8 características de Workplace de Facebook para la gestión colaborativa de proyectos

Gestionar las comunicaciones y el contenido de un proyecto es una tarea desafiante. Sin una fuente común de datos, es una tarea abrumadora. ¡Workplace de Facebook tiene una solución para esto! Independientemente del tamaño de su trabajo o proyecto, es una herramienta ideal para administrar diversas tareas y el contenido de los proyectos.

Además, los miembros de su equipo ya están familiarizados con su interfaz de usuario (UI), ya que se parece mucho a la plataforma de Facebook. Siga leyendo para descubrir cómo puede convertirse en una potencia para la gestión de proyectos.

1. Cree un grupo dedicado para cada proyecto

Gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo, puede ser frenético y confuso. Evite la confusión con la función de grupo dedicada de Workplace. En esta plataforma, puede crear grupos separados para cada proyecto para mantener las tareas separadas.

Los grupos que crea permanecen secretos, ya que solo los miembros del grupo tienen permiso para contribuir. Puede agregar tantos grupos como desee y agregar cualquier número de miembros a un grupo.

Si está trabajando en colaboración con otra organización, un grupo de varias empresas será útil. Un grupo multiempresa en Lugar de trabajo le permite trabajar con personas ajenas a su empresa con la misma eficacia.

2. Compartir archivos con compañeros de equipo

Ya sea que esté trabajando de forma remota o desde el mismo espacio de oficina, necesita compartir archivos con sus colegas a través de canales en línea. Como cualquier otro paquete de oficina eficiente, Workplace le permite compartir archivos con sus compañeros de equipo sin esfuerzo.

Puede agregar archivos de su sistema local al grupo. Alternativamente, también puede utilizar las integraciones para compartir archivos aprobadas por el administrador del sistema de la organización. Los administradores de grupo pueden agregar integraciones aprobadas a un grupo para que las usen sus miembros.

Consulte la pestaña Integraciones para encontrar las herramientas para compartir archivos. Actualmente, admite aplicaciones para compartir archivos como Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint, etc.

3. Trabajo colaborativo en archivos y comentarios

Con la función de anotación de este paquete de espacio de trabajo, su equipo puede compartir comentarios sobre varios archivos compartidos en el grupo. De esta manera, el seguimiento de los comentarios y la retroalimentación se vuelve más fácil que nunca.

Además, todos los archivos compartidos con los miembros del grupo están disponibles en la pestaña Archivos. Por lo tanto, no tiene que desplazarse por el feed para encontrar el archivo que necesita.

Esta suite también le permite crear un grupo de comentarios abierto. Aquí, otros miembros del equipo también pueden ofrecer comentarios. Al compartir más sobre el proyecto, como el estilo de la documentación, el diseño, el público objetivo, etc., puede obtener más comentarios de los demás y obtener nuevas perspectivas.

4. Seguimiento del progreso de proyectos y tareas

Hacer un seguimiento del progreso del proyecto es fácil en Workplace. Al poner actualizaciones semanales sobre el progreso, las preferencias y cualquier otro problema excepcional en el grupo, los compañeros de equipo pueden informarse entre sí sobre sus tareas.

En caso de que alguien tenga que compartir informes extensos o hallazgos de investigación, puede utilizar la función de notas de esta plataforma. Para realizar un seguimiento de las tareas pendientes, puede compartir elementos de acción en el grupo que la persona asignada puede marcar como completados cuando haya terminado.

Puede utilizar la función de mención para asignar una tarea a un miembro del equipo. Incluso puede integrar Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly, etc. aplicaciones para una mejor gestión de tareas y productividad a través de Workplace.

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5. Almacenamiento seguro y común de archivos

La pestaña Archivos de los grupos de Workplace organiza todos los archivos del proyecto en un solo lugar. Puede ahorrar tiempo al permitir que Workplace administre los recursos de su proyecto, como imágenes, archivos PDF, hojas de Excel, etc. Si usa Workplace, no necesita realizar un seguimiento de los miembros del equipo que comparten documentos confidenciales relacionados con el proyecto a través de diferentes plataformas, lo que pone en riesgo los datos confidenciales.

Su equipo puede cargar archivos a un grupo a través de varios canales como Publicaciones, Chat, Temas, Aprendizaje, Medios, etc. Pero todos los archivos van directamente a la pestaña Archivos. Desde aquí, puede administrar fácilmente el acceso a los archivos, el control de versiones y eliminar el archivo si no es necesario.

Es importante saber que solo puede cargar hasta 50 MB de archivos a través de cualquier otro canal que no sea Workplace Chat. Desde Workplace Chat, puede cargar archivos de hasta 75 MB de tamaño. El límite de tamaño de archivo ayuda al equipo a mantenerse productivo al compartir archivos pequeños sin esfuerzo sin enfrentar ningún problema con el ancho de banda de velocidad de carga.

Esto puede parecer un límite de carga de archivos bajo. Sin embargo, Workplace admite la carga de archivos de video masivos de hasta 4 GB. Por lo tanto, siempre que necesite crear un video tutorial para la sección Biblioteca de aprendizaje o conocimiento, siempre puede cargar videos largos en HD.

6. Mensajería en tiempo real a través del chat en el lugar de trabajo

Cuando un equipo trabaja en un proyecto desde ubicaciones remotas, no hay alternativa a la comunicación en tiempo real. Sin embargo, no siempre es posible conectarse mediante llamadas de audio o video mientras se trabaja desde casa. Es por eso que necesita tener una opción de chat instantáneo en su espacio de trabajo colaborativo.

Workplace también ofrece esta función a sus usuarios a través de la aplicación Workplace Chat. Descárguelo en su teléfono Android o iOS y manténgase en contacto mientras viaja. Úselo para obtener una respuesta instantánea a una consulta importante. Los grupos con 250 miembros o menos pueden usar esta opción.

7. Llamada de audio o video para una comunicación fluida

Para un equipo remoto o híbrido, el trabajo colaborativo es imposible sin llamadas de audio / video. Si usa Workplace From Facebook para la gestión de proyectos, no es necesario utilizar ninguna aplicación adicional para estos fines. Hacer una llamada a su compañero de equipo está a solo un clic de distancia con Workplace.

Hasta 50 miembros del equipo pueden unirse a una reunión de audio o video a través de Workplace desde la función de reunión de Facebook. Puede utilizar esta función para reuniones de equipo semanales o discusiones de grupo.

También puede participar en llamadas individuales rápidas con los miembros del grupo. También está disponible la integración de aplicaciones de llamadas virtuales como Zoom, BlueJeans y Cisco Webex Meetings.

8. Función de fijación posterior para referencia rápida

También puede anclar una publicación o contenido en la página del grupo, similar a una página o grupo de Facebook. En cada grupo, hay instrucciones, metas, plazos y recursos vitales del proyecto. La fijación de contenido garantiza que los miembros del equipo encuentren sin esfuerzo el contenido necesario para trabajar en un proyecto.

Si lo desea, puede anclar varias publicaciones sin ningún problema. También puede decidir qué publicación fijada debe permanecer encima de las demás. Recuerde que solo el administrador del grupo puede anclar una publicación en el grupo Lugar de trabajo.

Gestionar varios proyectos es fácil

Las funcionalidades que viste anteriormente son necesidades básicas para cualquier proyecto. Workplace from Facebook satisface todas estas características de manera eficiente a través de una interfaz de usuario sencilla.

Si los datos de su proyecto, como listas de tareas pendientes, flujos de trabajo, maquetas de productos / servicios, contenido de referencia, etc., están en más de una herramienta, llévelos a una herramienta central como Workplace de forma gratuita. También es inteligente saber cómo Workplace compite con otros espacios de trabajo de gestión de proyectos antes de tomar la decisión final.

Espacio de trabajo de Google vs. Lugar de trabajo de Facebook: ¿cuál es mejor?

A continuación, le indicamos cómo decidir cuál es mejor para equipos remotos o híbridos: Google Workspace o Facebook Workplace.

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