Las 12 mejores formas de impulsar la eficiencia de la gestión de proyectos

Si forma parte de un equipo de gestión de proyectos, no existe un límite superior para la productividad. Siempre hay margen para mejorar su eficiencia.

Si bien varias herramientas pueden ayudarlo, todos los involucrados en un proyecto deben seguir algunos métodos para completar la tarea de manera competente. Utilice las siguientes prácticas hoy para mejorar su eficiencia mientras trabaja en un proyecto.

1. La etapa de planificación es crucial

La planificación es clave para la gestión de proyectos. Un proyecto cuidadosamente planeado no solo asegurará su éxito. También confirmará que cada miembro del equipo está haciendo la tarea correcta en el momento correcto.

Durante esta etapa, considere todos los requisitos del lado del cliente para crear objetivos específicos.

Luego proceda a delinear sus tareas y distribuirlas entre sus compañeros de equipo. Antes de asignar las tareas a los miembros del equipo, verifique si se sienten cómodos con sus roles.

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2. Comunicación efectiva

Solo cuando la comunicación entre las partes interesadas es clara, se puede trabajar con total eficiencia. Asegúrese de que los miembros del proyecto estén en sintonía con los clientes y sus compañeros de equipo.

Dependiendo de los requisitos del proyecto, puede confiar en la comunicación sincronizada o en tiempo real. Ya sea que se comunique verbalmente o no verbalmente, la correspondencia debe ser clara.

Cualquier falta de comunicación puede dañar su productividad y provocar un retraso en el proyecto. Puedes utilizar Flojo para una comunicación transparente y documentada.

3. Crear base de conocimientos

Incluso si tiene una comunicación fluida entre colegas, varios compañeros de equipo que pidan a alguien la misma información será contraproducente. Para facilitar el proceso de intercambio de datos, debe crear una base de conocimientos o un centro de datos en aplicaciones como Bitrix24.

Reúna todos los datos e instrucciones necesarios en una base de conocimientos y ofrezca acceso a ellos a todos los miembros del proyecto. También puede crear videos de capacitación explicativos para ayudar a los nuevos miembros del proyecto sin perder tiempo.

4. Gestión y presupuesto del tiempo del proyecto

El tiempo es una esencia crucial de un proyecto. Los retrasos en los proyectos pueden hacer que pierda clientes valiosos y a largo plazo. Por lo tanto, debe presupuestar adecuadamente el tiempo al comienzo del proyecto para garantizar la plena eficiencia del equipo.

Utilizar el Oportuno aplicación para registrar el tiempo que le toma completar cada hito y tarea. Además de realizar un seguimiento de la eficiencia y la productividad, la aplicación también puede ayudarlo a proporcionar facturas a los clientes.

5. Hacer accesibles los archivos del proyecto

Cada proyecto implica crear y compartir cientos de documentos y papeleo. Algunos documentos también necesitan trabajo colaborativo en tiempo real. Un miembro del equipo que espera permiso para acceder a un archivo solo contribuirá a los retrasos y la ineficacia.

Puede utilizar cualquier sistema de gestión de contenido como Microsoft SharePoint que le permite almacenar en un repositorio central. Asegúrese de que el sistema tenga características como diferentes niveles de permisos, control de versiones y funciones de auditoría.

6. Prepárese para gestionar los riesgos

Ningún proyecto está libre de riesgos potenciales. Los problemas injustificados durante la mitad de un proyecto pueden obstaculizar la eficiencia. Por lo tanto, es obligatorio pasar por el proceso de evaluación de riesgos antes de trabajar en el proyecto.

Con el Aplicación FODA, puede identificar los riesgos y comprender el daño que pueden causar. Discuta con los cesionarios para encontrar una solución para administrar el riesgo si ocurre.

7. Documentar todos los datos

La documentación le ayuda a aumentar la responsabilidad y la eficiencia de un equipo. ¿Asistió a una reunión de Zoom? Circule el memorando de la reunión en formato escrito. ¿Alcanzó una decisión verbalmente? Documente eso en un correo electrónico y envíelo a todos los involucrados.

La documentación le ayuda a descubrir los desafíos que enfrenta un equipo durante un proyecto. Estos también funcionarán como una guía para sus proyectos futuros. Puede utilizar el Asana sistema de comentarios de tareas para almacenar sistemáticamente toda la información relacionada con una tarea específica.

8. Elija sabiamente el equipo del proyecto

Puede que muchas personas formen parte de su organización, pero debe aceptar que no todas son adecuadas para cada proyecto. Los diferentes proyectos exigen diferentes habilidades y experiencias. Es por eso que elegir a las personas adecuadas para un proyecto les ayudará a esforzarse al máximo.

Si contrata a un escritor creativo para un proyecto de redacción de contenido técnico, no podrá trabajar de manera eficiente incluso si lo desea. Elegir a la persona adecuada asegurará que uno pueda utilizar su talento.

9. Recompense al miembro del equipo que realiza el desempeño

Alcanzar pequeños hitos a tiempo allana el camino para la finalización oportuna de todo el proyecto. Solo un equipo productivo y motivado puede ayudarlo a lograr los hitos y los objetivos del proyecto.

Aunque a todos se les paga por su trabajo, las recompensas y el aprecio seguramente pueden inspirar a una persona a trabajar mejor. Al recompensar a los miembros del equipo al lograr un hito, no solo el destinatario estará motivado, sino que otros miembros del equipo también trabajarán duro para ganar la recompensa la próxima vez.

10. Esté abierto a comentarios y sugerencias

Los comentarios constructivos de sus compañeros de equipo pueden ayudarlo a localizar los puntos débiles que desconoce. Si se toma en serio la mejora de su productividad, debe ser positivo con respecto a las críticas y las sugerencias. Los comentarios de diferentes personas te ayudarán a mejorarte.

Para recopilar comentarios de manera discreta, es una buena idea crear un formulario de encuesta anónimo. Puede crear un formulario de encuesta de forma gratuita utilizando Formularios de Google y distribuir su vínculo entre colegas. Pueden compartir sus comentarios y sugerencias sin revelar sus identidades.

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La automatización de las tareas de gestión de proyectos puede mejorar la eficiencia en múltiples ocasiones. Puede utilizar cualquier herramienta de gestión de proyectos disponible en el mercado. Antes de optar por ella, asegúrese de que la aplicación pueda cumplir con las demandas de su proyecto.

Por ejemplo, si su equipo trabaja en el desarrollo de software, es posible que desee buscar herramientas que admitan gestión de proyectos ágiles. En estos días, la mayoría de los proyectos exigen que esté disponible sobre la marcha. Por lo tanto, las herramientas que elija para el proyecto deben tener una versión móvil.

12. Conoce tu productividad e improvisa

Por último, debe realizar un seguimiento constante de su productividad para conocer sus inconvenientes y mejorarlos. Usando una robusta herramienta de gestión de tareas como Trello le permitirá conocer el progreso de las tareas individuales y del proyecto en general.

Al mismo tiempo, las aplicaciones pueden mostrarle la eficiencia de los miembros individuales comparando las horas que dedican a lograr un objetivo. También se puede realizar una autoevaluación para descubrir las áreas que necesitan mejoras.

Complete sus proyectos de manera eficiente

Ahora que conoce algunos de los mejores métodos para aumentar la eficiencia, implementarlos debería mostrar una mayor productividad. Los proyectos de hoy en día requieren la máxima eficiencia de los miembros de su equipo.

Es beneficioso construir una cultura de aprendizaje continuo para preparar a su equipo para enfrentar los desafíos de proyectos futuros. Exponga a los miembros de su equipo a una base de conocimientos interna o al aprendizaje de gestión de proyectos en línea para obtener beneficios mutuos.

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