Cómo crear una fecha límite que realmente funcione para usted

Los plazos deben ser más motivadores y menos estresantes, no al revés. A menos que una fecha límite pueda sacar lo mejor de usted dentro del tiempo estipulado, no sirve de nada. Por lo tanto, debe tener cuidado al establecer una fecha límite para un proyecto en primer lugar.

Continúe leyendo este artículo para saber cómo puede crear una fecha límite que pueda cumplir.

1. Considere los objetivos y las pautas del proyecto

Si va a crear una fecha límite para un proyecto en el que usted o su equipo está trabajando, debe tener claros los objetivos del proyecto. Aparte de los objetivos generales, también debería haber algunas pautas específicas.

Considere todo esto para comprender el tiempo estimado de finalización y al mismo tiempo cumplir con las reglas y regulaciones. Además, asegúrese de que todos conozcan las pautas y los objetivos de un objeto colaborativo antes de comenzar un proyecto.

2. Divida la tarea en unidades o subtareas más pequeñas

Para crear una fecha límite para un proyecto, debe dividirla en varios fragmentos más pequeños. Estas porciones más pequeñas también se conocen como

tareas y subtareas. Luego, cree fechas límite separadas para cada unidad de tarea más pequeña.

Además, considere las dependencias de las tareas antes de establecer la fecha límite final para todo el proyecto. Ponga la fecha límite para las tareas independientes antes y las tareas dependientes más tarde.

Explique las dependencias a los compañeros de equipo. Por lo tanto, comprenderán la razón detrás de los diferentes plazos para tareas individuales.

3. Tómese el tiempo suficiente para crear una fecha límite

Establecer una fecha límite para el proyecto no es menos importante que las otras tareas involucradas en él. Por lo tanto, nunca se apresure a cumplir una fecha límite. Sin saberlo, puede obligarlo a crear uno poco realista que seguramente se perderá.

Tómese siempre el tiempo suficiente cuando finalice una fecha de vencimiento. Asegúrese de no perderse ningún punto crucial de consideración mientras tiene prisa.

4. Considere las posibles razones del retraso del proyecto

Los retrasos en los proyectos se han vuelto bastante comunes en estos días. Casi todos los equipos tienen un historial de envío de proyectos después de la fecha de vencimiento. Si también le sucedió lo mismo a su equipo, averigüe el razón detrás de un retraso en el proyecto.

Si una fecha límite poco realista causó el retraso del proyecto la última vez, establezca una fecha límite más liberal para su próximo proyecto. En caso de cualquier otro motivo, establezca una fecha límite cuando tenga tiempo suficiente para solucionar ese problema si vuelve a ocurrir.

Si no tiene experiencia directa de retrasos en el proyecto, considere las posibles causas comunes y establezca una fecha límite para evitarlas todas.

5. Tenga cuidado con las prioridades en conflicto

En este mundo competitivo, la mayoría de la gente trabaja en varios proyectos al mismo tiempo. Estas prioridades en conflicto pueden hacer que sus plazos sean inalcanzables. Para evitar eso, verifique el ancho de banda de trabajo de cada miembro del equipo hasta la fecha límite de su proyecto.

Después de tener en cuenta las prioridades de cada miembro del proyecto, puede llegar a una fecha límite viable. Es posible que deba eliminar a algunos miembros de un proyecto y reclutar nuevas personas para terminar el proyecto dentro del tiempo estimado proporcionado por el cliente.

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6. Obtenga la opinión de las partes interesadas

Un proyecto exitoso requiere un esfuerzo de colaboración de todos los involucrados, incluidos los proveedores externos. No es agradable descubrir en medio del proyecto que uno de sus recursos vitales no está disponible debido a las vacaciones.

Es por eso que debe obtener opiniones de todas las partes interesadas del proyecto sobre la fecha límite. Establezca una fecha límite tentativa y pregúnteles si consideran que la fecha límite es razonable en comparación con su carga de trabajo y prioridades. También puede tener varias reuniones con su cliente antes de finalizar una fecha límite.

7. Conozca su nivel de estrés ideal

Tienes que estar de acuerdo en que una cantidad ideal de estrés siempre funciona como motivación. Por lo tanto, cuando decimos que los plazos no deben ser estresantes, no significa eliminar la urgencia por completo. Cada fecha límite que cree debe incluir un nivel moderado de estrés. Te despertará mentalmente o te inspirará a completar el trabajo.

El nivel de estrés ideal varía según la persona y la dificultad de la tarea. Por lo tanto, establezca una fecha límite considerando el nivel de estrés adecuado que no solo le permita completar la tarea a tiempo, sino que también le saque lo mejor de usted.

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8. Asignar tiempo adicional para el cambio de alcance

Ya sea que esté trabajando para un cliente o en un proyecto interno de su organización, pueden ocurrir cambios en el alcance. Dado que no es posible predecir un deslizamiento del alcance, es mejor tener algo de tiempo disponible para ello mientras se programa una fecha límite.

Un equipo puede enfrentar cambios de alcance para el proyecto en cualquier punto del progreso. Por lo tanto, tenga algo de tiempo disponible para ajustar el alcance mientras crea una fecha de vencimiento. También puede explicarle a su cliente que ha ajustado un tiempo extra para este propósito en particular.

9. Manténgase preparado para problemas de última hora

Nadie quiere perder una fecha límite. Por lo tanto, considere todas las posibilidades que puedan causar un retraso en su proyecto, incluidos los problemas de última hora. A veces, los compañeros de equipo pueden esperar hasta el último día para terminar la tarea asignada.

El último día, podría haber una emergencia: alguien podría enfermarse o tener problemas con su computadora o conexión a Internet. Para evitar estos problemas evitables, cree una fecha límite suave uno o dos días antes de la fecha límite original.

Cuando todos envían su trabajo antes de la fecha límite, la presentación del proyecto puede realizarse a tiempo. Si alguien no cumple con la fecha límite flexible, puede delegar la tarea para completarla dentro de la fecha límite. Le evitará retrasos inesperados en el proyecto.

10. Mantenga la fecha límite alcanzable

Una vez que haya considerado todos los factores anteriores, debe establecer una fecha límite alcanzable. Después de definir a los compañeros de equipo y tener una idea completa sobre su disponibilidad y prioridades, debe fijar sin problemas una fecha de vencimiento con la que todos se sientan cómodos.

Si tiene alguna duda, debe pedir directamente a sus compañeros que se lo aclaren. Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarlo a realizar un seguimiento del progreso del proyecto y la disponibilidad de recursos si necesita reprogramar.

Finalizar tareas antes de la fecha límite

Solo una fecha límite alcanzable puede garantizar que pueda completar la tarea dentro de la fecha de vencimiento.

Recuerde seguir los consejos descritos en este artículo mientras crea una fecha límite para que sea realista. También puede volver a encarrilar su proyecto en caso de circunstancias inesperadas.

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