Cómo volver a encarrilar rápidamente un proyecto retrasado

Cada proyecto comienza con buenas intenciones y mejores esfuerzos, pero muchos de ellos se desvían del rumbo con un compromiso bajo y se pierden los hitos. Pero no hay necesidad de decepcionarse, ya que algunas acciones correctivas pueden hacer que su proyecto retrasado vuelva a encarrilarse en poco tiempo.

Aquí hay algunas técnicas efectivas de recuperación de proyectos que debe intentar para que las cosas se muevan en la dirección correcta.

1. Llame para una reunión de equipo

Es posible que su equipo se haya reunido en numerosos reuniones de equipo virtual para este proyecto. Sin embargo, una vez que sepa que está a punto de incumplir una fecha límite, es obligatorio que todos se sienten juntos una vez más. Esta reunión de equipo debe desarrollar una nueva estrategia sobre qué hacer a continuación.

Considere los entregables del proyecto, el presupuesto y el tiempo (restante o adicional) que tiene para completar el proyecto. Compruebe el impacto de su retraso en cada uno de estos aspectos. Descubra lo que el equipo puede ofrecer sin cambiar el presupuesto y la fecha límite originales.

Aparte de estos, vea cuánto tiempo llevará terminar el proyecto. Luego, hable con su cliente sobre la elección de cualquiera de las opciones anteriores.

2. Descubra el motivo del retraso

Además de elegir opciones viables para sus clientes, utilice la reunión para determinar el problema del proyecto. Solo si conoce el motivo del retraso del proyecto, puede tomar medidas para solucionar el problema.

Puede haber varias razones para el retraso de un proyecto, que incluyen escasez de presupuesto, falta de recursos, cambio en las prioridades de la organización, variación del alcance, ineficiencia del equipo, etc. Descubra cuál es el responsable del retraso y cómo ha afectado al proyecto. Además, deduzca cómo puede solucionar el problema en el menor tiempo posible.

3. Establezca una fecha límite nueva pero realista

Si no cumplió con la fecha límite original, es hora de seguir adelante y establecer una nueva en su lugar. Revise el cronograma original para identificar cuántas tareas del proyecto aún están pendientes. Establezca hitos desafiantes pero factibles para cada una de las tareas restantes y encuentre una nueva fecha de vencimiento para el proyecto.

Su objetivo es entregar el proyecto dentro del nuevo plazo. Por lo tanto, considere la capacidad, los recursos y la disponibilidad de su equipo antes de configurar la nueva fecha de vencimiento.

4. Reconsiderar el alcance del proyecto

Si el alcance de un proyecto poco realista ha provocado que su proyecto se retrase, considere la posibilidad de revisar el esquema para que se pueda lograr en un corto período de tiempo. Discuta el alcance con el cliente o las partes interesadas y verifique qué áreas de los proyectos puede eliminar.

Nunca permita que se produzca un deslizamiento del alcance cuando en realidad esté solicitando una reducción del alcance. Un cambio de alcance dificultará la finalización del proyecto. También es posible que deba mover el enfoque de su equipo hacia una nueva dirección por completo.

5. Dividir en pequeñas tareas y priorizar

Una vez que obtenga un asentimiento del cliente sobre el alcance del proyecto revisado, comience a trabajar en él. En primer lugar, divida el trabajo restante en pequeñas partes de tareas. Luego, busque si hay dependencias entre las tareas. Si es así, considérelos antes de priorizar las tareas.

Pídale al equipo que trabaje primero en las tareas priorizadas. A veces, un cliente puede pedirle que entregue una sección o parte de un proyecto primero durante el retraso de un proyecto. En tales casos, coloque ese segmento en prioridad.

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6. Reafirmar o reasignar responsabilidades

Debe trabajar con todo el equipo para determinar sus roles para el alcance o las tareas restantes del proyecto. Revise las tareas completadas para identificar cualquier conflicto o ineficiencia en el trabajo realizado hasta ahora en este proyecto. Puede ser necesario reafirmar o reasignar tareas en función del desempeño anterior.

Durante la reasignación de tareas, resuelva las dudas sobre el plan original. Asegúrese de que la persona recién asignada tenga las habilidades necesarias para completar esta tarea y no tenga otras prioridades.

7. Centrarse en la comunicación en tiempo real

No hay margen para más retrasos en un proyecto que ya se ha desviado. A veces, las decisiones cruciales quedan pendientes debido a la demora en la respuesta. Por lo tanto, su equipo no debe perder tiempo en comunicaciones asincrónicas en las que no saben cuándo recibirán una respuesta.

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En proyectos retrasados, ponga énfasis en la comunicación sincronizada como el chat instantáneo. Los compañeros también pueden participar en llamadas de audio o video para aclarar cualquier duda o hacer una pregunta importante. Hagas lo que hagas, nunca dependas de modos de comunicación retrasados ​​como el correo electrónico en tales situaciones.

8. Controle y administre las tareas de cerca

No querrá retrasarse dos veces en un solo proyecto. Para evitarlo, es fundamental gestionar las tareas y realizar un seguimiento de su progreso a diario. Haga que el seguimiento del rendimiento forme parte de su rutina diaria con Dynamic aplicaciones de gestión de proyectos donde los miembros pueden verificar el progreso de la tarea y el proyecto.

El seguimiento de los logros no es suficiente, ya que debe compararlos con los logros proyectados. Cuando note que alguien se está quedando atrás, comuníquese con él de inmediato para averiguar el problema y solucionarlo lo antes posible.

9. Disponga de un plan de gestión de riesgos

Un esquema revisado para un proyecto retrasado a menudo incluye una carga de trabajo adicional, nuevos recursos y un cronograma estricto. Si bien existe una alta probabilidad de que complete con éxito el proyecto, también implica cierto riesgo. Por lo tanto, debe preparar un plan de gestión de riesgos.

Para eso, identifique los factores de riesgo. También debe analizarlos para desarrollar un plan para mitigar sus efectos negativos. Esfuércese por reducir la posibilidad de que se produzcan esos factores de riesgo. Informar a todo el equipo del plan de gestión de riesgos y actualizarlo constantemente a medida que avanza el proyecto.

10. Ponga un esfuerzo adicional

No hace falta decir que debe hacer un esfuerzo adicional para entregar rápidamente un proyecto retrasado. También podría significar trabajar horas extra para muchos miembros del equipo. Dependiendo del alcance del proyecto, el tiempo variará. Sin embargo, esto puede desmotivar al equipo si el tiempo extra se vuelve extenso.

Por esta razón, los gerentes deben ofrecer una idea clara a sus compañeros de equipo sobre cuánto tiempo continuará el tiempo extra. Si alguien no puede dedicar más tiempo a un proyecto retrasado, debe subcontratar su tarea.

Consejos eficaces para proyectos retrasados

No es raro que un proyecto pierda su enfoque. Una vez que sucede, es necesario identificar y reconocer los puntos débiles del proyecto.

Para que el proyecto vuelva a encarrilarse, siga los consejos mencionados anteriormente. También puede usar aplicaciones de gestión de proyectos para completar el proyecto de manera exitosa y oportuna.

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