3 consejos de escritura accesibles para la oficina

En la oficina, las personas deben poder comprender lo que se les comunica, para que el trabajo se realice correctamente. En su mayor parte, esto se hace bien, sin embargo, con el aumento de la diversidad en los lugares de trabajo, no hay momento como el presente para subir de nivel.

Si desea saber cómo mejorar la accesibilidad de sus correos electrónicos, documentación y otros medios de oficina escritos, aquí analizamos algunos consejos sobre cómo hacerlo.

Razones para tener materiales accesibles

Si está leyendo esto, su razón para mejorar la accesibilidad en el material escrito podría ser volverse más inclusivo y es una de las principales razones por las que la mayoría de las empresas lo adoptan. Un espacio de trabajo inclusivo atrae diversas contrataciones y apoya al personal que lo necesita.

Es bien sabido que cuando el entorno es el adecuado, las personas con necesidades específicas de aprendizaje pueden pensar de forma creativa y, a menudo, sobresalir. Comenzar con la forma en que se comunica es la base para esto.

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Sin embargo, la accesibilidad también es un movimiento comercial increíblemente inteligente. El hecho de que sepas lo que quieres decir no significa que se traduzca de esa manera. Si todos entienden qué es lo que deben hacer y las cosas tienen sentido, significa:

• Menos errores
• Mayor confianza del personal
• Llegas a una audiencia más amplia
• Un lugar de trabajo más atractivo
• Ahorras tiempo a la hora de explicar las cosas

Lo más importante es que es increíblemente fácil de hacer y, de hecho, puede mejorar el rendimiento de su trabajo a lo largo del camino.

1. Usar lenguaje simple

Ya sea que esté enviando un correo electrónico a una gran audiencia, escribiendo un boletín informativo o creando nueva documentación para un nuevo procedimiento en el trabajo, la intención es que otros lo tomen en cuenta. En estos casos, es necesario utilizar un lenguaje sencillo.

En primer lugar, debe evitar el uso de siglas y jerga en su texto. Es posible que algunas personas no sepan lo que quieren decir y pueden ser una barrera para los principiantes. También pueden hacer que los empleados se sientan excluidos y reducir el impacto general de su trabajo. En su lugar, escriba las siglas en su totalidad y opte por palabras que todos puedan entender.

Al escribir para una audiencia, un buen consejo es escribir para alguien que no tiene idea de cuál es tu trabajo. Mucha comunicación escrita pasa por alto los detalles importantes y se pierde en los pasos necesarios. Esto sucede cuando el autor está escribiendo desde un lugar de conocimiento, y mentalmente llena los vacíos, en lugar de escribirlos.

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Al ser minucioso y considerar cada paso con atención, puede escribir una explicación más detallada y es menos probable que los empleados soliciten una aclaración. Por ejemplo, decirle a alguien lo que debe hacer puede ser bastante abierto, mientras que decirle a alguien lo que no debe hacer mantiene la instrucción específica.

Puede usar ejemplos si está luchando por simplificar algo, para darle también a su trabajo alguna aplicación en el mundo real.

2. Uso de fuentes accesibles

Existe una razón por la cual la mayoría de los sitios web, aplicaciones y sitios de redes sociales usan el mismo tipo de fuente, y es porque saben que llega a un público más amplio. Sus aplicaciones de correo electrónico y mensajería digital ya tienen una fuente predeterminada que es fácil de leer, que generalmente es Arial o Calibri, y son fuentes accesibles ideales para usar en toda la documentación escrita.

El texto en minúsculas también es más agradable a la vista, así que evita usar todas las mayúsculas, como cuando escribes títulos o intentas enfatizar algo. En cambio, puedes negrita las palabras para llamar la atención de la persona o dividir el texto.

Además, el tamaño de la fuente puede ser importante para los empleados que luchan por ver un texto más pequeño. El texto de 12px o más es ideal y, a menudo, es el estándar para materiales públicos. Si es más pequeño que esto, corre el riesgo de que las personas no puedan leerlo correctamente. Por supuesto, pueden usar el Zoom funcionan en sus computadoras si se trata de un archivo digital, pero si se ha impreso, esto puede presentar problemas.

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Por último, la fuente y los fondos deben ser en blanco y negro, y si debe usar color, el azul es el mejor porque es el que la mayoría de las personas con daltonismo pueden distinguir. No solo eso, es un color simple que no contrasta.

3. Romper bloques de texto

¿Ha recibido alguna vez un correo electrónico o un documento que contenga bloques de texto continuos? Si es así, sabrá que puede resultar desagradable y que también puede ser difícil de leer para muchas personas. Afortunadamente, existen algunas formas rápidas y fáciles de hacer que los fragmentos de texto detallados sean más accesibles.

Las viñetas y las listas numeradas son excelentes herramientas para enumerar ideas, beneficios, pasos y otros fragmentos de información. Asegúrese de que las viñetas sean concisas y específicas, y podrá condensar varios párrafos en una sección fácil de leer. Mantiene la atención del lector y le ahorra tiempo.

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Otra forma de dividir el texto es usar imágenes. Sin embargo, debe tener cuidado con las imágenes que usa. Cualquier imagen que use debe complementar el texto; Si su imagen contiene información importante que no está incluida en su escritura, podría estar excluyendo o confundiendo a las personas. Las imágenes también deben usar colores simples y evitar colores contrastantes que puedan ser difíciles de ver para otras personas.

Es posible que no necesite hacer esto si es solo un correo electrónico que está enviando, pero en ese caso, puede valer la pena. considerando si ese único correo electrónico podría dividirse en correos electrónicos separados si contiene muchas ideas diferentes y temas. Mantener un tema por correo electrónico es ideal si hay mucho que transmitir.

Ser accesible ayuda a todos

Todo el mundo tiene diferentes formas de trabajar y algunas personas pueden necesitar cosas adicionales que no se consideran aquí. Lo importante es obtener retroalimentación y descubrir qué funciona para las personas; cuanto más pueda mejorar la accesibilidad de su comunicación escrita, más beneficios verá.

No lo pienses demasiado; sólo empieza y pruébalo. Con estos consejos, estará bien encaminado hacia un lugar de trabajo accesible, y otros apreciarán su enfoque de atención plena.

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