Elimine su lista de tareas pendientes: cómo vivir en su calendario para la gestión de tareas

Todo el mundo ha oído hablar de una lista de tareas pendientes, y la mayoría de la gente usa una para realizar un seguimiento del trabajo pendiente que deben completar. Sin embargo, como con cualquier cosa, las listas de tareas pueden salirse de control rápidamente y, de hecho, pueden terminar contrarrestando su productividad.

Vivir en su calendario significa eliminar su lista y programar sus tareas pendientes en su calendario. Si sus tareas pendientes le causan más problemas de los que le gustaría, esta podría ser su solución.

Lista de cosas por hacer vs. Viviendo en tu calendario

No hay nada de malo en las listas de tareas pendientes per se, pero requieren mucha disciplina para ser efectivas. Las tareas pendientes son increíblemente abiertas, y la responsabilidad recae en usted para hacer que funcionen correctamente. Estas son solo algunas de las cosas que pueden dañar su utilidad:

• Si son demasiado largos, pueden resultar abrumadores.
• No proporcionan contexto para la priorización.
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• Pueden consistir en muchas tareas innecesarias.
• Es más probable que realice tareas más pequeñas y agradables y descuide a los demás.
• Necesita aplicaciones adicionales para hacer que su lista de tareas sea móvil.

Por otro lado, vivir en su calendario aborda la mayoría de estos problemas debido a cómo funciona. Cuando tienes un trabajo que necesitas completar, miras tu calendario y programa ese trabajo como una cita entre tus otras responsabilidades. Esto automáticamente le hace priorizar la tarea dentro del contexto de sus otros trabajos.

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Además, es más probable que realice las tareas más difíciles y complejas porque ya están programadas, lo que evita la procrastinación. Todo esto es posible sin listas largas y desagradables porque su calendario es un centro de trabajo de información que lo reúne todo.

La mayoría de los lugares de trabajo ya utilizan una aplicación de calendario digital como Outlook o Google Calendar. Esto significa que puede llevarlo consigo sobre la marcha mediante el enlace web o la aplicación en cualquier dispositivo digital que necesite.

Hay solo algunas reglas sencillas para vivir en su calendario que optimizarán su administración y son mucho menos complicadas que las reglas de la lista de tareas pendientes.

El bloqueo de tiempo es tu amigo

Esto es algo de lo que no puede escapar, independientemente del medio que utilice para el seguimiento de tareas. Bloquear el tiempo significa tomarse un tiempo al comienzo de la semana o del día para escribir cualquier trabajo que necesite hacer.

Es una iniciativa que ahorra tiempo y aumenta significativamente la producción de su trabajo. Al hacer esto, ya sabe lo que debe abordar con anticipación y puede dedicar el resto de su semana laboral a abordar sus responsabilidades.

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Antes de comenzar tu trabajo, tómate entre 15 y 20 minutos para completar tu calendario. Con los plazos en mente, encuentre el tiempo entre sus reuniones, proyectos y el trabajo del cliente para crear una cita para su tarea.

Si una de sus tareas pendientes implica programar una reunión con un colega, cree la reunión en su calendario e invítelos. Asegúrese de incluir un enlace a la reunión de la aplicación de conferencias digitales que utiliza, si desea reunirse virtualmente.

Utilice temas para administrar sus tareas

La codificación por colores de las citas de su calendario en categorías ayuda enormemente a diferenciar entre tareas, reuniones, trabajo de proyectos y otras tareas. De un vistazo rápido, podrá saber qué constituye su semana y planificar en consecuencia.

Para hacer esto en Outlook, haga clic en cualquier cita y en la cinta, haga clic en Categorizar> Todas las categorías. Seleccione Nuevo, escriba el nombre de su tema, elija un color y luego haga clic en OK.

Repita para todos los temas que desee. Luego puede asignar una categoría a cada cita que cree. En Google Calendar, haga clic con el botón derecho en cualquier cita y seleccione cualquiera de los colores que aparecen.

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Asegúrate de nombrar las categorías según el tipo de trabajo que sea y elige colores a los que respondas bien. Algunos ejemplos de categorías podrían ser:

• Trabajo de proyecto
• Admin y tareas
• Clientela
• Reuniones
• Capacitación

Comparta su calendario con sus colegas

Si bien puede usar una aplicación de lista de tareas pendientes como Todolist para compartir su progreso con otros miembros del personal, si no usan el mismo software, no podrán verlo fácilmente. Aquí es donde vivir en el calendario predeterminado de su oficina tiene una ventaja adicional.

Al compartir su calendario, sus colegas podrán ver su progreso con solo verlo. Esto evita que su bandeja de entrada se atasque con correos electrónicos que preguntan sobre su progreso, y ni siquiera necesitará etiquetarlos en ella. Sin embargo, asegúrese de informarles que así es como trabaja.

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Para compartir su calendario de Outlook:

1. En la cinta, haga clic en Compartir calendario y seleccione el que desea dar a conocer.
2. Hacer clic Agregar para ingresar las direcciones de correo electrónico de su equipo y luego está bien.
3. Debajo Permisos seleccione cualquiera Puede ver títulos y ubicaciones o Puede ver todos los detalles.
4. Hacer clic Solicitar y está bien.

Para saber cómo hacer un calendario compartido en Google, puede ver este video oficial de Google Workspace:

Sea realista acerca de su programación

Aunque vivir en su calendario evita muchos de los problemas de la priorización de la lista de tareas pendientes y la administración del tiempo, aún debe ser realista e inteligente acerca de cómo programar sus asignaciones. Afortunadamente, existen algunos consejos probados y comprobados para administrar esto de manera efectiva:

• Si no tiene tiempo para completar una tarea grande, prográmela como varias tareas más pequeñas.
• Tómese más tiempo del que cree que necesitará.
• Evite realizar tareas justo antes de una reunión; Date un intervalo de 30 minutos entre ellos.
• Si una tarea es urgente, decida si desea reorganizar otras cosas en su calendario.

Lo más probable es que termine sus trabajos y tenga tiempo libre, lo que significa que se pondrá al día con los correos electrónicos y otros pequeños detalles que surgen a lo largo del día.

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Viva en su calendario para mejorar la productividad

Su calendario es una herramienta conveniente que ya tiene todos los recursos que necesita para realizar un seguimiento de su trabajo. Vivir en su calendario proporciona un enfoque integrado para administrar su carga de trabajo y mantiene todo en un solo lugar.

Usando las reglas mencionadas anteriormente, estará bien encaminado para ahorrar tiempo, mejorar su productividad y será más efectivo mientras lo hace. Pruébelo y quizás se pregunte por qué alguna vez usó una lista de tareas pendientes en primer lugar.

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