Entonces, le han ofrecido un nuevo trabajo y está emocionado de comenzar. Sin embargo, antes de que pueda hacer eso, debe terminar en su trabajo actual y después de entregar su carta de renuncia, esto incluye completar un traspaso para la persona que finalmente reemplazará usted.
Hacer un traspaso efectivo requiere mucha organización y comprensión de lo que sus colegas deben saber. Veamos cómo puede facilitar este proceso para todos los involucrados, para que pueda concentrarse en comenzar su nueva empresa.
Cree una lista de verificación de traspaso
Entre las entrevistas de salida y la despedida, es fácil perder la noción de todo lo que necesita hacer antes de dejar su trabajo. Por esta razón, tener una lista de verificación de traspasos sólida es una buena práctica y lo mantiene responsable.
La lista de verificación debe incluir todo lo que una nueva persona en su función y su gerente deben saber, por lo que debe comenzar a recopilar esta información lo antes posible:
- Tus responsabilidades del día a día
- Información sobre software y procesos específicos
- Documentos importantes
- Cualquier lista de clientes que deba entregarse
- Contactos clave dentro y fuera de la empresa
- Información clave del personal (si es gerente)
- Cualquier proyecto que necesite finalizar o delegar.
- Quién necesita recibir la entrega y cualquier información que necesite
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Puede crear una lista de verificación utilizando plantillas en Word o Excel, o puede optar por aplicaciones como Todoist y Padlet para crear una lista separada de tareas pendientes. Lo importante es que tenga toda la información escrita en algún lugar al que pueda consultar de manera confiable cuando sea necesario.
Tener una línea de tiempo clara
El período de notificación de renuncia habitual es de aproximadamente 4 semanas, y debe tener esto en cuenta al planificar su entrega. Dependiendo de la naturaleza de su trabajo actual, debe esperar reducir gradualmente su carga de trabajo a medida que avanza hacia su último día.
Padlet tiene una excelente plantilla de línea de tiempo que puede usar, si necesita algo visual, y le permite trazar su período de aviso. Las prioridades iniciales deben ser notificar a las personas relevantes de su partida (como clientes, colegas y contactos), identificando proyectos que puede delegar y comunicándose con su gerente sobre cualquier procedimiento que deba ser seguido.
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El objetivo es abordar primero las tareas más urgentes y que consumen más tiempo, para que no se apresure en su última semana. Por el contrario, el final de su línea de tiempo debería comprometer principalmente las tareas administrativas y algunos cabos sueltos menores que deben solucionarse.
Escriba un informe de traspaso profesional
Aunque es probable que tenga una reunión de traspaso con su gerente, es una buena práctica redactar un informe de traspaso para garantizar una transición sin problemas. El documento debe ser comprensible, específico, conciso y debe leerse como un manual de instrucciones que fluye.
Microsoft Word es un gran lugar para comenzar, porque es accesible en todas las plataformas y se integra perfectamente con otras aplicaciones. Word ofrece una multitud de plantillas a las que puede acceder desde el Hogar página, haciendo clic en Más plantillas encima de la barra de búsqueda, o puede empezar desde un Documento en blanco. Alternativamente, puede ir a Ver> Esquema para organizar su informe en secciones.
Independientemente del enfoque que utilice, debe dividirse en diferentes secciones con títulos claros, cuya estructura puede verse así:
- Cuál es su función y ante quién debe rendir cuentas.
- Objetivos de la empresa, expectativas del puesto y procedimientos asociados a ellos.
- Lista de contactos útiles.
- Cómo utilizar el software relevante y los datos de inicio de sesión.
- Un desglose de sus responsabilidades semanales, mensuales y trimestrales.
- Un desglose de sus proyectos en curso o el trabajo del cliente, incluidos los plazos.
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Si eres gerente, también necesitarás tener una sección dedicada al desarrollo continuo de tu equipo y al trabajo en el que están involucrados. También puede indicar al lector dónde guarda los registros de su personal.
También puede insertar hipervínculos dentro del cuerpo de su texto para vincular a documentos importantes y relevantes. como una copia de la descripción de su trabajo, hojas de cálculo que detallan los proyectos en curso y la compañía útil Procesos. Esto le ahorra tiempo al escribir su entrega y garantiza que el lector sepa dónde encontrar las cosas. Para hacer esto:
- Ve a la Insertar pestaña.
- Hacer clic Enlaces.
- Seleccione Enlaces desde el menú desplegable.
- Elija el archivo que desea vincular.
O puedes sostener control + K para agregar hipervínculos, y esto hará que aparezcan sus carpetas.
Atar los extremos sueltos
No importa cuánta planificación hagas, siempre habrá algunos cabos sueltos que necesitarás terminar antes de poder seguir adelante. Es posible que sea necesario delegar algo de esto, por lo que debe estar preparado para comunicárselo a su gerente y colegas.
Software de gestión de proyectos como Asana puede hacer que esta parte sea rápida y fácil, pero puede ser igual de eficaz con el uso del correo electrónico o herramientas de comunicación como Flojo y Equipos de Microsoft. Al igual que su documento de traspaso, el receptor debe poder comprender fácilmente las piezas de trabajo.
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Asegúrese de enviar una comunicación a las partes relevantes sobre a quién contactar en su ausencia, y en caso de que haya cualquier retraso con el cierre de sus cuentas, habilite las respuestas automáticas en su correo electrónico del trabajo con esta información incluido.
Todas sus bases cubiertas
Ahora que tiene su documento de entrega y una descripción general clara de cómo se verá su período de notificación, está listo para comenzar a relajarse en preparación para su último día. Tener un proceso de traspaso organizado y eficiente le dará tranquilidad mientras se traslada a su nuevo trabajo, y sus colegas se lo agradecerán.
Es perfectamente normal sentirse abrumado por toda la operación, así que tómate tu tiempo. La transferencia es tanto su responsabilidad como la empresa recopila la información que necesitan, por lo que si cree que ha olvidado algo, comuníquese con otras personas para obtener información.
Con todas sus bases cubiertas, puede esperar el próximo capítulo de su carrera y sentirse bien con lo que dejó atrás.
Todos tenemos clientes que no encajan bien. Aquí hay algunas señales de alerta a tener en cuenta cuando se trabaja con nuevos clientes.
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Shay es escritora independiente en MakeUseOf, con experiencia en administración y coaching. La productividad es el juego de Shay y durante su tiempo de inactividad, disfrutan de los juegos, ver documentales y salir a caminar.
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