Cómo usar las plantillas de Asana para cualquier proyecto

Lo único que debes aprender sobre Asana es cómo usar proyectos para aumentar la productividad de tu equipo. Con la gestión de proyectos de Asana, puedes evitar hojas de cálculo obsoletas, largas conversaciones de correo electrónico y largas reuniones que repiten la misma información.

Si su equipo realiza principalmente mucho trabajo repetitivo, no es necesario que vuelva a crear esas tareas y proyectos en Asana cada vez. Puedes usar las plantillas de Asana para ahorrar tiempo, no solo ahora, sino para diseños de proyectos posteriores.

Veamos cómo usar las plantillas de Asana para casi cualquier proyecto en el que esté trabajando tu equipo.

¿Qué son las plantillas de proyectos de Asana?

En lugar de comenzar desde cero al crear un tablero kanban en Asana, el diseño de una plantilla ya incluye todas las secciones básicas que los equipos usan con frecuencia. En lugar de planificar un proyecto desde cero, las plantillas de proyecto de Asana te brindan los elementos básicos necesarios para comenzar.

Una plantilla es esencialmente un truco de gestión de proyectos plug-and-play que le permite estandarizar procesos y comenzar a ejecutar con cada nuevo proyecto. Si necesita realizar cambios para satisfacer sus necesidades, también puede hacerlo.

Puedes usar, crear y guardar plantillas de proyectos de Asana personalizadas o integradas para una variedad de procesos. Todos los ejemplos son proyectos con plazos ajustados (como un lanzamiento), procesos en curso (como la incorporación de nuevos empleados) y seguimiento de la información.

Los usuarios con cuentas gratuitas pueden acceder a plantillas gratuitas, pero los planes Premium ofrecen más opciones adaptadas a industrias específicas. Ejemplos de plantillas de Asana incluya una plantilla de plan de ventas, una plantilla de gestión de la agencia, una plantilla de calendario de contenido, listas de verificación de nuevas contrataciones y más.

Asana también organiza las plantillas por funciones de equipo, como diseño, TI, producto, éxito del cliente, operaciones y recursos humanos. Si eres un gerente de proyectos que no quiere perder el tiempo jugando con tableros kanban, simplemente navega por la galería, elige la descripción de tu equipo y toma una plantilla de plan de proyecto que se adapte a tus necesidades.

Ahora veamos cómo usar las plantillas de administración de proyectos de Asana.

Cómo usar las plantillas de proyectos de Asana

Los siguientes son los pasos para usar una plantilla:

1. En la esquina superior izquierda de tu aplicación Asana, haz clic en la naranja + botón.
2. Seleccione Proyecto en el menú desplegable.
3. A continuación, seleccione Usar una plantilla desde la pantalla de inicio de Proyectos.
4. Recibirás una lista de plantillas creadas por Asana, en su mayoría adaptadas al propósito que especificaste para el que usarías Asana al registrarte. Puede cambiar la categoría de plantillas que está viendo haciendo clic en el botón desplegable junto a Escribe en la esquina superior derecha de la pantalla.
5. Puede obtener una vista previa de las plantillas para tener una idea de cómo se verán y cómo beneficiarán a su equipo.
6. Para iniciar un nuevo proyecto usando una plantilla, haga clic en Usar plantilla.
7. En la siguiente pantalla, tendrás la oportunidad de personalizar el nombre del proyecto y cambiar los permisos. Hacer clic Crear proyecto cuando haya personalizado todo a su gusto.
8. Eche un vistazo al LÉAME y COPIARME tareas para obtener instrucciones y sugerencias.

Podrá personalizar un proyecto creado a partir de una plantilla para satisfacer las necesidades de su equipo. Para adaptar el proyecto a su flujo de trabajo, puede cambiar, agregar o eliminar cualquier cosa en la plantilla.

Si se actualiza a Asana Premium, podrá agregar más campos personalizados a los proyectos creados a partir de una plantilla, lo que le permitirá realizar un seguimiento de la información que más le importa a su equipo.

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Cómo crear plantillas personalizadas en Asana

Es posible que su equipo tenga flujos de trabajo específicos que le gustaría capturar en una plantilla. En este caso, querrá poder convertir proyectos completados previamente en plantillas mientras conserva algunos detalles, como tareas del proyecto, hitos clave y fases del proyecto.

A continuación, le indicamos cómo hacerlo:

1. Cree un nuevo proyecto (o duplique uno que ya tenga) para capturar una secuencia de tareas que su equipo completa con regularidad. Asegúrese de tener todos los detalles de la tarea listos para comenzar.
2. Hacer clic Detalles, luego el menú desplegable del encabezado del proyecto y seleccione Convertir a plantilla. Asegúrese de no eliminar ni archivar el proyecto.
3. Repita el proceso para tantos diseños de proyecto como desee.

Para utilizar una de sus plantillas personalizadas, simplemente vuelva a la + botón en la barra superior y cree un nuevo proyecto. Haga clic en el Plantillas pestaña en la pantalla del nuevo proyecto, y sus plantillas personalizadas se organizarán por equipo en una pestaña con el nombre de su organización.

Estas plantillas se pueden actualizar a medida que mejoran sus procesos y obtiene experiencia de proyectos anteriores.

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Trabaja de forma inteligente con los proyectos de Asana

Las plantillas de proyecto facilitan el seguimiento de más de tu trabajo en Asana al proporcionar flujos de trabajo estructurados que son fáciles de crear y personalizar para tu equipo.

Hay formas más ingeniosas de automatizar tareas repetitivas y aclarar objetivos y procesos para tu equipo en Asana. Para obtener más ideas, lee nuestra guía detallada sobre cómo usar Asana para hacer más trabajo.

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