9 razones por las que los proyectos se retrasan y cómo evitarlos

El retraso del proyecto es una realidad y, a pesar de los mejores esfuerzos, muchos equipos no logran completar los proyectos dentro del plazo. Si no desea ningún retraso en sus proyectos actuales y futuros, debe ser consciente de los factores que juegan un papel importante en los retrasos del proyecto.

Conocer las razones de un proyecto retrasado lo ayudará a descubrir la mejor manera de evitarlas. Aquí están las razones y las soluciones a uno de los mayores problemas de gestión de proyectos: el retraso del proyecto.

1. Fluencia del alcance

El alcance del proyecto se refiere al esquema completo del proyecto, y la variación del alcance significa cualquier cambio repentino en ese alcance sin las solicitudes de cambio adecuadas. Imagine que su equipo está en medio de un proyecto y, de repente, se produce un aumento del alcance. Todos los esfuerzos que pongas hasta ahora serán en vano y un retraso en la finalización del proyecto será inevitable.

Para evitar este problema, diseñe un plan de proyecto y haga que los clientes firmen un acuerdo que diga que se adherirán al esquema. Además, mantenga todos los

comunicaciones de seguimiento en un solo lugar para evitar el seguimiento de múltiples fuentes de comunicación como referencia.

2. El equipo desconoce el objetivo del proyecto

Ser parte del ajetreado mundo empresarial significa que es posible que no sepa la razón detrás de cada tarea que está haciendo. Sin embargo, puede ser una causa de desmotivación para los compañeros de equipo y provocar retrasos en los proyectos.

Conociendo la conexión entre su tarea y los objetivos del proyecto, el equipo puede inspirarse. Por lo tanto, involucrar a todos los miembros del equipo desde la fase de planificación de un proyecto es una buena idea. Solicite sus comentarios para que pueda planificar el proyecto a su conveniencia.

Asegúrese de que vean cómo sus contribuciones impactan el proyecto y la organización. Los motivará a terminar el proyecto dentro del plazo con éxito.

3. Entregables y plazos poco realistas

Lo crea o no, tener plazos poco realistas es posiblemente la razón principal detrás del retraso de un proyecto. Todo el equipo puede hacer un esfuerzo adicional, pero es imposible completar un proyecto a tiempo si la fecha límite no es viable.

No importa lo tentador que sea establecer entregables ambiciosos, la mejor manera de impresionar a los clientes es no ofrecer promesas y entregar en exceso. Por esta razón, establezca metas que sean realistas, alcanzables y medibles.

Muchos proyectos incluyen múltiples dependencias de tareas. En ese caso, diseñe el cronograma del proyecto considerando la disponibilidad de recursos, el tiempo estimado y la secuencia de tareas.

Relacionado: Cómo aumentar su productividad utilizando criterios SMART

4. Falta de disponibilidad de recursos

Si no se dispone de los recursos financieros, humanos y materiales necesarios, es probable que el proyecto se retrase. En el caso de los recursos financieros, evalúe si el presupuesto inicial puede cubrir el costo del proyecto. De lo contrario, obtenga fondos adicionales lo antes posible para evitar que el proyecto se retrase debido a la falta de fondos.

Para recursos humanos, vea si los miembros del equipo tienen la habilidad y experiencia necesarias. De lo contrario, capacítelos o subcontrate las tareas. Tenga cuidado con los recursos materiales como la infraestructura. La disponibilidad de estos recursos no está garantizada y es bueno tener una copia de seguridad para ellos.

5. Seguimiento y seguimiento inadecuado del progreso

La recopilación constante de datos sobre el progreso de la tarea es vital para el éxito del proyecto. No hacerlo puede resultar en un retraso del proyecto. Además de establecer objetivos, debe realizar un seguimiento si hay algún retraso en alguna tarea. Por lo tanto, puede ver si el equipo está en camino de lograr el objetivo.

Puede utilizar herramientas de gestión de tareas para medir el progreso de cada tarea. Después de notar un retraso en cualquier tarea, también puede delegar la tarea a otra persona. Si es necesario, estas aplicaciones también lo ayudan a reasignar todas las tareas de un proyecto con facilidad.

6. Falta de comunicación entre las partes interesadas

Todas las partes involucradas en un proyecto deben estar en la misma página; de lo contrario, no pueden completar un proyecto dentro de la fecha de vencimiento. La falta de comunicación conduce a malentendidos, que en última instancia obstaculizan el progreso del proyecto.

Es por eso que todos los miembros del equipo deben conocer de inmediato la alteración del alcance, las expectativas del cliente y cualquier retraso de cualquier parte involucrada. Debería haber reuniones de equipo periódicas para transmitir actualizaciones sobre el proyecto.

Los equipos también deben usar herramientas de gestión de proyectos para conocer las fechas de vencimiento y los principales plazos. Estas aplicaciones también mantienen toda la comunicación del equipo en un solo lugar para garantizar la claridad.

7. Falta de voluntad para trabajar en equipo

Un proyecto exitoso es un esfuerzo de equipo. Todos los miembros, incluido el gerente, deben desempeñar su papel de manera efectiva para alcanzar el objetivo. A veces, los miembros del equipo no colaboran y eso provoca retrasos en el proyecto. Incluso los gerentes de hoy en día tienden a no microgestionar.

Pero todos deben recordar que el objetivo final es completar el proyecto a tiempo. No debe poner en peligro el proyecto solo para evitar conflictos.

Si bien los miembros del equipo requieren su propio espacio y poder de toma de decisiones para rendir al máximo, los gerentes deben intervenir siempre que sea necesario para evitar que el proyecto se desvíe. Los gerentes también deben tomar medidas inmediatas para resolver cualquier conflicto de equipo.

Relacionado: ¿Qué es el conflicto de trabajo remoto? Maneras de prevenirlo

8. Factores de terceros

A menudo, las organizaciones necesitan la participación de terceros en determinadas etapas del proyecto. Los proveedores externos también pueden ser responsables de los retrasos en los proyectos si no entregan los recursos o las tareas a tiempo. Suele suceder porque estos terceros no conocen los hitos ni los objetivos de su proyecto.

Además, los equipos no hacen un seguimiento con los proveedores sobre las tareas asignadas y se meten en problemas cuando hay un retraso del tercero. Para evitar tales problemas, déles un plazo estricto y manténgase en contacto con ellos hasta su entrega. También puede incluir una disposición de penalización en el contrato por el retraso. Por lo tanto, se tomarán en serio la entrega oportuna.

9. Circunstancias inesperadas

Por último, pero no menos importante, puede enfrentarse a situaciones imprevistas que pueden provocar retrasos en el proyecto. Desastres naturales, alteraciones climáticas, inestabilidad política, recesión global, problemas para conseguir inversiones, todo esto puede retrasar su proyecto.

Aunque estas causas no se pueden prevenir, ciertamente puede reducir su impacto con una planificación adecuada. Cada miembro del equipo debe estar siempre preparado para lo peor. No dejar las tareas para el último momento es un paso importante para combatir este problema.

Los miembros del equipo también deben cooperar cuando haya una carga de trabajo adicional después de los desastres para completar los proyectos a tiempo.

Evite que los proyectos se retrasen

Un proyecto puede desviarse en cualquier fase. Al conocer los motivos comunes responsables de los retrasos en los proyectos y las soluciones para evitarlos, puede cumplir el objetivo de una entrega exitosa del proyecto a tiempo. Por lo tanto, lograr los objetivos de productividad también se vuelve más fácil que nunca.

Las 7 mejores aplicaciones para ayudarlo a alcanzar sus objetivos de productividad

¿Quieres sobresalir en la gestión del tiempo? Utilice estas aplicaciones de timeboxing ricas en funciones para alcanzar sus objetivos de productividad.

Leer siguiente

Sobre el Autor