Cómo categorizar el color de su calendario de Outlook

Es bien sabido que el uso del color para etiquetar diferentes piezas de información mejora la retención de la memoria y, a su vez, la productividad. Es posible que haya utilizado el color para resaltar notas en la escuela o en reuniones, o utilizado el color para trazar gráficos. De cualquier manera, hay una razón por la que la gente lo utiliza.

Cuando planifica su agenda o reserva reuniones, el calendario de Outlook viene equipado con muchas herramientas para mantenerlo organizado. Una de estas herramientas es la función Categorías, que le permite clasificar las citas por color. Aquí vemos cómo usar Categorías en Outlook de manera efectiva.

Cómo configurar categorías en el calendario de Outlook

Hay dos formas distintas de configurar categorías en su calendario de Outlook. Esto depende de si está utilizando la versión web o la aplicación, pero ambas crean el mismo resultado.

Para la versión de la aplicación, la forma más sencilla es la siguiente:

1. Haga clic en una cita en su calendario de Outlook.
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2. En la cinta, el Cita La pestaña debería abrirse.
3. Hacer clic Clasificar por categorías.
4. En el menú desplegable, seleccione todas las categorias para abrir el Categorías de color ventana.
5. Seleccione Nuevo para crear una nueva categoría.
6. Nombre su categoría y seleccione un color de su elección.
7. Repita para tantas categorías como desee y haga clic en OK en ambas ventanas para aplicarlo.

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Luego, puede categorizar todas sus citas haciendo clic en eventos de calendario ya existentes y seleccionando la categoría de la misma Clasificar por categorías desplegable. Cuando crea una nueva cita, el Clasificar por categorías La opción aparecerá en la Nueva cita cristal.

Para la versión web del calendario de Outlook:

1. En la barra de herramientas azul en la parte superior de la pantalla, haga clic en el Diente icono para Ajustes.
2. En la barra de búsqueda, escriba "Categorías"Y seleccione Categorías de los resultados.
3. En el Categorías ventana de configuración, haga clic en Crear categoría.
4. Nombra tu categoría y selecciona un color de las opciones en la pantalla.
5. Repita, según sea necesario, y haga clic en Ahorrar.
6. Hacer clic X para salir de la configuración.

A continuación, puede hacer clic y Editar cualquier cita existente o nueva, y donde dice Calendario con un círculo de color al lado, puede elegir la categoría en el menú desplegable. Puede eliminar o editar sus categorías siguiendo los mismos pasos para cada versión y simplemente haciendo clic en el Editar o Borrar opciones según sea necesario.

Elegir los colores correctos

Como se mencionó anteriormente, categorizar su calendario usando colores tiene sus beneficios. Todo lo que necesita hacer es mirar su calendario para la próxima semana y tendrá una descripción general rápida de lo que puede esperar. Sabrá automáticamente lo que está sucediendo sin tener que leer todo el texto y distinguirlo usted mismo.

Las investigaciones han demostrado que el color afecta nuestro comportamiento, emociones y aprendizaje, y algunos colores son mejores que otros cuando se trata de productividad. Estos son:

• Rojos, naranjas y amarillos para obtener detalles y recuperar la memoria.
• Verdes para concentración y concentración.
• Morados para la creatividad.
• Blues para efectos calmantes.

Sin embargo, debe evitar el uso de colores con los que tenga asociaciones negativas.

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Cómo categorizar su calendario de Outlook de manera efectiva

Cuando esté completando su calendario de Outlook, sus categorías deben agregar valor en lugar de ser solo un ejercicio de casilla de verificación. Ser inteligente sobre cómo categorizar sus citas tendrá efectos óptimos en su productividad.

En primer lugar, para que sea sencillo y eficaz, apunte a unas seis categorías distintas para evitar tener demasiadas. Puede que necesite tener más, pero no se exceda.

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En segundo lugar, deberían ser tipos de trabajo claramente diferentes. Esto diferirá según sus responsabilidades laborales, pero podría verse así:

• Reuniones
• Trabajo de colaboración o proyecto
• Trabajo del cliente
• Administración
• Entrenamiento y habilidades

Por supuesto, habrá eventos que no siempre encajen perfectamente en cada etiqueta, pero seleccione la que esté más alineada. Haga lo que tenga sentido para usted y, si descubre que no está usando uno, elimínelo.

La categorización del calendario funciona

Su calendario de Outlook es una de las herramientas más importantes que utilizará durante una semana laboral normal. Almacena todas sus reuniones y tareas a las que necesita acceder, por lo que tiene sentido utilizarlo en todo su potencial.

Juega con diferentes colores y tipos de categorías, y cíñete a ello. Te sentirás más organizado y podrás leer mejor tu agenda, lo que puede ser un gran ahorro de tiempo durante esos períodos ocupados.

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