5 formas de superar los desafíos de gestión de tareas más comunes

Cada proyecto consta de una serie de tareas que debe terminar a tiempo. La gestión adecuada de las tareas significa gestionar los proyectos desde su concepción hasta su finalización. Ya sea que forme parte de un equipo que trabaja desde la oficina o desde casa, el proceso de administración de tareas puede hacer que se enfrente a algunos desafíos comunes.

Descubra los cinco desafíos comunes de administración de tareas que usted y su equipo pueden enfrentar y cómo puede superarlos con herramientas.

1. Sin visibilidad en el progreso de la tarea

Una de las condiciones previas para la finalización oportuna de la tarea y la colaboración exitosa es la visibilidad del progreso de la tarea. Sin él, administrar las tareas se convierte en un desafío para cualquier equipo. Puede esperar resolver rápidamente cualquier problema solo garantizando la transparencia en el progreso de la tarea.

Con los tableros Kanban, puede establecer una descripción general visual del flujo de trabajo del proyecto.

Trello es una aplicación de tablero Kanban que le permite agilizar todas las tareas identificando cuellos de botella en el proceso. Esta aplicación no solo hace que el progreso de las tareas sea accesible, sino que también le permite tomar acciones decisivas para mantener en movimiento las tareas pendientes desde hace mucho tiempo.

El uso de la herramienta de diagrama de Gantt es otra forma útil de realizar un seguimiento del progreso de la tarea. Con el Agantty app, los miembros del equipo pueden sincronizar sus tareas en consecuencia. También le permite asignar y delegar tareas a los recursos disponibles.

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2. La dependencia del correo electrónico obstaculiza el trabajo

La comunicación clara es fundamental para que cualquier equipo pueda completar las tareas en el tiempo estipulado y con total eficiencia. Si bien el correo electrónico es un modo de comunicación popular entre los miembros del equipo, la dependencia total del correo electrónico puede ser contraproducente y obstaculizar la productividad.

En cuanto a un equipo, uno de los mayores desafíos de la administración de tareas es mantener a todos en la misma página comunicando los mensajes requeridos. Aquí, comunicar qué y cómo, ambos se vuelven cruciales. Si alguien pasa más tiempo revisando, escribiendo y respondiendo correos electrónicos que en tareas productivas, el propósito de la comunicación por correo electrónico fallará.

Con MeisterTask, puede centralizar el proceso de intercambio de información por parte de los miembros del equipo. Puede facilitar una mejor comunicación del equipo agregando la descripción de la tarea, los archivos adjuntos, el registro de cambios de la tarea y los comentarios en la propia tarea. Estas características hacen que una tarea sea interactiva y rastreable.

Al rastrear un proyecto, puede mantenerse informado y obtener toda la información necesaria. Puede responder rápidamente a cualquier cambio de tarea con emojis y recibir notificaciones por correo electrónico para dichos cambios.

3. Falta de informes de rendimiento estructurados

Para conocer la eficiencia y la productividad de su equipo, es necesario obtener una descripción general completa del desempeño de cada miembro del equipo. Sin la información adecuada, nadie puede conocer el progreso de la tarea. Solo un informe estructurado puede generar información sobre todo el proceso por el que ha estado pasando el equipo.

Dichos informes no solo ofrecen información valiosa sobre tareas y proyectos. También presentan la información recopilada de una manera fácilmente comprensible. Cuando tiene la imagen completa en un solo lugar, tomar medidas para mejorar la eficiencia de las tareas se vuelve transparente.

Los informes estructurados también le permiten generar diferentes estadísticas utilizando métricas cruciales y personalizar cómo desea ver los detalles. Usted puede utilizar la función de informes universales de Asana para obtener cuadros gráficos y gráficos sobre el desempeño de su equipo. Con unos pocos clics, puede obtener el estado de productividad en tiempo real de su equipo.

Cada miembro del equipo puede crear su panel de productividad con esta herramienta que representará visualmente las métricas de rendimiento. Las personas pueden compartir los informes de solo lectura con colaboradores internos y externos. Personalizar los informes también es fácil, ya que puede agregar varios filtros, elegir tipos de gráficos y asignar un color diferente para cada proyecto.

4. Ausencia de automatización sin esfuerzo

En el mundo empresarial moderno, la importancia de la automatización de tareas es primordial. Sin él, será difícil administrar sus tareas y completar el proyecto a tiempo. La ausencia de automatización también puede generar problemas de productividad en su equipo y una ejecución lenta de las tareas.

Por lo tanto, debe utilizar diferentes herramientas para automatizar tareas y evitar que su equipo pierda tiempo realizando esas tareas manualmente. Al elegir las herramientas de automatización, asegúrese de que tengan más beneficios que inconvenientes, como una curva de aprendizaje pronunciada, una ralentización del sistema y un consumo de tiempo excesivo.

Cuando se trata de automatización, puede utilizar cualquier número de herramientas dependiendo de su alcance de trabajo. Además de eliminar la carga de trabajo del equipo, la automatización inteligente le permite concentrarse en las tareas que importan. Mientras usa múltiples herramientas de automatización, puede tomar la ayuda de Zapier para una integración sin esfuerzo entre las aplicaciones.

Algunas de las integraciones populares que admite Zapier son:

• Hojas de cálculo de Google y Toggl: Úselo para administrar proyectos para equipos remotos e híbridos.
• ClickUp y TimeDoctor: Úselo para realizar un seguimiento de las horas productivas y administrar tareas.
• Trello y Jira: Úselo para rastrear problemas mientras administra tareas a través de la herramienta de estilo Kanban.
• Asana y HubSpot: Se utiliza para sincronizar el software CRM con una herramienta de gestión de proyectos.
• ClickUp y Jira: Úselo para rastrear y resolver problemas mientras monitorea tareas.

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5. Lidiar con la fluencia del alcance

La variación del alcance es un desafío común en la gestión de tareas al que se enfrentan los equipos. Se refiere a los cambios en los requisitos del proyecto con respecto a lo que decidió al inicio del proyecto. Estos cambios tienen un impacto tanto en el propósito como en los entregables del proyecto.

Debe tener en cuenta el aumento del alcance al planificar un proyecto y asignar tareas a los miembros. Independientemente de la industria, puede prevenirlo mediante la evaluación de riesgos y siendo consciente durante el mapeo del proyecto.

Cada proyecto conlleva cierto grado de riesgo, y contar con un plan de contingencia desde el principio puede salvarlo de cualquier situación inesperada. Además, evaluar constantemente los riesgos durante el ciclo de vida del proyecto también le ayudará a gestionar los riesgos. Mediante el uso monday.com, puede manejar con tacto el avance del alcance en sus proyectos.

El registro de riesgos del proyecto de esta aplicación le permite localizar, evaluar y planificar un posible incidente para que pueda mitigar los riesgos. Usando su Plantilla de planificación de sprint de scrum, puede hacer que su equipo se mantenga enfocado en tareas y objetivos específicos. los Rastreador de gestión de cambios de esta herramienta le permite esbozar y realizar un seguimiento de los planes de gestión de cambios.

Problemas de gestión de tareas resueltos

Los problemas de administración de tareas pueden resultar en proyectos retrasados ​​y clientes insatisfechos. Sea consciente de los problemas potenciales que puede enfrentar con respecto a la administración de tareas.

Como este artículo discutió los desafíos y sus soluciones viables, ahora puede tomar las acciones necesarias para evitar tales problemas y garantizar una gestión de proyectos sin problemas.

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