La vanguardia yaM establece el estándar para las herramientas de gestión de reuniones en línea

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Si está llevando a cabo reuniones sin agendas, o está llevando actas en documentos simples de Word, sus reuniones e informes de actas probablemente no sean tan útiles como podrían ser. Si bien la mayoría de nosotros no tenemos ganas de asistir a las reuniones, existen herramientas en línea Más de 10 excelentes herramientas en línea para la coordinación de grupos y reuniones¿Cómo gestiona un equipo de personas repartidas geográficamente? ¿Cómo se coordinan las zonas horarias internacionales? El concepto de trabajar a través de Internet ha comenzado a introducirse en el lugar de trabajo diario, ... Lee mas que puede ayudar a que las reuniones sean más productivas y consuman menos tiempo para quienes las planifican y facilitan.

Recientemente me encontré con una aplicación web de gestión de reuniones en línea de vanguardia llamada batata (que significa Otra reunión más). yaM es como un asistente virtual para producir agendas e informes minuciosos de apariencia profesional, a la vez que proporciona herramientas que ayudan a reunirse los participantes intercambian ideas, realizan análisis de productos y costos, y se integran con cuentas en la nube en línea, como Dropbox, Google Calendar y Evernote.

yaM se puede utilizar con ambos espacios de reunión en línea Guía de reuniones en línea: software y estrategiaLos servicios de videoconferencia modernos son fáciles de usar y están disponibles para casi cualquier persona con una computadora o teléfono inteligente. La capacidad de conectarse y reunirse con personas en línea significa que ya no estamos limitados por la ubicación geográfica. Lee mas igual que Hangouts de Google Consejos para planificar y realizar reuniones eficaces con Hangouts de GoogleCon la tecnología de Internet actual, la celebración de reuniones en línea puede ser eficiente y rentable, especialmente si las planifica con anticipación y utiliza herramientas que le permiten ahorrar tiempo. Durante los últimos meses he participado en reuniones en línea ... Lee mas o en entornos tradicionales sin conexión. Como aplicación web, es similar a De acuerdo De acuerdo: escriba y administre las actas de sus reuniones de negocios de forma gratuita en líneaDurante varias semanas he estado buscando un sitio web o una aplicación fácil de usar que me permitiera mantener y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional de documento de texto ya no es productivo ... Lee mas , pero es mucho más avanzado sin ser complicado.

Creación de agendas

Después de registrar una cuenta con yaM, puede comenzar inmediatamente a desarrollar una agenda para su próxima reunión. Simplemente agregue elementos de la agenda en el lado izquierdo del espacio de trabajo, junto con la duración del tiempo y el nombre de la persona responsable de ese elemento.

Puede asignar nombres fácilmente a los elementos de la agenda, pero los participantes deben registrar una cuenta con yaM, a la que puede enviarles una invitación para hacerlo desde el espacio de trabajo. Tener participantes registrados hace de yaM una herramienta de gestión de reuniones mucho más colaborativa, ya que cada participante puede agregar notas simultáneamente en el espacio de trabajo durante la reunión. Si bien es más eficiente tener una persona asignada como tomador de minutos, existen otras herramientas útiles en yaM que lo hacen ideal para la colaboración.

Cuando se crea su agenda, puede imprimirla o distribuirla entre los participantes de la reunión. Cada participante registrado recibirá un informe de la reunión por correo electrónico, que por supuesto incluye la logística de los medios, la lista de elementos de la agenda y un enlace al espacio de trabajo en línea de yaM. Lo mejor de todo es que su agenda circulada tiene un formato profesional y es fácil de leer. Los elementos de la agenda también se pueden copiar y agregar a una nueva reunión. Sin embargo, sería aún mejor si los desarrolladores pudieran crear una forma de crear elementos de la agenda estándar que son automáticamente parte de cada nueva reunión.

Toma de minutos

Agregar notas y elementos de acción en yaM es tan fácil como crear agendas. Los minutos constan de cuatro tipos de contenido: notas, elementos de acción, archivos adjuntos y herramientas de colaboración en tiempo real.

La forma en que yaM está configurado en realidad podría ayudar a los participantes de la reunión a mantenerse concentrados, especialmente si todos tienen el espacio de trabajo abierto en su computadora durante la reunión. La persona que toma los minutos puede agregar fácilmente un elemento de acción, con una fecha de vencimiento y el nombre de la persona responsable. Curiosamente, sin embargo, solo una persona puede aparecer como responsable de cada elemento de acción.

Donde yaM también brilla es su colección de herramientas de colaboración integradas que permiten a los miembros realizar análisis Pro / Con, análisis de productos, intercambiar ideas o votar sobre decisiones importantes. También hay una herramienta para lo que se llama análisis SWAT, que implica discutir y registrar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de un proyecto, idea o decisión en particular.

Verá que estas herramientas de gestión de reuniones y colaboración pueden ser muy útiles para mantener a los participantes comprometidos y posiblemente ayudarlos a tomar mejores análisis y decisiones. También puede imprimir o enviar por correo electrónico el contenido de las herramientas de colaboración individuales a los participantes durante la reunión. (Nota: las ideas para otras herramientas de colaboración en línea son revisado aquí Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipoLos equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales costosas para la colaboración. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede utilizar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis. Lee mas ).

Al igual que con las agendas, los informes de minutos de yaM también se pueden imprimir o distribuir por correo electrónico. Las actas están tan bien formateadas que los participantes de la reunión no tendrán excusa para no revisarlas. Las agendas y las actas también se archivan en yaM, por lo que los participantes pueden iniciar sesión en su cuenta y revisarlas en cualquier momento.

Otras herramientas

yaM incluye herramientas adicionales para realizar un seguimiento del tiempo durante las reuniones, establecer las fechas de las reuniones en el calendario incorporado (que se integra con Google Calendar, Exchange y los feeds de Outlook / iCal), y un directorio.

Los desarrolladores de yaM han incluido varias funciones útiles en su aplicación web, pero han dado atención a asegurarse de que la interfaz de usuario sea accesible y fácil de aprender a los pocos minutos de registrar un cuenta.

yaM tiene una cuenta básica gratuita que incluye todas las funciones principales y la capacidad de realizar hasta 10 reuniones por mes, con hasta cinco participantes por reunión. Una cuenta premium permite reuniones y participantes ilimitados, interfaz personalizable y cifrado SSL.

Desde mi punto de vista, yaM establece el estándar para las herramientas de gestión de reuniones en línea. Pero háganos saber lo que piensa de esta aplicación en línea. ¿Hay funciones adicionales que le gustaría ver agregadas?