¿Qué es Google Docs y cómo usarlo?

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Google Docs es el componente de procesador de texto del paquete ofimático en línea de Google. Es una alternativa gratuita a Microsoft Word. También tiene más funciones de las que imagina.

En este artículo, responderemos las preguntas más frecuentes sobre Google Docs.

¿Qué es Google Docs?

Google Docs es el procesador de texto basado en navegador de Google. Puede crear, editar y compartir documentos en línea y acceder a ellos desde cualquier computadora con conexión a Internet.

Lo que distingue a Google Docs de su principal competidor de escritorio, Microsoft Word, son sus características colaborativas. Google Docs fue uno de los primeros procesadores de texto en ofrecer edición de documentos en línea compartida.

Google ha hecho que sea increíblemente fácil compartir documentos entre plataformas y trabajar en ellos juntos en tiempo real desde una ventana del navegador. Sus colaboradores ni siquiera necesitan una cuenta de Google para ver o editar los documentos de Google que comparte con ellos.

Es más, Complementos de Google Docs Los 10 mejores complementos de Google Docs para documentos más profesionalesUtilice estos diez útiles complementos para crear rápidamente documentos de Google de nivel profesional. Lee mas , le permite ampliar la funcionalidad y agregar las funciones que faltan.

Cómo utilizar Google Docs

Puede utilizar Google Docs del mismo modo que utilizaría documentos de Word. Crea nuevos documentos, utilizar plantillas de Google Docs, comparte documentos con tu equipo y colabora en tiempo real. Le mostraremos los conceptos básicos aquí.

Cómo crear un documento de Google

Para crear un nuevo documento de Google, primero dirígete a docs.google.com e inicie sesión con su cuenta de Google. Una vez que esté en la página de inicio de Google Docs, puede crear un nuevo documento en blanco o elegir una plantilla. Desde un documento de Google existente, también puede ir a Archivo> Nuevo> Documento o Archivo> Nuevo> Desde plantilla hacer lo mismo.

Cómo guardar un documento de Google

Nunca tendrá que acordarse de guardar un documento de Google porque Google guarda automáticamente sus documentos en su Google Drive, el componente de almacenamiento en línea La única guía de Google Drive que necesitará leerGoogle Drive es la combinación perfecta de almacenamiento de archivos en línea y herramientas de administración de documentos. Explicamos cómo usar mejor Google Drive en línea y fuera de línea, solo y en colaboración con otros. Lee mas del paquete ofimático online de Google. Por lo tanto, no encontrará un botón Guardar.

Cómo descargar Google Docs

Google almacena sus documentos en Google Drive. Para descargar un Documento de Google en su computadora, vaya a Archivo> Descargar como y elija el formato de archivo que desee.

Cómo enviar un documento de Google por correo electrónico

Si desea descargar el documento porque desea enviarlo por correo electrónico, puede hacerlo directamente desde el documento. Ir a Archivo> Enviar por correo electrónico como archivo adjunto, elija el formato de archivo que desea adjuntar y complete los detalles estándar del correo electrónico.

Cómo compartir un documento de Google

Sin embargo, en lugar de enviar un documento por correo electrónico, recomendamos compartirlo. Esto se debe a que compartir permite que todos vean y trabajen en la misma versión del documento. De esta forma evita crear copias conflictivas o duplicar su trabajo. Como se mencionó anteriormente, el destinatario no necesita una cuenta de Google para ver o editar el documento.

Para compartir un documento de Google desde el documento, haga clic en el Cuota botón en la parte superior derecha. Ahora tienes varias opciones:

1. Haga clic en el Obtener un enlace para compartir en la parte superior derecha. El enlace se copiará a su portapapeles. y al lado de Cualquiera con el link, ajusta el nivel de acceso del predeterminado puedo ver para poder editar o puede comentar. Si realiza cambios, haga clic en Copiar link para actualizar la copia en su portapapeles. Dentro del mismo menú, también puede desactivar la opción para compartir enlaces, lo que significa que solo personas específicas pueden acceder al documento.
2. Ingrese los nombres o direcciones de correo electrónico de los destinatarios deseados. Tenga en cuenta que el nivel de acceso predeterminado con este método es poder editar. Haga clic en el icono de lápiz a la derecha para cambiarlo a puedo ver o puede comentar.
3. Hacer clic Avanzado en la parte inferior derecha para compartir directamente en Gmail, Google Plus, Facebook o Twitter, para controlar el intercambio de enlaces, para invitar personas y para controlar configuración del propietario, igual que evitar que otros editores cambien el acceso y agreguen nuevas personas.

Si quieres comparte una copia de tu documento de Google 10 consejos para administrar archivos compartidos en Google DriveLleve Google Drive más allá de un sistema de almacenamiento de archivos con los muchos consejos y trucos que ofrece para la colaboración en tiempo real. Aquí hay diez consejos que le ayudarán a administrar sus archivos en Google Drive. Lee mas con varios colaboradores porque no desea que realicen modificaciones en el documento original, también puede utilizar este Truco "hacer una copia" Utilice este truco de "hacer una copia" al compartir documentos de Google DriveSi desea que los colaboradores creen automáticamente copias de los documentos de Google cuando reciben enlaces para compartir, aquí tiene un truco rápido que puede comenzar a usar ahora mismo. Lee mas para ahorrarse algo de trabajo.

Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Google Docs

Cuando realiza cambios frecuentes en sus documentos de Google o una vez que los ha compartido con otros, querrá realizar un seguimiento de los cambios.

Historial de versiones

Google Docs hace esto automáticamente mediante el seguimiento del historial de versiones de su documento. Ir a Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones para expandir un menú que enumera todos los cambios que Google ha realizado en su documento. Verá cuándo se realizaron los cambios, quién los hizo y todos están resaltados en el documento.

Usted puede incluso nombrar la versión actual para revertir fácilmente los cambios realizados posteriormente. O ir a Archivo> Historial de versiones> Nombre la versión actual, ingrese un nombre y haga clic en Ahorrar. Alternativamente, vaya al menú del historial de versiones y haga clic en la fecha o el nombre de una versión para cambiarle el nombre. En el menú del historial de versiones, puede habilitar una configuración para mostrar solo versiones nombradas (ver captura de pantalla arriba).

El historial de versiones es la forma básica de realizar un seguimiento de los cambios. Puede restaurar las versiones de un documento seleccionándolo y haciendo clic en el Restaurar esta versión botón. Lo que no puede hacer es aceptar o descartar cambios individuales dentro de cada versión. Si esa es la funcionalidad que desea, debe usar una función diferente: modos.

Modo de sugerencia

Google Docs admite tres modos diferentes: Edición, Sugerencia, y Visita. La edición es el modo predeterminado. Para cambiar a un modo diferente, vaya a Ver> Modo o haga clic en el icono de lápiz en el extremo derecho del menú de herramientas. Para controlar los cambios individuales, utilice el Modo de sugerencia.

Cuando realice cambios en el modo Sugerencias, verá un comentario en el lado derecho del documento, con la opción de aceptar o rechazar la sugerencia. También puede escribir una respuesta para discutir cada cambio. Todos los cambios realizados en este modo se registran individualmente en la versión del documento correspondiente en el historial de versiones. De esta manera, tiene la opción de revisar y restaurar los cambios rechazados, aunque tendría que restaurar esa versión del documento, lo que significa que perderá todos los cambios siguientes.

Propina: Para obligar a sus colaboradores a utilizar el modo Sugerencia, configure su acceso a puede comentar al compartir el documento.

Cómo imprimir desde Google Docs

La impresión desde Google Docs funciona igual que la impresión de cualquier otro documento en su computadora. Para imprimir un documento de Google, abra el documento y luego vaya a Archivo> Imprimir o presione el Ctrl + Patajo de teclado o haga clic en el icono de impresión en el menú de herramientas.

Cada una de estas acciones abrirá su menú de impresión. Desde aquí, elija su impresora y configuración e imprima como lo haría normalmente.

Cómo editar documentos de Google sin conexión

Para editar sus Google Docs sin conexión, debe cumplir con algunas condiciones básicas. Primero, debe estar en línea mientras configura el acceso sin conexión. También debe utilizar Google Chrome fuera del modo de incógnito, instalar y habilitar el Google Docs sin conexión Extensión de Chrome, y tenga suficiente espacio de almacenamiento libre para guardar sus archivos.

Una vez hecho esto, dirígete a docs.google.com, haz clic en el menú de hamburguesas en la parte superior derecha, ve a Ajustesy asegúrese de que el control deslizante junto a Desconectado está en el Sobre posición (vea la captura de pantalla a continuación).

Ahora, cada documento en el que empiece a trabajar también estará disponible sin conexión en su computadora; por lo menos temporalmente. El icono de flash junto al nombre del documento indica que no tienes conexión. Cualquier cambio que realice se sincronizará una vez que se vuelva a conectar a Internet.

Con la extensión Google Docs Offline habilitada, puede revisar la lista de todos sus documentos en docs.google.com, incluso sin conexión. Todos los documentos disponibles sin conexión de forma permanente llevarán un icono de marca de verificación. Haga clic en el menú de tres puntos para controlar la Disponible fuera de linea opción.

La extensión Google Docs Offline también almacenará en caché todos los documentos que abras. Si pierde su conexión a Internet, tendrá acceso incluso a aquellos documentos que no estén disponibles explícitamente sin conexión. En ese caso, puede hacer que el documento esté disponible sin conexión de forma permanente, aunque no esté en línea. Mientras tanto, aquellos documentos que no estén almacenados en caché y que no estén disponibles sin conexión aparecerán silenciados.

Para hacer una copia de seguridad y sincronizar archivos de Google Docs a su computadora o móvil, también puede usar el Herramienta de copia de seguridad y sincronización de Google Drive.

Google Docs, ahora bajo su control

Ahora ya conoce los conceptos básicos sobre cómo utilizar Google Docs. A continuación, es hora de descubrir formas ingeniosas de crear hermosos documentos de Google 10 formas ingeniosas de crear hermosos documentos de GoogleGoogle Docs es ahora una potencia de oficina. Con la ayuda de estos complementos, puede hacer que sus documentos de Google Docs se vean bonitos y con estilo. Lee mas . Luego puede pasar a explorar características relevantes para documentos comerciales y escritura por voz en Google Docs.