Cómo elegir una herramienta de informes ideal: 8 características que debe buscar

Aunque las herramientas de generación de informes se han convertido en una parte fundamental de la toma de decisiones empresariales, es posible que no las haya utilizado hasta ahora. Estas aplicaciones pueden proporcionar informes sobre cualquier consulta o tema preferido.

Dado que los requisitos organizativos y las características de la herramienta pueden variar, debe elegir el software con cuidado. En este artículo, puede aprender sobre las herramientas de informes y cómo puede seleccionar la herramienta perfecta para su equipo u organización.

Como sugiere el nombre, las herramientas de generación de informes brindan informes a las organizaciones mediante el análisis y la estructuración de los datos necesarios de diversas fuentes. Estas herramientas ayudan a los equipos y organizaciones a tomar decisiones respaldadas por datos al mostrar toda la información en un solo lugar. Como resultado, puede localizar rápidamente los datos necesarios.

Con estas herramientas, los equipos no necesitan recopilar datos manualmente. En cambio, pueden invertir ese tiempo en algo más productivo. Dependiendo del tipo de organización, las herramientas de informes pueden generar varios informes como informes de ventas,

informe de desempeño de tareas, informe de presupuestos, informe de eficiencia del equipo, etc. Los usuarios también pueden personalizar los informes comerciales en función de las consultas específicas que tengan.

A menudo resulta difícil elegir la herramienta adecuada, ya que existen varias aplicaciones de informes en el mercado. Estas son las características principales que debe tener una herramienta de informes:

1. Visualización de datos

Los informes que genera una herramienta de informes deberían poder brindarle información de un vistazo. Una herramienta de informes debe tener varios tipos de visualización de datos.

Los clientes y los equipos pueden tener diferentes demandas sobre cómo quieren visualizar sus datos. Por lo tanto, cuanta más variedad de visualización tenga una herramienta de informes, mejor.

Algunos métodos de visualización de datos son gráficos circulares, gráficos de sectores, gráficos de línea de tiempo, gráficos de líneas, mapas de datos, diagramas de dispersión, diagramas de Venn, etc. Cuando tenga una variedad de visualizaciones disponibles en la herramienta de informes, puede elegir la que mejor se adapte a sus necesidades y nivel de comodidad.

2. Informes de arrastrar y soltar

Si utiliza una herramienta para crear un informe, debería poder agregar componentes sin ninguna dificultad. La función de arrastrar y soltar se ha convertido en una herramienta imprescindible para cualquier herramienta de informes sofisticada. Esta función permitirá a cualquier persona incluir datos, modelos de visualización o cualquier otro elemento en un tablero.

Sus compañeros de equipo ni siquiera necesitarán capacitación sobre la creación de informes si pueden arrastrar y soltar elementos en el panel. Una vez que el tablero contiene todo lo que desea, completar un informe a partir de él es muy sencillo.

3. Paneles de informes interactivos

No hay alternativa a un panel de control intuitivo e interactivo de una herramienta de informes. Es el lugar donde las herramientas de informes muestran sus datos. Su aplicación debe ser interactiva para encontrar los datos que desea utilizando diferentes opciones de filtro.

Al mismo tiempo, esta función le ayuda a ver los datos desde diferentes perspectivas. También le ayuda a proporcionar datos comerciales transparentes y compactos en el informe, fundamental para tomar decisiones bien informadas.

4. Informes estáticos

Los informes estáticos se refieren a informes que incluyen datos de un momento específico. Este informe te muestra la información de un período predeterminado para guiarte a tomar la decisión correcta. Al elegir una herramienta de informes, debe asegurarse de que pueda proporcionar un informe estático.

Necesitará este informe para analizar el desempeño de los empleados durante un mes o el progreso de un proyecto. Si bien un buen software de generación de informes debe tener una función de generación de informes estática, este no debe ser el único factor en el que debe concentrarse. También debería poder ofrecer informes en tiempo real.

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5. Informes en vivo

Cualquier informe que cree con una herramienta de informes sin especificar que sea estático es un informe en tiempo real. Un informe en tiempo real te ofrece la información más actualizada, fundamental para tomar decisiones actualizadas y relevantes. Su herramienta de informes también debería poder generar informes en tiempo real.

Los datos precisos garantizan que tome decisiones comerciales acertadas. Al poder acceder a datos en tiempo real, todos los miembros del equipo estarán en la misma página. Además de ayudarlo a evaluar las estadísticas y el rendimiento, este informe también reduce los retrasos en el flujo de trabajo.

Obtenga una herramienta de informes que puede ofrecerle informes en vivo sobre cualquier tema para optimizar los objetivos del equipo y crear estrategias para el futuro.

6. Soporte de integraciones

No existe una herramienta única en el mundo que pueda cumplir con todos los requisitos de una organización. Por lo tanto, las organizaciones empresariales modernas necesitan un ecosistema conectado de múltiples aplicaciones para completar todas las tareas de manera eficiente. Al integrar varias herramientas, puede mantenerlas sincronizadas.

Su herramienta de informes también debería ofrecer una función de integración con muchas otras aplicaciones. La integración hará que la recopilación y el análisis de datos sean automatizados y sin complicaciones.

Antes de seleccionar una aplicación de informes para su equipo, consulte su lista de aplicaciones compatibles para la integración. Hágalo solo si la lista contiene todas las aplicaciones principales que usa. Una buena herramienta de informes también debería ofrecer integración de correo electrónico y permitirle compartir el informe con otros a través de correos electrónicos.

7. Flexibilidad para personalizaciones

Nadie quiere ver el informe del mismo formato en todas las reuniones. Siempre puede agregar un toque de creatividad e innovación a sus informes personalizándolos.

La herramienta de informes que elija debería ofrecerle total flexibilidad para modificarla. Debería poder cambiar colores, tablas, diseños y otros elementos de acuerdo con su marca. Mientras genera un informe para su cliente, personalizarlo en función de la imagen de su marca aumentará su valor para ellos.

8. Plantillas listas para usar

Crear un informe desde cero puede resultar complicado, especialmente cuando hay escasez de tiempo. En tales situaciones, una plantilla de informe debería ser útil. Si su herramienta de informes tiene plantillas integradas para varios propósitos, puede elegir fácilmente una y comenzar a utilizarla.

Hacer un informe puede requerir mucho tiempo y esfuerzo. Puede guardar ambos utilizando las plantillas. Todo lo que necesita hacer es seleccionar una plantilla y vincularla al recurso de datos. La herramienta colocará los datos en el lugar correcto y su informe estará listo en poco tiempo.

Elegir la herramienta de informes adecuada para su equipo es clave para una toma de decisiones rápida y correcta. Ahora que conoce las características que debe tener una herramienta de informes, elija su software sabiamente.

Con estas aplicaciones, siempre puede analizar y administrar la productividad de su equipo. Las herramientas de informes son la pila tecnológica crucial de cualquier proyecto, ya sea que su equipo trabaje en el sitio o desde lugares remotos.

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