5 formas en que Xero puede ayudarlo con sus finanzas

Anuncio publicitario

La contabilidad puede ser confusa Los 12 mejores cursos de contabilidad en línea para cerrar su brecha de habilidadesGracias a los cursos en línea económicos y gratuitos de alta calidad, es más fácil que nunca ser su propio director financiero para su negocio nuevo o existente. Lee mas , requiere mucho tiempo y (si tiene que pagarle a un contador profesional) es caro.

No es de extrañar, por tanto, que programa de contabilidad ha comenzado a ganar popularidad entre los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas.

Este software generalmente se adapta al país en el que lo está utilizando, puede administrar todos los aspectos del proceso de contabilidad y es mucho más rentable que pagarle a un profesional.

Una de las soluciones disponibles más populares es Xero. Veremos qué es y qué puede hacer con él.

¿Qué es Xero?

Xero se fundó en Nueva Zelanda en 2006 y desde entonces ha crecido hasta tener más de 600.000 usuarios. Ofrecen su producto basado en el modelo de "software como servicio" (SaaS) de uso común, por lo que no necesitará descargar nada para usarlo.

Han recibido muchos reconocimientos de la industria, incluidos dos Webby Awards en 2009 y uno en 2010, Fast Company Innovation de Design Award en 2012 y, lo que es más impresionante, el primer lugar en la lista de las "100 empresas en crecimiento más innovadoras" de la revista Forbes en 2014.

El producto en sí es una de las piezas de software de contabilidad con más funciones del mercado actual, y ofrece casi todo lo que una pequeña empresa o un profesional independiente necesitan para tener éxito.

Sus características clave incluyen:

• • Gestión de flujo de caja (contabilidad en línea, conciliación bancaria, informes presupuestarios y gestión de inventario)

Facturación (envío, pago y emisión de cotizaciones)

• Gestión de pagos (reclamaciones de gastos, facturas y órdenes de compra)
• Gestión de nóminas (incluidas las hojas de tiempo y las ejecuciones de pago estándar)
• Asistencia fiscal (formularios W-2, 1099, cálculos de impuestos sobre las ventas y presentación de declaraciones)

Pero, ¿cuáles son sus cinco características más útiles? Investiguemos.

Impuesto

Ah, impuestos... 940 federales, W-2, 1099, impuestos sobre el empleo, impuestos por desempleo, ¿qué significa todo esto?

Tiempo Xero no puede enseñarle acerca de todos los formularios y códigos de impuestos federales y estatales individuales (aunque tiene una gran guía de ayuda básica), puede hacer que calcularlos y enviarlos mucho más fácil.

Por ejemplo, le permitirá calcular instantáneamente cuánto debe presentarse en los formularios W-2 y 1099. Incluso eliminará la confusión interminable sobre la clasificación de proveedores 1099 al permitirle ejecutar un informe y luego realizar los ajustes necesarios.

A continuación, presentamos un vistazo al proceso:

Para presentar un W-2 (posiblemente el formulario de impuestos más común en los Estados), primero debe crear un empleado. Haga esto haciendo clic en Nómina> Agregar empleado y cumplimentando los datos personales necesarios.

A continuación, deberá completar los detalles de su empleo, incluidos los datos salariales y su número de seguro social. Obviamente, ya debería tener toda la información de sus empleados, pero si no la agrega aquí, no podrá agregar a la persona a su nómina.

Por último, puede agregar sus detalles de impuestos federales y estatales individuales. Cabe señalar que esto todavía puede ser un campo minado potencial para los no profesionales. Puede ser conveniente pagarle a un contador para asegurarse de que todo esté configurado correctamente; a partir de entonces, se autoadministra, por lo que aún ahorrará mucho en tarifas a largo plazo.

Una vez que tenga un empleado completamente configurado, también deberá configurar los impuestos de su propia empresa. No podrá crear una nómina (y, por lo tanto, generar datos de declaración de impuestos) hasta que lo haya hecho.

Navegar a Configuración> Impuestos y complete su información federal y estatal:

Eso es todo. Simplemente ejecute su nómina cada mes, y el software automáticamente retendrá los impuestos cuando corresponda y lo registrará todo en el sistema. Al final de cada año fiscal, podrá emitir los formularios W-2 necesarios y cualquier otro formulario estatal que pueda ser necesario.

Puede seguir exactamente la misma metodología para los contratistas independientes, solo que esta vez deberá emitir un formulario 1099 en su lugar.

Lo mejor de todo es que ni siquiera tiene que preocuparse por enviar los formularios de impuestos 1099 El mejor software de impuestos gratuito de 6 para presentar su declaración de impuestos este añoSi está cansado de pagar para presentar sus impuestos, este es el mejor software de impuestos gratuito para presentar sus declaraciones de impuestos estatales y federales. Lee mas , una vez que los haya completado, puede archivarlos desde el software mediante Track1099.

En realidad, hay muchas más cuestiones fiscales que Xero puede ayudarlo, además de los formularios del IRS.

Por ejemplo, calculará automáticamente el impuesto sobre las ventas según su ubicación y la integración de Xero con Avalara TrustFile significa que puede preparar y enviar declaraciones de impuestos sobre las ventas casi instantáneamente (vaya a Configuración> Configuración general> Configuración financiera para ingresar su información).

Incluso puede exportar los archivos de Xero a copias impresas si prefiere un formato más Enfoque de "bricolaje" para las declaraciones de impuestos ¿Haciendo sus impuestos? 5 fórmulas de Microsoft Excel que debes conocer¿Sus impuestos vencen pronto y no quiere pagar una tarifa de presentación tardía? Aproveche el poder de Microsoft Excel para poner sus impuestos en orden. Lee mas .

Nómina de sueldos

Ejecutar la nómina semanal, quincenal o mensual puede ser casi tan confuso y lento como calcular sus impuestos.

Hay varios aspectos para Xero eso ayudará a que sus nóminas sean menos dolorosas.

En primer lugar, incluye software de hojas de horas trabajadas para empleados. Los empleados pueden ingresar sus propios datos, o usted (u otro empleado) puede hacerlo en su nombre, y viene con una amplia herramientas de informes que le permitirán ver datos basados ​​en ganancias por hora, tipo de ingresos y dinero gastado por empleado o por tiempo período.

En segundo lugar, viene con software de pago. En la práctica, esto significa que puede ejecutar y aprobar la nómina de los empleados en una fecha fija, nóminas únicas a la mitad del ciclo e iniciar depósitos directos en las cuentas bancarias de sus empleados. Incluso puede imprimir cheques y recibos de pago, los cuales se pueden personalizar con la marca de su propia empresa.

Tenga en cuenta que deberá configurar los empleados, la información fiscal, los lugares de trabajo, los horarios de pago y la información de la cuenta bancaria antes de poder ejecutar las nóminas completas.

Por último, hay una gran cantidad de aplicaciones de terceros que pueden proporcionar funcionalidad adicional. Por ejemplo, si tiene empleados que trabajan en países que no están cubiertos de forma nativa por Xero, puede usar complementos para poder pagarles.

Gastos

De acuerdo, el apogeo del uso de las cuentas de gastos de la empresa para pagar todo, desde cenas hasta vacaciones exóticas, puede que haya quedado atrás, pero siguen siendo una parte vital de la configuración empresarial moderna.

los Administración de gastos 10 usos únicos de Trello además de la gestión de proyectosTrello es una delicia para los amantes de las listas. Su enfoque de estilo Kanban no estaba destinado solo a la gestión de proyectos. ¿No nos crees? Mire estos diez usos únicos de Trello. Lee mas La función de Xero es muy impresionante, lo que le permite administrar sus propios gastos personales y reembolsar a sus empleados por sus costos.

Desde la perspectiva del usuario, le permitirá a usted (y a sus empleados) agregar gastos mientras está fuera de casa con solo tomar un fotografía de un recibo y enviarlo a través de la aplicación móvil, por lo que es menos probable que se pasen por alto los costos.

Desde una perspectiva de gestión, los recibos de los viajes se agrupan para que pueda ver fácilmente el costo total y pueda aprobar y rechazar la reclamación como mejor le parezca.

Todos estos datos se pueden exportar a la función de nómina para que el día de pago sea aún más sencillo.

Los autónomos también pueden estar al tanto de sus gastos (y de su situación de flujo de caja más amplia) mediante el uso de la función de conciliación bancaria.

En primer lugar, deberá agregar una cuenta bancaria. Para hacerlo, navegue hasta Cuentas> Cuentas bancarias> Agregar cuenta bancaria. Los bancos populares se enumeran automáticamente y también puede agregar servicios como PayPal y tarjetas de crédito.

Ingrese su número de cuenta y asigne un nombre a la cuenta, luego se le presentará una pantalla que le permitirá importar todos sus feeds bancarios.

Una vez hecho esto, puede importar todos los datos de su banco y se reconciliarán automáticamente con los de Xero. Se puede acceder a los datos a través de la aplicación móvil para la conciliación sobre la marcha, puede crear reglas personalizadas para ayudar a hacer coincidir transacciones más complejas y se admiten más de 160 monedas.

Reportes financieros

Es muy difícil comprender claramente qué tan saludable es su negocio sin informes financieros claros y efectivos.

Agradecidamente, Xero proporciona más de 40 informes financieros básicos y avanzados. Estos incluyen todos los más comunes, como ganancias y pérdidas, declaraciones de impuestos sobre las ventas y balances generales, pero también los más inusuales (pero igualmente útiles) como ganancias y pérdidas en moneda extranjera Evite ser estafado al cambiar divisas o enviar dinero al extranjeroSi ha enviado dinero al extranjero o ha cambiado divisas antes de unas vacaciones, probablemente haya obtenido un mal trato. A continuación, presentamos algunas mejores alternativas a los bancos y las casas de cambio. Lee mas y programas de depreciación.

Los informes también ofrecen rastreadores de presupuesto Las 4 mejores aplicaciones de presupuestación para poner en orden sus finanzas¿Está buscando la mejor aplicación de presupuesto para controlar sus finanzas? A continuación, presentamos algunas aplicaciones excelentes para ayudarlo a administrar su dinero. Lee mas (para que pueda preparar esquemas y comparar el rendimiento real con el rendimiento previsto) y la capacidad de agregue categorías de seguimiento (lo que le brinda una manera fácil de comparar y contrastar secciones individuales de su negocio).

Todos estos informes se pueden preparar e imprimir en cuestión de clics.

Facturación

¿De qué sirven todas estas funciones sofisticadas si no puede administrar las facturas fácilmente? Son el pan y la mantequilla de administrar un negocio, pero puede complicarse rápidamente Cómo utilizar Internet para perseguir facturas impagasSi trabaja por su cuenta, existe la preocupación constante de que eventualmente uno de sus clientes no pague una factura. Aquí hay algunos consejos en línea para recuperar el dinero perdido. Lee mas si tienes muchos clientes.

La función de facturación de Xero cuenta con muchas características interesantes. Por ejemplo, puede agregar notas de crédito y recargar fácilmente los gastos a los clientes mediante el uso de una etiqueta especial, y las notas de crédito se pueden emitir cuando corresponda.

Sus clientes también podrán pagar sus facturas con un solo clic a través de tarjeta de crédito o PayPal, y recibirá una alerta cuando los clientes abran sus facturas (para que sepa si simplemente están ignorando ¡usted!).

Finalmente, al igual que el software de nómina, podrá personalizar y personalizar todas sus facturas con sus propios logotipos y marca.

¿Ha utilizado Xero?

Has usado Xero? ¿Qué funciones y características te gustaron? ¿Qué necesitaba más trabajo? ¿Falta algo que le gustaría que presentaran los desarrolladores?

Puede hacernos saber sus pensamientos y comentarios en la sección de comentarios a continuación.