¿A veces sientes que estás nadando en un mar de proyectos y no sabes cómo priorizar tu trabajo? Puede hacer que todos sus proyectos sean visibles y sus objetivos a largo plazo claros con la priorización de proyectos plantillas, al tiempo que obtiene acceso rápido a descripciones de tareas, hitos del proyecto y éxito crítico factores.
Comience cada proyecto con el pie derecho utilizando estas plantillas únicas para las reuniones de inicio del proyecto, así como asignando prioridades a los objetivos en orden de importancia y más.
1. Priorización de ideas: matriz de acción-prioridad de Someka
La matriz Acción-Prioridad, también conocida como Matriz Impacto-Esfuerzo, es una herramienta simple que ayuda a alinear a los equipos en torno a las ideas más importantes. Ideal para empresas emergentes, pequeñas empresas y organizaciones sin fines de lucro, la plantilla clasifica fácilmente las ideas. basado en consideraciones importantes como la dotación de personal, los recursos, el impulso, el costo y el esfuerzo general y impacto.
La plantilla está organizada en una matriz de esfuerzo e impacto / importancia, que clasifica cada idea según su éxito en uno de cuatro escenarios (alto esfuerzo-alto impacto, bajo esfuerzo-alto impacto, alto esfuerzo-bajo impacto o bajo esfuerzo-bajo Impacto). Este marco lo ayudará a tomar decisiones más informadas sobre dónde invertir su tiempo y recursos.
Descargar:Someka (Gratis, disponible como archivo Excel)
2. Priorización de objetivos: hoja de trabajo de objetivos SMART de Vertex42
Configuración INTELIGENTE metas no solo le ayuda a dar forma a sus planes a largo plazo, sino que le permite poner su mejor trabajo en sus proyectos más ambiciosos. Ofrece una forma rentable de ayudarle a alcanzar los objetivos y metas de su organización.
A INTELIGENTE El objetivo debe abarcar todo lo siguiente:
Específico: Los objetivos deben estar bien definidos y enunciados con claridad.
Mensurable: Debe haber una forma definitiva de medir si ha logrado los objetivos, en términos de métricas de éxito cuantificables.
Realizable: Debe asegurarse de que el objetivo no sea imposible de completar.
Pertinente: Las metas deben ser realistas y relevantes para los objetivos de su proyecto.
Limitados en el tiempo: Los objetivos deben tener un límite de tiempo e incluir fechas objetivo para su configuración y finalización.
Utilice esta plantilla para crear un plan para alcanzar los objetivos del proyecto. Esta es una excelente manera de registrar metas, plazos, medidas de éxito, referencias o recursos utilizados, tanto a corto como a largo plazo, y las fortalezas y habilidades utilizadas para alcanzar los objetivos del proyecto.
Descargar: Vértice42 (Gratis, disponible como archivo Excel)
3. Priorización del flujo de trabajo: plantilla de matriz de Eisenhower de Someka
Conceptualizado por el ex presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, la Matriz de Eisenhower es una excelente manera de organizar y priorizar sus proyectos. La Matriz de Eisenhower, también conocida como Matriz Urgente / Importante, es una herramienta que organiza las tareas en cuatro categorías según la urgencia y la importancia. Las cuatro categorías de tareas son:
- Tareas urgentes e importantes son los elementos que son urgentes e importantes y deben abordarse de inmediato, como las prioridades, las emergencias y los plazos.
- Tareas no urgentes, pero importantes son elementos que son importantes pero no prioritarios, como escribir un diario, actividades de compras, etc.
- Tareas urgentes, pero no importantes son actividades que no son necesariamente importantes pero sí urgentes, como llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos, etc., a las que responderá cuando tenga la oportunidad.
- Tareas no urgentes, no importantes incluya tareas que no sean urgentes o importantes, ya que no lo ayudarán a alcanzar sus metas.
Proporciona el marco para planificar la secuencia de actividades, lo que garantiza que esté trabajando en las cosas correctas en el momento adecuado. Puede analizar las tareas prioritarias, evitar tareas innecesarias, reducir las distracciones y también prepararse para contingencias.
Descargar: Someka (Gratis, disponible como archivo de Excel)
4. Priorización de incidentes: Matriz de prioridad de incidentes de Smartsheet
Un incidente es un evento disruptivo que afecta negativamente el logro de los objetivos de un proyecto. Los incidentes pueden ocurrir en cualquier momento, desde un corte de energía prolongado causado por un desastre natural hasta un equipo o software que no funciona correctamente.
El uso de una matriz de prioridad de incidentes es un enfoque estructurado para manejar incidentes mientras se manejan los muchos componentes del incidente. Esta suele ser una herramienta invaluable para administrar las solicitudes de servicios de TI.
Cada organización tiene diferentes prioridades para la recuperación de riesgos y desastres. Utilice la plantilla para asignar colores de prioridad a cada solicitud de servicio, en función de si es un incidente esencial, crítico, moderado o menor, y luego realizar un seguimiento del progreso a través de los flujo de trabajo.
Con un sistema fácil de usar para etiquetar incidentes y campos estructurados para almacenar información relevante, puede concentrarse en resoluciones más rápidas mientras se asegura de que sus clientes estén satisfechos.
Descargar: Hoja inteligente (Gratis, disponible como plantilla de Excel)
5. Priorización de productos: plantilla RICE (alcance, impacto, confianza, esfuerzo) por Intercom
los ARROZ modelo le ayuda a usted y a su equipo a evaluar la prioridad de una iniciativa. Esta metodología es excelente para brindar claridad en torno a la dirección de las características del producto, lo que permite a los equipos tomar mejores decisiones al principio del proceso.
Bajo el marco, Alcanzar se define por el porcentaje de prospectos que podrían utilizar su producto, generalmente medido en términos de "transacciones por mes" u otras métricas similares. El siguiente paso sería evaluar la impacto de conjuntos de funciones, accionados por sus usuarios. Según los conocimientos que recopile, podrá priorizar uno sobre el otro. Lo lleva a invertir en características de productos que aumentan las tasas de conversión o mejoran la experiencia de los clientes.
los Confianza El estimador le permite definir un sistema de puntuación de confianza para evaluar las estimaciones de su equipo y determinar algún tipo de clasificación de consenso. Esta herramienta le dice al equipo lo que es probable y razonable, en lugar de darle más peso a opiniones o ideas irrelevantes o mal definidas.
Cuando se trata de Esfuerzo, es probable que su proyecto tarde meses en completarse, por lo que es fundamental realizar estimaciones de tiempo y trabajo para cada fase del proyecto, incluido el diseño, el desarrollo y las pruebas. Le ayuda a concentrar su energía para evitar perder tiempo en actividades de bajo valor que conducen a resultados que no son óptimos o simplemente “lo suficientemente buenos”.
Descargar:Intercomunicador (Gratis, disponible como archivo Excel)
6. Priorización de tareas diarias: plantilla de lista de tareas de Smartsheet
Cuando trabaja en varios proyectos, puede resultar difícil mantener sus tareas organizadas a diario. Al enumerar las tareas importantes que lo mantienen encaminado, puede completar proyectos de manera efectiva mientras organiza todos los mandatos que le imponen sus superiores, clientes, colegas y otras partes interesadas.
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Esta plantilla de lista de tareas le ayuda a crear una lista de prioridades de las tareas involucradas en su proyecto y a realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento, los hitos y los entregables a medida que avanza. Siempre puede volver atrás y agregar más a medida que se desarrolla el proyecto, o eliminar o cambiar tareas si es necesario modificarlas. También puede crear subtareas más tarde, por lo que está bien preparado si algunas de sus tareas son demasiado complejas.
Descargar:Hoja inteligente (Gratis, disponible como archivo Excel)
Mejorar la priorización y la gestión de proyectos
Las plantillas de priorización de proyectos proporcionan un medio claro y sistemático de identificar y seleccionar proyectos para una mayor eficiencia y eficacia. Acelerarán el proceso de investigación y desarrollo de cada proyecto al proporcionar un marco esqueleto para usar con efecto inmediato.
Además, también puede evitar el riesgo de sesgos, fomentar la colaboración y garantizar la selección de los proyectos de mayor prioridad para recursos limitados. Mantener estas plantillas consistentes con todos los proyectos está garantizado para mejorar la productividad, las tasas de éxito del proyecto y la calidad general del trabajo.
Los proyectos grupales pueden ser difíciles, especialmente cuando uno de los miembros no está haciendo su parte. Aquí hay algunas formas de hacer que los proyectos grupales sean menos dolorosos.
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- Plantillas de Office
- Gestión de proyectos
- Administración de tareas
Cheryl es una creadora de contenido y estratega con un enfoque en estilo de vida, aplicaciones móviles y medios digitales. Ha revisado productos y aplicaciones de tecnología en cuanto a contenido, usabilidad y accesibilidad. Trabaja en estrecha colaboración con personas y empresas para diseñar campañas que conecten a las marcas con los clientes utilizando la combinación adecuada de palabras y elementos visuales.
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