Si su trabajo está profundamente integrado en el ecosistema de Microsoft, To Do y OneNote son probablemente las herramientas más populares para su flujo de trabajo diario. Cuando usa OneNote para planificar un proyecto, terminará con elementos procesables que completarán lo que está trabajando.
Usar OneNote y Microsoft To Do juntos significa que pasará tiempo cambiando de contexto, copiando o revisando datos de una aplicación a otra. Como resultado, puede perder la concentración, cometer errores o, lo que es peor, reducir la calidad de su trabajo. Le mostraremos métodos para integrar OneNote y To Do sin problemas para que dedique tiempo a priorizar el trabajo que importa.
Agregar una tarea de OneNote a Microsoft To Do
De todas las aplicaciones de Office, OneNote 2019 tiene la integración más estrecha con Outlook. Eso se debe a que ambas aplicaciones comparten objetivos y operaciones similares. Puede convertir cualquier texto de nota en OneNote en una tarea automática de lista de tareas en Outlook. Pero espere, ¿dónde encaja Microsoft To Do en este sistema?
Llegaremos a esta discusión más adelante, pero primero, asegúrese de que tanto OneNote 2019 como Outlook estén instalados en su computadora. Además, debe haber creado un cuaderno y una sección donde residen sus elementos procesables. Si está comenzando, siga nuestras guía sobre cómo organizar blocs de notas en OneNote.
Seleccione el texto que desea convertir en una tarea de Outlook. Haga clic en el Hogar pestaña y luego Tareas de Outlook. En el menú desplegable, elija un período de tiempo para la tarea. Una bandera marca el texto y OneNote agrega el texto de la nota como una tarea en Outlook. Puede continuar agregando más notas como tareas si es necesario.
Cambie a Outlook para ver la tarea en Mis tareas.
Ahora, cuando cambie a la aplicación "Microsoft To Do", verá la misma tarea en Tareas con fechas de vencimiento precargadas y un enlace a la página de OneNote para saber dónde se encuentran sus tareas.
Asimismo, puede seleccionar Personalizado y desde la nueva ventana que aparece, ingrese el Fecha de vencimiento, los Fecha de inicio, y la importancia de la tarea usando el Prioridad campo. También puede consultar el Recordar para que Outlook le recuerde la tarea y agregue una nota breve.
Ahora cambie a la aplicación "Microsoft To Do", pero no verá la fecha de inicio de la tarea ni el campo de prioridad aquí.
Mecanismo de fondo de la sincronización de tareas
La aplicación "To Do" se basa en Exchange Online para almacenar y sincronizar tareas, ya sea que use una cuenta personal o Microsoft 365. Ambas cuentas siguen los mismos protocolos, incluido el cifrado de datos, el cumplimiento y la residencia de los datos. Si completa una tarea en la aplicación "Tareas pendientes", se actualizará en Outlook Tasks y OneNote.
Nota: La aplicación "Tareas pendientes" no tiene nada que ver con la etiqueta "Tareas pendientes" en OneNote, a pesar de utilizar las mismas mayúsculas. Esto es importante porque las personas pueden confundirse con la terminología y declarar que esta característica no parece funcionar correctamente.
Un punto a tener en cuenta es que solo puede tener una fecha de vencimiento, en lugar de fechas de inicio y finalización separadas. No admite estados de tareas como en curso o porcentaje completado, ni la importancia de la tarea en diferentes niveles de prioridad. No puede recuperar una tarea eliminada en "Tareas pendientes", pero puede verlas en OneNote y Outlook.
Si usted sabe cómo funciona la aplicación Microsoft To Do, es posible crear varias listas de tareas. Por tanto, tiene sentido trasladar una tarea del Tareas a una lista de su elección. Pero cuando mueve una tarea a otra lista, el cambio se refleja en la columna de carpeta de Tareas de Outlook, pero cuando pasa el mouse sobre la bandera, verá un mensaje que dice que "la tarea no existe".
Sincronice sus tareas entre tareas pendientes y OneNote
Es posible realizar una sincronización cruzada de sus tareas entre OneNote y To Do con una aplicación simple llamada Pleexy. Trae sus tareas desde sus correos electrónicos, notas, gestión de proyectos y herramientas de colaboración a su administrador de tareas.
Incluso puede configurar una sincronización bidireccional entre las herramientas que utiliza para que los cambios realizados en un lado se copien instantáneamente en el otro. Si su equipo usa Jira y OneNote para administrar los proyectos, entonces Pleexy puede canalizar todas las tareas relevantes desde estas aplicaciones en "Tareas pendientes". Y, cuando completa una tarea en "Tareas pendientes", se verifica en la aplicación de origen. también.
Empezando con Pleexy
Regístrese en el sitio web de Pleexy utilizando "Microsoft To Do" como administrador de tareas. Una vez que la autentique con su cuenta de Microsoft, se le pedirá que elija una aplicación con la que desea conectarse "Tareas pendientes". Seleccione OneNote y autorice a Pleexy a acceder a su cuenta de OneNote.
Dale un nombre a tu conexión. Por ejemplo, digamos "Tareas pendientes con OneNote".
El primer paso es decirle a Pleexy qué cuadernos y secciones buscará notas. Puede filtrar sus notas por tipo, como Tareas pendientes, Discusión con la persona, Tareas pendientes Prioridad 1 y 2, Solicitud del cliente y Programar reunión. E ignore las notas más antiguas en el rango de 1 a 180 días. Pleexy buscará notas que cumplan con todos los criterios específicos y las creará en "Microsoft To Do".
En el siguiente paso, definiremos la plantilla de título para sus tareas en "Microsoft To Do". Puedes seguir un patrón como "{sección}: {página} - {todo}" en el que "{página}" es su página de OneNote y "{todo}" es OneNote etiqueta de tareas pendientes.
Ahora debe especificar la lista en la que Pleexy creará tareas. En este ejemplo, elegiremos Una listay el destino es Trabaja.
Por último, elija lo que sucederá cuando realice cambios en las tareas de Microsoft To Do o OneNote. Para OneNote to Microsoft To Do, puede controlar qué hacer con una tarea cuando se completa o se elimina en OneNote. Y para Microsoft para hacer en OneNote, elija lo que desea hacer cuando complete una tarea en la aplicación "Tareas pendientes".
Guarde sus cambios y active su conexión. En la captura de pantalla a continuación, verifica la integración, edita o pausa la conexión y los elimina.
Cambie a la aplicación "Microsoft To Do" para ver los cambios. Cuando completa una tarea aquí, también se verifica en OneNote.
Cree varias conexiones de OneNote con tareas pendientes
En Pleexy, puede crear múltiples conexiones entre estas dos aplicaciones. Estas son las razones:
- Si usa una cuenta de OneNote separada para fines personales y laborales.
- Configure diferentes reglas de sincronización para proyectos específicos en OneNote.
Por ejemplo, es posible que desee sincronizar las tareas para las publicaciones de blog en ambas aplicaciones, pero puede dejar la tarea sin marcar en OneNote, incluso si las ha marcado en "Tareas pendientes" para otro proyecto. Crearemos dos conexiones diferentes en Pleexy siguiendo el procedimiento descrito anteriormente.
Lleve todas sus tareas a Microsoft To Do
Tanto OneNote como To Do son aplicaciones complicadas, pero en conjunto funcionan en diferentes condiciones de flujo de trabajo y sus necesidades. En casos simples, puede agregar una tarea de OneNote a To Do, pero no son fluidas y se interrumpen si mueve la tarea a otra lista.
Pleexy te permite sincronizar tareas de ambas formas sin importar cuál sea tu lista de tareas y es intuitivo de configurar. Revisar la página de integraciones para obtener una lista de las aplicaciones que admite. Una vez que comience a usarlos, siga nuestros consejos y trucos para usar Microsoft To Do de manera efectiva.
Eche un vistazo más de cerca a Microsoft To Do y consulte algunos consejos sobre cómo puede convertirlo en un poderoso administrador de tareas.
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- Administración de tareas
Con su Maestría en Optom en Especialidad de Cuidado de la Vista, Rahul trabajó como profesor durante muchos años en la universidad. Escribir y enseñar a los demás es siempre su pasión. Ahora escribe sobre tecnología y la hace digerible para los lectores que no la entienden bien.
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