Cómo organizar sus carpetas, categorías y etiquetas para una máxima eficiencia

Por lo tanto, su sistema de organización de tareas necesita ayuda. Quizás la estructura de su carpeta se ha vuelto tan profunda que está a punto de aparecer en el otro lado del planeta. Tal vez esté cansado de escribir mil etiquetas para cada elemento. Si es así, este artículo es para usted.

Saber cómo utilizar carpetas, categorías y etiquetas es fundamental. Estas son las herramientas clave en la mayoría de los programas de administración de tareas. Sin esta habilidad, corre el riesgo de perder archivos importantes, incumplir plazos y perder un tiempo precioso.

A continuación, le mostramos cómo convertirse en un maestro organizativo eficiente con carpetas, categorías y etiquetas.

1. Utilice carpetas para controlar la ubicación de almacenamiento

"Carpetas" es un término flexible. En OneNote, sus cuadernos son como carpetas. En el Calendario de Outlook, diferentes calendarios representan diferentes carpetas. Piense en carpetas como cajas.

Puede ver todas las cosas en una caja con bastante facilidad. Pero si necesita usar cosas de diferentes cajas al mismo tiempo, se vuelve más complicado. De repente necesitas una tercera caja, una mesa o algo. Puede ser difícil recordar qué va en cada casilla después.

La estructura de carpetas inteligente resuelve este problema.

Las carpetas representan el grupo organizativo más amplio. Evitan que las cosas no relacionadas se mezclen. Por ejemplo, si eres autónomo, es práctico tener una carpeta para cada cliente. La separación garantiza que no mezclará información importante como facturas o progreso.

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Por otro lado, no separe los elementos que necesita usar juntos. Por ejemplo, evite guardar recibos, facturas y los proyectos que representan en carpetas separadas. Esto hace que sea más difícil compararlos entre sí.

La regla de oro para las carpetas es que desea la menor cantidad posible. Esto le evita perder el tiempo cambiando entre ellos.

Ejemplo de estructura de carpetas

Esta es una estructura de carpetas simple que puede utilizar. Te permite gestionar asuntos personales y necesidades laborales, por lo que es ideal para autónomos.

• Trabaja, con subcarpetas opcionales para diferentes clientes.
• Familiar, con subcarpetas compartidas opcionales para colaborar con compañeros de habitación o miembros de la familia.
• Personal, una carpeta privada para necesidades e intereses personales.

Solo con carpetas, puede utilizar una estructura inteligente para clasificar e identificar la información. Pero si tiene herramientas adicionales como categorías, sus opciones mejoran.

2. Usar categorías para ordenar contenido

Las categorías le ayudan a ordenar el contenido de una carpeta. Suelen estar codificados por colores. En algunos programas, los iconos o etiquetas personalizados cumplen esta función. En Trello, las listas son como categorías. Si su software no ofrece categorías, puede usar subcarpetas. Pero esto no es óptimo.

Una estructura de categorías simple y optimizada es importante. Si se vuelve demasiado específico, debe agregar varias categorías por elemento, lo que dificulta la clasificación.

Del mismo modo, no cree categorías generales o misceláneas. Éstas son una receta para los artículos perdidos y la confusión.

Tus propias categorías variarán según tu trabajo y estilo de vida. Aquí hay algunos ejemplos de estructuras de categorías para inspirarse.

Estilo Kanban

Las categorías Kanban ayudan a realizar un seguimiento del progreso en las tareas. Bajo este sistema, las etiquetas manejan datos más específicos como ID de proyectos o nombres de clientes.

Funciona mejor como categorías que como etiquetas porque, en general, las categorías son más visibles.

• Ideas para tormentas de ideas e inspiraciones que aún no se han formado por completo.
• Hacer para tareas que aún no ha comenzado.
• Haciendo para tareas en curso.
• Hecho para los elementos completados que está guardando para los registros. Algunos programas tienen una función de archivo que puede reemplazarla.

Basado en el lugar de trabajo

Si está buscando administrar tareas relacionadas con el trabajo, puede usar un sistema simple de categorías. Funcionaría bien para el Trabaja carpeta en la estructura de carpetas anterior.

• Nombre del proyecto para proyectos complejos con muchos elementos asociados.
• Referencia para elementos que no son tareas que aún necesita conservar, como su horario.
• Grupo de trabajo para distintos equipos o departamentos dentro de su fuerza laboral.

Basado en necesidades

Las estructuras basadas en las necesidades funcionan bien para gestionar los asuntos personales. Le permite identificar rápidamente a qué parte de su vida y salud se relaciona un artículo.

• Necesidades financieras para facturas, presupuestos, compras, planes de pago, pagarés y similares.
• Salud física para diarios de comida y ejercicio, recibos de medicamentos, etc.
• Salud mental para aficiones, pero también guías de meditación y recursos terapéuticos.
• Necesidades sociales por el tiempo que pasa socializando, como horarios de eventos e ideas para citas.

Basado en tiempo

Si su software le permite cambiar la categoría de un elemento con solo un clic o dos, considere una estructura basada en tiempos. Esta estructura ordena las tareas de acuerdo con el tiempo que tardan en completarse.

• 10 minutos o menos.
• 30 minutos o menos.
• 1 hora o menos.
• Tarea larga para proyectos a largo plazo.
• Indefinido para material de referencia.

Las etiquetas son una herramienta que puede utilizar para especificar elementos dentro de una categoría, de modo que pueda encontrarlos más fácilmente. Algún software puede usarlos como hashtags. Otro software, como OneNote, ofrece ajustes preestablecidos de etiquetas y otras funciones de gestión de etiquetas.

Las estructuras de etiquetas pueden parecerse mucho a las estructuras de categorías. La diferencia importante es que las etiquetas pueden superponerse mucho más que las categorías. También cumplen una función diferente a las categorías.

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Las etiquetas garantizan que pueda encontrar un elemento específico basándose en la identificación de términos clave. Son una herramienta de búsqueda, mientras que las categorías son una herramienta de clasificación. También suelen estar fuera de la vista, mientras que las categorías son visibles.

Si su software no tiene ambos, asegúrese de que al menos tenga un sistema de búsqueda sólido para compensarlo.

Puede tener muchas etiquetas diferentes, pero trate de no hacerlas redundantes. Es mejor conformarse con un sistema de etiquetas para identificadores frecuentes que improvisar una nueva etiqueta cada vez.

A continuación, se muestra un ejemplo de un sistema de etiquetas que funcionaría bien para una estructura de categorías basada en proyectos.

Dwight Eisenhower creó este sistema para gestionar su abrumadora carga de trabajo. Puede usarlo para priorizar sus tareas.

• Hagan ahora para tareas de máxima prioridad y cosas que no puede postergar.
• Hacer más tarde para cosas que pueden esperar al menos un día.
• Delegar para las cosas que quedan fuera de su capacidad o conjunto de habilidades.
• Referencia reemplaza el "no hacer" de Eisenhower por tareas innecesarias. Marca herramientas y enlaces útiles.

Conviértete en un maestro de la organización

Optimizando estas herramientas, gana eficiencia. Su estructura de carpetas y categorías mantienen el contenido ordenado sin microgestión. Con las etiquetas, aún puede encontrar un elemento específico rápidamente, incluso en una lista larga.

Si su administrador de tareas no admite estas herramientas, debe cambiar a uno que sí lo haga.

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