Diez cosas que no sabía que podía hacer con Microsoft SharePoint

Para muchos, SharePoint es una plataforma con funcionalidades limitadas. Pero ese no es el caso. Puede hacer muchas cosas en esta plataforma, algunas de las cuales pueden haber sido desconocidas para usted hasta ahora.

En este artículo, revelaremos características de SharePoint que seguramente sorprenderán a sus colegas.

1. Procesamiento de facturas

Si su organización trabaja con clientes externos, la generación y el procesamiento de facturas son partes cruciales de su proceso de trabajo. La mayoría de las organizaciones dependen de herramientas externas para la gestión de facturas. Sin embargo, SharePoint los usuarios pueden realizar la mayoría de los pasos desde su plataforma nativa.

Puede usar Microsoft Forms para recopilar datos de facturas e importarlos a SharePoint. También es posible crear una factura y realizar su análisis de ingresos simultáneamente en SharePoint.

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Estos procesos requieren la participación de menos personas. Por lo tanto, hay menos posibilidades de que se produzcan errores durante la entrada de datos. Además, la inclusión de pasos automatizados agiliza la facturación. También puede averiguar fácilmente sobre el progreso del proceso.

2. Usar durante la incorporación

Reclutar e incorporar nuevas personas a una empresa es una tarea engorrosa. Todo debe estar en su lugar para garantizar una experiencia positiva para el nuevo miembro del equipo.

Al integrar Microsoft Forms y Power Automate con SharePoint, puede acumular toda la información en un solo lugar y crear un flujo de trabajo para todos los departamentos. Después de configurar la integración y el flujo de trabajo, el gerente de recursos humanos solo necesita monitorear cada paso.

El uso de SharePoint en el proceso de incorporación ofrece una situación en la que todos ganan tanto para los nuevos empleados como para los ejecutivos de recursos humanos. Si bien el nuevo recluta puede comenzar de inmediato con todo lo disponible, los reclutadores deberán esforzarse menos en la incorporación.

3. Administrar inventarios

La gestión de inventario es un proceso agitado, ya que implica una serie de tareas y subtareas, como el calendario de adquisiciones, el seguimiento de costes y el mantenimiento. Además, las dependencias de las tareas pueden hacer que el proceso sea largo y complejo.

Si usa SharePoint, puede integrarlo con Power Automate, Microsoft Lists y Microsoft Teams para administrar su inventario sin problemas. Le permitirá administrar todos los procesos, incluido el listado de productos, la programación de operaciones y la visualización de datos desde una única plataforma.

Además de reducir el tiempo necesario para la gestión de equipos, estas integraciones eliminan considerablemente la posibilidad de errores y duplicación de la entrada de datos.

4. Comparta documentos con cualquier persona

Si trabaja con un cliente o proveedor, compartir archivos con personas ajenas a su equipo es una parte indispensable de su proceso de trabajo. Con SharePoint, puede compartir fácilmente archivos o documentos con otros. Las funciones de permiso garantizan que tenga implementadas las medidas de seguridad necesarias.

Según el tipo de seguridad que desee, puede permitir que las personas vean o editen el documento. También puede controlar quién puede acceder al archivo con el tipo de permiso adecuado.

SharePoint le permite crear plantillas de archivos y carpetas con diferentes permisos. Le evita configurar manualmente los permisos para cada nuevo archivo o carpeta que cree.

5. Crear sitio wiki

Con el creciente volumen de información, las organizaciones necesitan tener su sitio Wiki. Dichos sitios pueden almacenar y administrar todo tipo de información, como artículos de conocimiento, información de servicios generales, información de artículos y discusiones comerciales.

Es posible que no sepa que en SharePoint, puede obtener un elemento llamado Sitio Wiki. Puede manejar todos los requisitos de una organización con respecto a Wiki que una Wikipedia genérica no puede administrar.

El uso del sitio Wiki de SharePoint también es sencillo. Agregue el contenido y compártalo después de obtener la aprobación de la administración. También puede usar la Lista de SharePoint para ordenar y convertir datos en un archivo de Excel y usarlo en otros formatos en el Wiki.

6. Integrar con Microsoft Teams

Si bien Microsoft Teams es la herramienta definitiva para la colaboración, su integración con SharePoint llevará la eficiencia de su equipo al siguiente nivel. Esta integración será particularmente útil para organizaciones donde los empleados necesitan manejar múltiples proyectos simultáneamente.

SharePoint y Teams juntos ofrecerán funcionalidades robustas al centralizar la información. También se llevará a cabo la colaboración y comunicación entre compañeros, adhiriéndose a los cumplimientos.

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7. Utilizar como editor de contenido avanzado

Dado que SharePoint es una plataforma de administración de documentos, viene con funciones avanzadas de edición de contenido. Pero, ¿sabe que no es necesario utilizar herramientas de diseño web como SharePoint Designer o DreamWeaver para editar un documento?

Con la ayuda de un elemento web de editor de contenido, puede realizar los cambios necesarios en una página. Algunas de las características resaltadas son agregar texto formateado, imágenes, tablas e hipervínculos a una página. Además, puede hacer todo esto sin siquiera abrir el documento en el editor avanzado.

8. Sincronizar el horario de los miembros del equipo

Muchos usuarios de SharePoint no saben que la plataforma ofrece un calendario compartido. Todos los miembros del equipo de SharePoint pueden agregar, editar y ver sus próximos eventos y horarios. De hecho, también puede definir diferentes grupos dentro de este calendario y luego agregar eventos en consecuencia.

Además de las funciones regulares del calendario, este calendario admite la asignación de colores separados para cada tipo de evento, como reuniones, seminarios web, días festivos. Por lo tanto, puede encontrar fácilmente un evento en un calendario.

9. Automatizar tareas

La automatización del trabajo ayuda a las personas a concentrarse en tareas cruciales. A medida que este proceso automatiza las tareas cotidianas y mundanas, la productividad de un equipo aumenta de manera múltiple. Con los flujos de trabajo de SharePoint, puede automatizar sus procesos de trabajo en gran medida.

En SharePoint, obtiene cinco flujos de trabajo preprogramados: recopilación de comentarios, aprobación, aprobación de publicación, recopilación de firmas y flujos de trabajo de tres estados. Cada uno de los flujos de trabajo reduce el tiempo y la mano de obra que necesita para poner en un proyecto.

Además, la plataforma también le ofrece la opción de desarrollar flujos de trabajo personalizados según los requisitos de su negocio.

10. Conservar la versión anterior de un documento

El control de versiones es una parte vital de la gestión de documentos, especialmente si el documento es parte de un proyecto colaborativo que involucra a varios editores. Por lo general, los editores autorizados pueden realizar cambios en un documento cuando lo deseen.

SharePoint muestra la última versión de un documento con todas las ediciones recientes a cualquiera que pueda acceder a él. Sin embargo, eso no es todo. También guarda todas las versiones desde la creación de ese archivo en el Historial de versiones. Cualquiera puede acceder al historial de versiones para ver quién realizó qué cambios en el documento.

Sorprenda a todos con características de SharePoint desconocidas

SharePoint no es solo para la gestión de documentos en línea. Puede utilizarlo para otros fines. Aquí, ha llegado a conocer algunas funcionalidades poco comunes de esta plataforma.

Si bien muchos de estos pueden sorprenderlo, todas estas características de SharePoint le permitirán realizar tareas sin cambiar la herramienta.

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