Cómo utilizar Microsoft Outlook para la gestión de proyectos

Si usted o su empresa ya utilizan Microsoft Outlook como aplicación de correo electrónico, es una buena idea utilizarlo como una herramienta completa para la gestión de proyectos. ¿Por qué utilizar otro software robusto con una interfaz desconocida cuando puede asignar tareas, establecer recordatorios y fechas de vencimiento para sus listas de tareas en Microsoft Outlook?

Maximizar su productividad es un asunto fácil con Microsoft Outlook. Viene integrado con numerosas herramientas útiles que lo ayudan a categorizar proyectos, etiquetarlos y hacer mucho más. Echemos un vistazo a todo lo que puede hacer con Microsoft Outlook como herramienta de gestión de proyectos.

1. Asignar tareas

Si trabaja con un equipo pequeño, asignar tareas es simple y sin esfuerzo cuando usa Microsoft Outlook. Ir a Hacer en el panel izquierdo y proceda a Agregar una tareaUna vez que haya agregado la tarea, haga clic derecho y elija Crear una nueva lista a partir de esta tarea.

Una vez que haya creado la lista de tareas, haga clic con el botón derecho y seleccione

Compartir lista. Tendrás la opción de Crear enlace de invitación para que las personas permitan que las personas se unan y editen esta lista de tareas. Esta función es increíblemente útil para clasificar proyectos dentro de un equipo pequeño o mediano.

2. Agregar un alias de correo electrónico

Las actualizaciones de trabajo y la comunicación del proyecto pueden perderse en la avalancha de correos electrónicos que recibe todos los días, incluso cuando está siendo demasiado cuidadoso. Un correo electrónico perdido puede provocar retrasos y objeciones de todo tipo. Una forma sencilla de solucionar este problema es crear un alias de correo electrónico en Microsoft Outlook.

Es una dirección de correo electrónico adicional que usa la misma lista de contactos y configuraciones para recibir correos electrónicos. Puedes hacerlo yendo a Agregar un alias y crear una nueva dirección de correo electrónico, o usar una existente para que funcione como su alias. Todos los correos electrónicos recibidos en esta dirección se colocarán en un software especial de gestión de proyectos, de forma predeterminada.

3. Crear un grupo

Si está tratando de mantener informados a todos los miembros del proyecto sobre todas las actualizaciones del proyecto, puede crear un grupo fácilmente. Esto también facilita la tarea de compartir calendarios (más sobre esto más adelante).

Ir a Gente en el panel izquierdo y busque Grupos y crea uno. Se le pedirá que agregue miembros, y una vez que lo haya hecho, se le mostrará una ID de correo electrónico de grupo donde puede enviar todos los correos relacionados con el proyecto y tener acceso al calendario del grupo. Puede establecer nuevos eventos, mantenerse actualizado sobre los próximos y adelantarse a los plazos.

4. Compartir calendarios

No hay nada mejor que estar en la misma página cuando trabajas en un proyecto. La visibilidad del proyecto es crucial para el éxito del proyecto. Una buena forma de asegurarse de ello es compartiendo un calendario del proyecto que sea accesible para todos los miembros del proyecto.

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No solo puede ver en qué están trabajando los demás, sino que también puede centrarse en los hitos de los eventos y los eventos clave del proyecto que se avecinan. Con una integración de calendario como esa, seguramente nunca se perderá actualizaciones importantes. Ahora puedes compartir tu calendario con tus contactos.

Encontrará la opción para compartir en la parte superior derecha y también puede elegir reflejar las actividades del calendario del grupo del proyecto para que aparezcan en su calendario para mantenerse actualizado.

5. Usar reglas para impulsar un proyecto

Si desea automatizar algunos procesos mundanos y hacerse cargo de la bandeja de entrada de su correo electrónico y de su proyecto, no hay mejor manera de hacerlo que utilizando reglas. Para comenzar, simplemente haga clic con el botón derecho en un correo electrónico y vaya a Acciones avanzadas.

Haga clic en un Crear regla desde el menú desplegable. Puede elegir mover el correo electrónico existente a una carpeta de su elección y, si desea hacer más, seleccione Mas opcionesTambién puede agregar una acción y decidir qué sucede cada vez que recibe un correo de este destinatario.

6. Categorizar todo

Cuando su trabajo es remoto y se comunica mucha comunicación por correo electrónico, es mejor categorizar y etiquetar diferentes proyectos para que no se pierda correspondencia importante. Puede hacer clic con el botón derecho en un correo electrónico y elegir Clasificar por categorías desde el menú desplegable. Ahora, puede elegir entre las categorías que ya están disponibles o proceder a crear una nueva.

Si tiene que introducir cambios en una categoría existente, puede hacerlo en Administrar categorías.

7. Usa la barra de búsqueda

Si no cree en categorizar todo o poner etiquetas a sus correos electrónicos, puede usar la barra de búsqueda para buscar correos electrónicos de proyectos. Dé una palabra clave relevante y encontrará exactamente lo que está buscando, cada vez.

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La barra de búsqueda le permite buscar específicamente en una carpeta de su elección, o una subcarpeta, facilitando así su tarea. Ahorra tiempo y mucho esfuerzo. Además, también puede buscar en correos electrónicos eliminados, historial de conversaciones o especificar otros detalles como asunto, palabra clave y destinatario para ayudarlo a encontrar lo que está buscando.

8. Cree nuevas carpetas para diferenciar proyectos

Siempre puede configurar una nueva carpeta para contener información sobre un proyecto. Cuando haga eso, las posibilidades de mezclar proyectos o perder correos electrónicos importantes y fechas límite se reducirán al mínimo. Clickea en el tres lineas en la parte superior izquierda de la pantalla y vaya al final del menú desplegable.

Allí encontrarás Nueva carpetay tardará menos de un segundo en crear una nueva carpeta.

9. Utilice Excel, PowerPoint, Word y OneNote

Microsoft Outlook o su versión web Outlook.com viene integrado con Excel, PowerPoint, Word y OneNote. Puede acceder fácilmente al paquete de software de productividad de Microsoft desde la página de inicio. Puede encontrarlos en el panel de la izquierda y puede comenzar en poco tiempo.

Estas integraciones lo ayudan a hacer presentaciones, agregar notas, crear hojas de cálculo y documentos, en muy poco tiempo, todo desde la conveniencia de una única pantalla.

Microsoft Outlook facilita la gestión de proyectos

Perfecto para equipos remotos que trabajan en línea, Microsoft Outlook es extremadamente útil para asignar tareas y automatizar tareas mundanas. Cuando tiene la opción de crear nuevas carpetas, subcarpetas, alias de correo electrónico y ordenar todo en categorías, nada puede salir mal.

Microsoft Outlook puede ser útil para la gestión de su proyecto al permitirle crear tareas desde un correo electrónico, crear notas adhesivas y crear tableros, para que pueda ver todo de un vistazo. Con una herramienta de gestión de proyectos que viene con la interfaz familiar de su aplicación de correo electrónico, puede estar al tanto de sus herramientas de productividad en cualquier lugar y en cualquier momento.

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