.
3. En la sección de valor de propiedad, elija la fila de datos que desea vincular a los datos seleccionados actualmente.

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5. Datos agregados mediante resúmenes

El resumen es otra característica vital que lo ayuda a obtener datos esenciales dentro de cualquier base de datos conectada de Notion. Por ejemplo, puede utilizar la función de resumen para estimar el tiempo total de finalización del proyecto sin contar manualmente las tareas vinculadas.

Rollup también ofrece otros cálculos como Contar todo, Contar valores, Contar vacío, Porcentaje no vacío, etc. Similar a la función de Relación, Rollup también es una función sin código. Puede crear un paquete acumulativo en solo tres pasos, a saber, seleccionar una relación, una propiedad y calcular.

Una característica poderosa de Notion es la vinculación de bases de datos. La función de base de datos vinculada le permite mostrar una parte de la tabla de datos en diferentes espacios de trabajo. Si tiene diferentes espacios de trabajo de equipo en Notion, esta es la función perfecta para mostrar tareas a nivel de equipo.

También puede aplicar filtros separados en la base de datos vinculada sin realizar ningún cambio visual en la base de datos principal. También puede aplicar funciones de ordenación. Las bases de datos vinculadas muestran un fragmento bidireccional de la base de datos principal. Una base de datos vinculada obtiene sus datos de la misma fuente pero tiene diferentes vistas, clases y filtros.

Si realiza cambios en el contenido o en el nivel de propiedad dentro de cualquiera de las bases de datos vinculadas, el contenido de la base de datos de origen también reflejará esos cambios.

7. Cálculos y funciones

La base de datos de Notion le brinda acceso a cálculos matemáticos simples y complejos. Puede crear su propia fórmula y ejecutarla en su base de datos para crear informes o pronósticos para sus proyectos.

Necesita agregar una propiedad de Fórmula a su base de datos. Luego, puede ejecutar todo tipo de funciones y cálculos al incluir otras propiedades de la base de datos. Después de agregar el Propiedad de la fórmula, puede hacer clic en cualquier fila para que aparezca el Fórmula menú. Este menú tiene secciones como Propiedades, Constantes, Operadores y Funciones.

8. Plantillas de base de datos

Las plantillas de base de datos eliminan la molestia de la entrada de datos y lo hacen más productivo cuando trabaja con bases de datos de Notion. Estas plantillas garantizan que usted o los miembros de su equipo sigan una estructura de entrada de datos uniforme.

Puede crear una plantilla de base de datos una vez para datos específicos como enviar informes de errores, solicitudes de reuniones, diarios personales, etc. Para el trabajo regular, simplemente seleccione esta plantilla e ingrese solo los datos. Las propiedades y estructuras se mostrarán automáticamente en las plantillas de la base de datos.

Extraiga conocimientos vitales de su base de datos de Notion

Ahora que conoce algunas características de alto nivel del sistema de base de datos de Notion, puede aplicarlas a sus páginas y wikis de Notion sin esfuerzo. Estas son herramientas vitales para vincular conjuntos de datos y crear patrones para adivinar el curso de acción futuro.

No permita que su base de datos de Notion se convierta en un elemento más en su pila tecnológica. Manipule las bases de datos de la manera que desee para agregar valor a sus ágiles objetivos de productividad.

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