Explicación de los sitios de Microsoft SharePoint: sitio central, sitio de grupo y sitio de comunicación

SharePoint es una plataforma de gestión de contenido basada en web. El sitio de SharePoint es uno de sus componentes principales. Los Sitios son esencialmente una colección de bibliotecas, aplicaciones, páginas, enlaces, contenido, configuraciones, características y subsitios. Entre los diferentes sitios de SharePoint, los tres más utilizados son: sitio central, sitio de grupo y sitio de comunicación.

En este artículo, le mostraremos cómo configurar sitios de SharePoint que sean perfectos para crear una plataforma de colaboración en equipo para cualquier proyecto o trabajo de rutina.

¿Qué es el sitio de SharePoint Hub?

Como sugiere el nombre, el SharePoint El sitio central es el centro de sitios y contenido de la organización, el equipo o el personal que usa SharePoint. El sitio de Hub facilita los servicios que necesita para administrar su organización o trabajo personal sin problemas. Por ejemplo, puede organizar y conectar sitios de diferentes miembros del equipo, departamentos, proyectos, regiones y divisiones en una plataforma web principal.

Los sitios centrales son elementos vitales para construir la intranet de su equipo o empresa. Un sitio central permanece en el centro de cualquier unidad / departamento de su trabajo. Otros sitios como el equipo, la comunicación, la navegación, etc., se conectan al sitio central para formar una intranet productiva que ofrece resultados sobresalientes.

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En resumen, el sitio central facilita los siguientes servicios para una experiencia sin esfuerzo:

1. Busque cualquier contenido compartido en toda la intranet de SharePoint a nivel personal, de equipo o de organización.
2. Le ayuda a marcar el espacio de trabajo de su equipo o empresa para que todo se vea uniforme.
3. El sitio Hub le permite brindar coherencia en la estructura y la navegación del sitio.
4. Accede a todo el contenido relacionado con tu proyecto o tarea, como otros sitios, noticias, sugerencias de anuncios, etc.

Elementos esenciales del sitio Hub

Si desea crear una intranet receptiva y productiva para su equipo, proyecto o empresa, incluya los siguientes elementos en su sitio central:

1. Una página de inicio comunicativa que alimenta noticias, actualizaciones y el estado del proyecto de todo el trabajo que usted o su equipo hacen. Podría ser un espacio en el sitio central o un sitio de comunicación vinculado de toda la intranet.
2. También debe haber una sección de contenido donde usted y los miembros de su equipo puedan acceder a archivos relacionados con el proyecto, facturas, hojas de tiempo, actas de reuniones, agenda de reuniones, listas de tareas, multimedia, etc.
3. También debe considerar agregar actividades a su sitio central, como enlaces a una próxima reunión del equipo, informes de gastos, sistema de seguimiento del tiempo, etc.
4. Una sección de colaboración donde los miembros del equipo pueden discutir tareas de múltiples roles, resolver errores y transmitir contenido para su edición o aprobación.

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Sitio de grupo de SharePoint: Explicación

El sitio de grupo le ayuda a conectar a los miembros de su equipo para el trabajo colaborativo en un entorno productivo. Es el sitio de la intranet donde los recursos de su empresa o equipo crean o desarrollan servicios, productos o contenido. También querrá crear un sitio de grupo para permitir que los miembros de su equipo planifiquen un evento, rastreen el estado del proyecto, discutan los entregables del proyecto e intercambien ideas.

Todos los miembros de un Sitio de grupo de SharePoint poseer permiso para crear o editar contenido. Por lo tanto, los miembros del equipo de un proyecto específico pueden trabajar en los entregables del proyecto en tiempo real. Como los recursos en una tarea entregan sus propias asignaciones simultáneamente, los cuellos de botella del proyecto se reducen sustancialmente.

Una descripción general de los servicios del sitio de grupo son:

1. Manténgase al tanto de sus tareas, dependencias de tareas y actualizaciones de proyectos.
2. Cree, edite, organice y desarrolle conjuntamente los entregables de proyectos compartidos, como activos web, contenido o aplicaciones.
3. Obtenga acceso a los recursos del equipo y las aplicaciones de su suscripción a Microsoft 365.

Características esenciales del sitio de grupo

Aunque el sitio de grupo finalmente se conecta con el sitio central, existen diferencias fundamentales en las expectativas y la gobernanza del usuario. Las siguientes son características inherentes de un sitio de grupo:

1. La colaboración es la característica principal de un sitio de grupo. Puede crear diferentes sitios de grupo para diferentes proyectos. Luego, cargue los recursos, archivos y pautas del proyecto en ese sitio y manténgalos abiertos para todos los miembros.
2. Todos los usuarios de un sitio de grupo son autores de contenido. Esta característica asegura que los recursos del proyecto tengan acceso a permisos suficientes para cambiar el activo de manera responsable. Para garantizar la calidad y el cumplimiento, los administradores pueden auditar los registros de actividad.
3. Los miembros del equipo determinan la función de gobierno del sitio de grupo. Los miembros deben elegir las prácticas y políticas del sitio para adoptar la filosofía Getting Things Done.
4. Integre con aplicaciones de Microsoft 365 como Outlook, Teams, To Do, Lists, Excel, etc., para lograr productividad y eficiencia en las tareas del proyecto.

Sitio de comunicación de SharePoint: explicado

El sitio de comunicación le permite compartir una historia con miembros del equipo, colaboradores externos o clientes. Puede mostrar eventos, metas, logros e hitos del equipo sin otorgar derechos de edición a la audiencia. En comparación con los sitios de grupo, hay menos autores de contenido en los sitios de comunicación.

Puede mantener informados a los usuarios del sitio sobre los próximos eventos y cambios para que los usuarios se mantengan comprometidos con su trabajo o las tareas del proyecto. SharePoint le permite diseñar su sitio de comunicación de tal manera que el consumo de contenido sea sencillo y eficiente en el tiempo.

Los siguientes servicios resumen los sitios de comunicación de manera efectiva:

1. Muestre noticias y actualizaciones en un formato visual que atraiga a los lectores.
2. Informe a los usuarios internos y externos sobre los servicios / productos que ofrece.
3. Exhibir reseñas de clientes y estudios de casos de manera profesional.
4. Conecta tu marca con la audiencia externa de forma segura y sin ningún coste extra.

Características esenciales del sitio de comunicación

Un sitio de comunicación también forma parte del sitio central. Las siguientes características y elementos distinguen el sitio de comunicación del sitio de grupo o del sitio central:

1. Las páginas de navegación de un sitio de comunicación guían al lector a contenido específico al proporcionar botones de encabezado o fragmentos de contenido.
2. La página de destino es el punto terminal donde los usuarios encuentran el contenido que buscan. Idealmente, esta página debería albergar contenido descargable, legible o imprimible. La página de destino también debe proporcionar una barra de búsqueda para una recuperación de contenido eficiente.
3. Los sitios de comunicación de tipo tema ofrecen la estructura ideal para noticias, actualizaciones y eventos.
4. Los sitios de comunicación de tipo escaparate son apropiados si desea mostrar imágenes o videos de su equipo, productos y servicios.
5. Las políticas del sitio garantizan la coherencia y la eficacia de UI / UX gestión de contenido.

Empiece a trabajar con una colaboración de equipo eficaz

Ahora debería poder diseñar su propio sitio central de SharePoint, sitio de grupo y sitio de comunicación para facilitar la colaboración en equipo en tiempo real, el trabajo productivo y el uso compartido seguro de archivos. La aplicación de SharePoint de la suscripción a Microsoft 365 también aloja una serie de plantillas de sitio que puede usar instantáneamente editando algunos elementos.

Puede comenzar desde los conceptos básicos de Microsoft SharePoint si es un usuario nuevo de esta poderosa plataforma de colaboración y administración de contenido.

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