Cómo crear una factura profesional desde cero: 5 sencillos pasos

La facturación es una parte esencial del trabajo autónomo. Es una prueba de su arduo trabajo y del tiempo que invirtió en ayudar a sus clientes con sus increíbles servicios. Si bien la facturación se puede automatizar, es posible que no tenga suficiente presupuesto para gastar en un costoso software de contabilidad.

Además, usar las mismas viejas plantillas de facturas que usan todos los demás no ayudará a que su marca se destaque. En este artículo, aprenderá cómo crear una factura desde cero para facturar a sus clientes, una que sea única para usted y que represente su marca.

Paso 1: cree una lista de los elementos esenciales

Una factura contiene los siguientes detalles esenciales:

1. Información comercial de ambas partes: Correos electrónicos, números de teléfono, direcciones, etc.
2. Número de factura: Un número único para identificar la factura (ejemplo: # 1001).
3. Fecha de asunto: La fecha en la que emitió la factura.
4. Fecha de vencimiento: La fecha en la que se supone que el cliente debe pagarte.
instagram viewer
5. Descripción: Una columna que contiene todos los servicios que entregó al cliente.
6. Precio: Sus cargos por unidad de cada servicio prestado.
7. Cantidad: La cantidad de unidades de su servicio que compró el cliente (ejemplo: 10 artículos).
8. Total: El costo total de cada artículo de servicio entregado, es decir, el precio multiplicado por la cantidad.
9. Total parcial: Costo total de todos los elementos de servicio combinados antes de los ajustes.
10. Impuesto: Impuesto a pagar (si lo hubiera) por el cliente por la compra de sus servicios. Consulte a su contador para que le oriente en este proceso.
11. Monto adeudado: El gasto final que correrá el cliente a cambio de sus servicios después de todos los ajustes.
12. Detalles del pago: Todas las formas de pago que acepta, incluidos los datos de su cuenta.
13. Términos y condiciones: Los términos y condiciones que usted y su cliente acordaron antes de hacer el trato.

Aquí tienes un consejo: es una buena idea incluir un pequeño gesto de gratitud en tu factura. Algo tan pequeño como "Gracias por su negocio" agrega mucha personalidad a su factura. Le permite a su cliente saber que está deseando volver a hacer negocios con ellos.

Además, tenga cuidado al dar descuentos. Los autónomos novatos a menudo se ven tentados a ofrecer grandes descuentos a sus clientes con la esperanza de que se queden. Pero esto puede resultar en el efecto contrario porque los clientes pueden percibir su precio original como una tergiversación del valor que entrega.

Relacionado: Cosas que los clientes buscan al contratar autónomos

Paso 2: agregue sus identificadores de marca

Lo que separa una gran factura de una mediocre es lo bien que está diseñada. Este último puede contener todas las partes esenciales, pero parece increíblemente aburrido y poco inspirador. Si se hace correctamente, su factura puede actuar como una herramienta de marketing sutil además de ser un documento legal.

Puede hacer esto utilizando los identificadores de su marca, como su logotipo, tipografía y colores de marca. Mediante una inteligente combinación de color, fuente y sintaxis, puede influir en el estado de ánimo de su cliente cuando miran su factura y dirigen su atención a las partes más importantes.

Relacionado: Cómo crear una paleta de colores personalizada en Adobe Photoshop

Paso 3: finalice el diseño de su plantilla

Una vez que haya terminado de agregar sus identificadores de marca, el siguiente paso es finalizar el diseño de su factura. Esto significa organizar todo de manera que todos los elementos de la factura se complementen entre sí. El objetivo aquí es crear una plantilla personalizada que se pueda usar indefinidamente.

Una buena plantilla es aquella que está organizada, es hermosa, precisa e infinitamente reutilizable. No se preocupe, no necesita ser diseñador gráfico para esto. Basta con una comprensión básica del diseño y la curiosidad por experimentar. También puede buscar plantillas en línea para inspirarse.

Relacionado: Elementos básicos de diseño y cómo utilizarlos

Hablando de diseñadores, puede ser una buena idea contratar uno para este proceso. Pueden ayudarlo a usar sus identificadores de marca de una manera que quizás no hubiera imaginado y a organizar mejor su factura. Después de todo, contratar a alguien una vez es mucho más económico que pagar una tarifa de suscripción regular por un software de contabilidad.

Recuerde, se supone que su plantilla es una combinación de diseño y datos. Eso significa que debe representar con precisión todos los detalles necesarios de su factura y aún lucir presentable. Esto suele ser difícil de hacer bien en el primer intento, así que no tenga miedo de estropear las cosas; aprender a través de prueba y error.

Paso 4: Complete los detalles y verifique si hay errores

La información presente en una factura es muy importante, tanto desde el punto de vista legal como profesional. Una factura con información incorrecta es una señal de alerta instantánea para los clientes y puede dañar o incluso terminar su relación con ellos.

Tres cosas a las que debe prestar especial atención son el monto final adeudado, sus métodos de pago y los términos y condiciones acordados. Recuerde, a nadie le gustan las sorpresas en una factura. Cuanto más fácil le facilite a su cliente pagarle, más probabilidades tendrá de recibir su pago a tiempo.

Paso 5: envíe la factura a su cliente

Una vez que todo esté listo (supuestamente después de numerosas revisiones), envíe la factura a su cliente. Asegúrese de no haber utilizado formatos de documentos editables como .docx y optado por .png o .pdf en su lugar. El primero agrega confusión y desconfianza al comercio si alguna de las partes modifica el documento más tarde.

Relacionado: Las banderas rojas de los clientes que todo trabajador autónomo debe conocer

Si está enviando una factura a un nuevo cliente y no sabe qué escribir en el correo electrónico, use esta plantilla:

Hola, [cliente]:

Gracias por elegir [el nombre de su empresa] para sus necesidades. Adjunto a este correo electrónico encontrará su factura por los elementos de trabajo entregados el / durante el [tiempo de entrega del trabajo].

No dudes en hacernos saber si tienes alguna duda o necesitas una aclaración sobre algo, nos encantaría ayudarte. Esperamos futuras colaboraciones.

Crea una factura memorable

Podría pensar que no vale la pena dedicar tiempo a diseñar una factura porque, después de todo, no le pagan por ella. Entonces, ¿por qué molestarse en crear una plantilla personalizada cuando puede usar una ya preparada?

Si bien eso es cierto, tenga en cuenta que una factura personalizada es una herramienta de marketing sutil pero sólida. No solo indica competencia y profesionalismo, sino que también deja la marca de su marca en cada nuevo cliente, haciéndolo memorable.

Cómo ser un trabajador autónomo exitoso: 8 habilidades esenciales

¿Quieres saber cómo convertirte en un autónomo exitoso? ¡Aquí hay algunas habilidades clave que necesitará!

Leer siguiente

Sobre el Autor