¿Qué es un wiki interno y cómo se puede configurar?

Es difícil mantener sincronizado el conocimiento de su empresa entre todos los empleados cuando no tiene una buena forma de almacenar y compartir información. Esto conduce a una disminución de la productividad ya que los empleados pasan más tiempo buscando respuestas en lugar de trabajar.

Una wiki interna puede ayudarlo a resolver este problema. En este artículo, lo guiaremos a través del proceso de configuración de su wiki, pero primero:

¿Qué es una wiki interna y cuáles son sus beneficios?

Una wiki interna es un repositorio de conocimientos que permite a los empleados crear, editar y compartir contenido relevante y mejores prácticas de la empresa. Es como una base de datos centralizada que permite a cada empleado comunicar información para mejorar el conocimiento colectivo de su equipo y eliminar preguntas redundantes.

Es un activo valioso que puede actuar como la enciclopedia de su empresa para preservar el conocimiento institucional a medida que su equipo crece.

Aunque un wiki interno es similar a una base de conocimientos en el sentido de que promueve el intercambio de información, la principal disparidad es que es una herramienta más colaborativa que permite a todos

comparte su experiencia (principalmente para uso interno). Por otro lado, un equipo dedicado suele gestionar una base de conocimientos e incluye información tanto para uso interno como externo (productos y servicios).

Estas son algunas de las razones por las que debería crear una wiki interna:

• Brindar acceso rápido a la información en su organización mejorará la colaboración entre diferentes departamentos o dentro de un lugar de trabajo remoto / híbrido.
• Tener un lugar que contenga toda la información relevante aumentará la velocidad de aprendizaje y la productividad de los empleados.
• Una wiki interna puede mejorar su proceso de incorporación. Contiene toda la información relevante que los nuevos empleados necesitan para adaptarse a su nuevo entorno y empezar a rodar.
• Los wikis internos también brindan un nivel adicional de seguridad y confiabilidad. Puede configurarlos para que sean accesibles solo para los miembros de su organización, y elimina el riesgo de pérdida de datos en los discos duros locales.
• Las herramientas wiki internas son fáciles de usar y permiten que cualquier persona cree y edite contenido de forma clara y organizada mediante viñetas, hipervínculos, diferentes colores y otras características valiosas.
• Tener una wiki interna puede ayudarte a construir un lugar de trabajo más inclusivo, ya que anima a todos a crear el sistema nervioso central de tu empresa.
• Una wiki interna permite a sus equipos comunicarse de forma asincrónica, reduciendo el estrés de encontrar horas superpuestas y los riesgos de cambiar de contexto.
• Le permite evitar la pérdida de conocimientos cuando los empleados se van.

¿Qué tipo de contenido puede almacenar en su wiki interno?

Aunque una wiki interna puede albergar toda la información sobre su organización, es mejor centrarse en el contenido más relevante que sus equipos necesitan en sus operaciones diarias, que incluyen:

• Noticias y actualizaciones de la empresa
• Tutoriales prácticos para software interno
• Documentos de formación e incorporación
• Notas técnicas
• Flujos de trabajo comunes
• Notas de la reunión
• Políticas de la empresa, etc.

Elección de su software wiki interno

Si bien cada empresa tiene necesidades y requisitos distintos, hay algunas características básicas a tener en cuenta al elegir una herramienta wiki interna. Estas son algunas características vitales a considerar:

• Elija un software wiki que se integre herramientas de comunicación interna como Slack, Microsoft Teams, Asana, correos electrónicos, etc., para evitar cambiar continuamente entre ellos para acceder a información vital.
• Uno de los principales objetivos de la wiki interna de su empresa es reducir el tiempo que sus equipos dedican a buscar información. Teniendo en cuenta que la wiki de su empresa puede contener mucha información, es vital que elija una herramienta con funciones de búsqueda efectivas para navegar por los archivos rápidamente.
• El software wiki interno debe proporcionar acceso y administración de derechos para proteger el contenido de personas externas.
• Su herramienta wiki debe permitir que varios usuarios accedan y contribuyan en tiempo real.
• Elija una herramienta que le permita crear espacios de trabajo separados para diferentes departamentos. Esto se debe a que sus equipos serán más productivos cuando puedan acceder directamente al contenido relevante para sus funciones.
• El software wiki que elija debería permitirle realizar un seguimiento de los cambios y actualizaciones. Usted o el equipo a cargo del mantenimiento de la wiki deben saber quién realiza los cambios y cuándo se realizan.

Por lo tanto, algunas herramientas proporcionan las funciones anteriores y son fáciles de usar, una de las cuales es Tettra.

Prácticas recomendadas para crear su wiki interno utilizando Tettra

Es esencial que tenga un plan paso a paso para construir su wiki interno antes de incorporar equipos. A continuación, se indican algunos pasos que puede seguir:

1. Estructura tu información

Después de elegir su software wiki, puede dividir su contenido en categorías principales para una mejor organización. Por ejemplo:

• A Empresa sección donde agregará información de toda la empresa, como actualizaciones y noticias de la empresa.
• Crear un HORA sección para políticas de la empresa, recompensas y beneficios para empleados, políticas de vacaciones.
• También puede configurar un Departamentos categoría en la que distintos departamentos de su organización pueden acceder rápidamente a información relevante.
• Otra categoría útil puede ser Capacitación, para sus tutoriales prácticos y otros materiales de formación.

Puede crear más categorías en función de las necesidades de su empresa. El objetivo aquí es organizar mejor su contenido para que todos sepan dónde pueden encontrar información específica.

2. Importar o crear contenido

Después de crear una estructura clara y organizada para la wiki de su empresa, ahora puede importar contenido existente, si lo tiene, o crear contenido nuevo en las categorías de su wiki.

Un buen lugar para comenzar sería crear un Empezando categoría para incluir su Guía Wiki interna. Puede utilizar esta guía para explicar cómo este proyecto será útil en su organización y las mejores prácticas sobre cómo aprovecharlo.

3. Configurar integraciones

Configure integraciones para asegurarse de que puede usar sus herramientas internas existentes para agregar / actualizar contenido en su wiki interno. De esta manera, contribuirá fácilmente con contenido que de otro modo llevaría demasiado tiempo, o simplemente creará una mejor experiencia general para los usuarios.

Esto incluye tener su aplicación de chat conectada, para que los usuarios puedan intercambiar ideas, publicarlas en Tettra para que otros las vean e incluso abrir un elemento de tarea allí mismo si es necesario. Hacer esto ayudará a aumentar la adopción de la wiki interna al convertirla en una parte integral de los flujos de trabajo diarios de todos.

4. Configurar permisos y derechos de acceso

La configuración de los derechos y permisos de acceso le permite determinar quién tiene acceso a qué contenido. Esto es importante porque puede agregar contenido que solo sea relevante para un equipo específico de su organización. O puede que desee restringir el acceso a determinados documentos. Puedes hacer eso en Tettra bajo el Configuración del equipo.

5. Inicie su wiki

Ahora es el momento de encender las luces y hacer que todos usen su wiki interno. Para hacer esto, puede enviar correos electrónicos a los miembros del equipo directamente a través de la configuración en Tettra. Una vez que haya hecho esto, asegúrese de animarlos a leer la guía wiki que agregó en la categoría Introducción.

Aumente la colaboración de su equipo configurando el wiki de su empresa

Configurar una wiki interna es una excelente manera de almacenar y compartir información. Muchas empresas no tienen esto, pero puede resultar útil de muchas formas.

Permite una mejor colaboración entre equipos y departamentos, y más oportunidades para que los empleados aprendan unos de otros. Utilice estos consejos como base para crear la wiki de su empresa.

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