La guía de Google Docs que necesita para todos sus documentos comerciales

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Tiene muchas herramientas para crear y compartir documentos. Los creadores de informes, los editores de documentos y las aplicaciones de correo electrónico desempeñan un papel en sus tareas diarias.

Pero, ¿alguna vez ha considerado en serio Google Docs?

El paquete de productividad de oficina de Google tiene funciones que pueden ayudarlo a crear, editar y compartir sus documentos de manera rápida y sencilla. Estés donde estés y sea cual sea tu trabajo, Google Docs puede ahorrarle tiempo 10 consejos de Google Docs que tardan unos segundos y le permiten ahorrar tiempoConozca algunos secretos que aumentarán la productividad de Google Docs con la ayuda de estos consejos rápidos y sencillos. Lee mas - y no tiene que gastar un centavo.

Veamos las útiles funciones de Google Docs que pueden funcionar para usted y su equipo.

Utilice Google Docs for Business Collaboration

Cuando trabaja en un entorno de equipo, la colaboración es clave. Google Docs tiene las herramientas integradas que facilitan la colaboración en cualquier documento.

Compartir documentos básicos

Si desea compartir un documento con su compañero de trabajo o equipo, Google Docs lo simplifica con dos métodos diferentes.

Comparte desde Google Drive. Simplemente haga clic en el Cuota en la esquina superior derecha para comenzar. Si no nombró su documento, verá un mensaje para hacerlo antes de compartirlo.

Luego, puede ingresar los nombres de sus contactos de Google o sus direcciones de correo electrónico para enviarles el documento directamente. Pero, antes de enviarlo, conviene seleccionar los privilegios haciendo clic en el Editar archivos botón. Las opciones para compartir permitirán a otros editar, comentar o ver su documento. Cuando termine, haga clic en Hecho.

Comparte con un enlace. Si prefiere compartir un enlace a su documento, haga clic en Obtener un enlace para compartir en la ventana emergente en lugar de ingresar sus contactos. Luego verá opciones similares para permitir que otros editen, comenten o vean el documento. Luego, simplemente copie el enlace y colóquelo en un mensaje o ventana de chat donde desee compartirlo.

Configuración avanzada para compartir

Tiene más opciones cuando tiene un documento con información confidencial o uno al que realmente desea limitar el acceso.

En la ventana emergente para compartir, haga clic en Avanzado en la esquina inferior derecha.

Luego, puede restringir a los editores del documento para que no cambien el acceso o inviten a otros. También puede evitar que los comentaristas y lectores impriman, copien o descarguen su documento. Además, puede cambiar el acceso que estableció originalmente.

Si decide compartir su documento por correo electrónico, puede hacerlo desde esta ventana, haga clic en Aprende más si tiene preguntas, o simplemente presione Hecho cuando termines.

Funciones de comentario

Los comentarios son el verdadero combustible para la colaboración. Puede usar comentarios para agregar notas a partes, imágenes o palabras específicas en el documento. Esto es beneficioso para mejores ediciones porque puede tener una discusión real sobre el contenido antes de realizar cualquier cambio.

Para agregar un comentario, seleccione la parte, imagen o palabra a la que se refiere el comentario. Luego, haga clic en el más botón que aparece en el lateral del documento o en el Comentarios botón en la parte superior. Escriba su nota y presione el Comentario botón.

Una vez que agrega un comentario, permanece en el costado del documento como sin resolver. Esto es útil porque cuando se toma una decisión sobre el artículo, puede hacer clic en el Resolver y el comentario desaparecerá de la pantalla.

Si desea ver los comentarios resueltos o volver a abrirlos, simplemente haga clic en el Comentarios botón en la parte superior. Cualquier comentario que vuelva a abrir mostrará estas acciones tanto en la pantalla del documento como en la sección Comentarios.

Las acciones de comentarios adicionales le permiten editar, eliminar u obtener un enlace directo a la nota. Y, cuando haces clic en el Comentarios botón de la parte superior, tiene la opción de recibir notificaciones por correo electrónico. Puede recibir una notificación por cada comentario o solo aquellos que lo involucren. Las alertas son un gran ahorro de tiempo porque no tiene que preocuparse por perderse.

Historial de versiones

El control de versiones de documentos es una función necesaria para compartir y colaborar en un documento en tiempo real. Esto es especialmente importante cuando el equipo tiene la capacidad de editar el documento.

Hacer clic Archivo> Historial de versiones del menú. A continuación, puede nombrar la versión actual por separado del nombre del documento principal o simplemente ver el historial de versiones.

Si seleccionas Ver historial de versiones, se abrirá una barra lateral que mostrará el historial del documento. Puede hacer clic en el botón para mostrar solo las versiones con nombre o verlas todas. Para una versión sin nombre, puede hacer clic en el más (tres puntos) para agregar uno si lo desea.

Para cada versión de la lista, verá la fecha y la hora en que se editó. Puede hacer clic en uno para ver esa versión que le ofrece una opción para restaurarlo en la parte superior. Las versiones nombradas son muy útiles para documentos extensos o aquellos con muchos colaboradores.

Utilice plantillas útiles de Google Docs

Una de las mejores formas de comenzar con la creación de un documento comercial es utilizar una plantilla. Afortunadamente, Google Docs tiene muchas plantillas integradas que puedes usar. Además, puedes encontrar muchas más plantillas de Google Docs 24 plantillas de Google Docs que te facilitarán la vidaEstas plantillas de Google Docs que ahorran tiempo lo ayudarán a terminar sus documentos en lugar de tener que esforzarse para armarlos. Lee mas de fuentes externas. Aquí hay varios que pueden ayudarlo a crear documentos comerciales profesionales y bien formateados.

Plantillas integradas

Para ver todas las plantillas integradas de Google Docs, simplemente haga clic en las flechas en la parte superior junto a Galería de plantillas después de iniciar sesión. A continuación, puede ver los de trabajo, como propuestas y notas de reuniones, los específicos de su industria, como ventas o recursos humanos, y los de cartas comerciales y currículums.

Seleccione cualquiera de las plantillas y se abrirá en la ventana del editor. Luego, simplemente reemplace el texto de la plantilla con el suyo y ya está.

Plantillas adicionales

Si no ve una plantilla integrada en Google Docs que se ajuste a lo que necesita, puede consultar las opciones externas. Aquí hay algunos para comenzar.

Completa con una tabla de contenido para lo que debe incluir, esta plantilla de plan de negocios es ordenada y limpia. Y, si necesita ayuda adicional, siga estos pasos para crea tu propio plan de negocios Cómo escribir un plan de negocios¿Estás a punto de iniciar tu propio negocio? ¡Empiece con un plan! Siga el esquema de nuestro plan de negocios o use una de las plantillas que hemos compilado. Lee mas .

Cuando lo que necesita es una carta formal de terminación, esta plantilla es útil. Incluye un espacio para el logotipo de su empresa en la parte superior e indicaciones útiles para los detalles que debe incluir.

Si está buscando una agenda de reuniones sencilla con formato de tabla, esta es perfecta. También incluye espacios para los artículos que sus participantes deben leer o traer, lo cual es útil.

Agregar complementos comerciales de Google Docs

Si no está familiarizado con los complementos de Google Docs, estas son herramientas similares a las extensiones del navegador que puede agregar a la aplicación. Van desde los negocios hasta la productividad y los servicios públicos. Para acceder a la tienda de complementos, abra un documento de Google Docs, haga clic en Complementos en el menú superior, y luego Obtener complementos.

Aquí hay varios complementos que pueden ser ideales para sus tareas comerciales:

Para diagramas de flujo, diagramas de procesos y elementos visuales similares Lucidchart es la alternativa de Visio que ha estado esperandoEs posible que no hayas oído hablar de Lucidchart antes, pero apuesto a que has oído hablar de Microsoft Visio. Lee mas , Lucidchart Diagrams es una gran herramienta. Y, si ya usa la aplicación en línea, simplemente inicie sesión y acceda a sus diagramas directamente desde Google Docs. O crea una cuenta gratuita para probarlo.

HelloSign [ya no está disponible]

Si trabaja con contratos, acuerdos y otros documentos que requieren una firma, eche un vistazo a HelloSign. Regístrese para obtener una cuenta gratuita para probarlo con tres documentos por mes y luego consulte la versión de pago para obtener firmas ilimitadas.

Cuando crea documentos que contienen inconsistencias, puede ser perjudicial para el negocio. El Comprobador de coherencia es un complemento que escaneará su documento y buscará elementos como guiones, abreviaturas y variaciones ortográficas.

¿Eres un mapeador mental? Convierta su lluvia de ideas en un mapa mental para obtener la máxima informaciónRegistrar su lluvia de ideas en un mapa mental podría ayudarlo a obtener conocimientos más profundos. Y es facil. Le mostramos cómo combinar ambas estrategias para investigar, planificar e innovar. Lee mas ? Si es así, MindMeister es la herramienta para ti. Si bien ciertamente puede usar un complemento como Lucidchart Diagrams para sus mapas mentales, MindMeister lo hace fácil. Simplemente seleccione el texto en su documento, abra el complemento y se creará un mapa mental para usted y se insertará en su documento automáticamente.

Bkper [ya no está disponible]

Para crear y actualizar datos financieros de sus libros, Bkper es una herramienta genial. Puede agregar fácilmente un nuevo libro en el sitio web de Bkper, como un libro mayor, un libro de registro o un informe de gastos. Luego, con el complemento, inserte los detalles en su documento de Google Docs.

Otros complementos útiles

• Unificación de correo: Fusiona documentos en correos electrónicos y cartas
• Supermétricas: Inserte las métricas de su empresa en un documento

¿Utiliza Google Docs for Business?

Como puede ver, Google Docs tiene funciones integradas junto con herramientas que puede obtener para hacerlo útil para documentos comerciales 10 plantillas para ahorrar tiempo en la oficina¿Hay documentos que escribe una y otra vez? Ya sea que se trate de agendas de reuniones, facturas o informes de estado, las plantillas pueden facilitar su trabajo. Hemos recopilado 10 ideas de plantillas para ahorrarle tiempo. Lee mas . Puede crear, editar, compartir y colaborar en su próximo documento comercial con facilidad.

¿Ya utiliza Google Docs para empresas? Si es así, ¿tiene herramientas, consejos o trucos que lo hagan aún más beneficioso en el mundo empresarial? ¡Comparte tus pensamientos a continuación!