Cómo crear formularios de Excel para hojas de cálculo de entrada de datos

Ingresar datos en Excel es una tarea abrumadora, especialmente si tiene muchas columnas y toneladas de entradas. También puede resultar confuso para otros usuarios, especialmente si no están familiarizados con su hoja de cálculo.

¿Pero sabías que puedes crear formularios para facilitar esta tarea? Microsoft le permite a usted oa cualquier otra persona agregar datos a su hoja de cálculo a través de un formulario en una nueva ventana. De esa manera, hay menos confusión sobre qué información deben incluir en el archivo de Excel.

Siga leyendo y aprenda a crear un formulario para su propia hoja de cálculo de Excel.

Preparación de sus datos

Antes de comenzar a crear su formulario, primero debe preparar los datos que necesitará. Por ejemplo, si está creando una lista de asistencia de los estudiantes, primero debe escribir la información que necesitará de ellos en las columnas.

Por ejemplo, debe tener su nombre, apellido, número de estudiante, dirección de correo electrónico y curso; luego, debe enumerarlos en la fila superior. Estos elementos significarían las columnas en las que se compilarían los datos que ingresan los estudiantes.

Si va a pedirles a sus alumnos que ingresen sus datos manualmente, tendrán que desplazarse hacia abajo hasta la parte inferior del archivo de Excel para encontrar una fila vacía. Y si está pidiendo mucha información, digamos para un anuario, sería fácil para cualquiera de los estudiantes saltarse una celda, lo que generaría datos incompletos.

Insertar un formulario simple

Una vez que haya preparado todos los títulos de sus columnas, ahora puede comenzar a crear un formulario. Para hacerlo, seleccione uno de los encabezados de columna. Ve a la Barra de búsqueda en la sección superior de la ventana de Excel y escriba Formulario. En los resultados de la búsqueda, debajo de Comportamiento, haga clic en Formulario.

A Microsoft Excel Aparecerá una ventana de advertencia que confirma si desea utilizar la fila seleccionada como etiquetas de formulario. Si ya lo ha hecho, haga clic en OK. De lo contrario, haga clic en Cancelar, seleccione los encabezados de columna que desee utilizar como etiquetas de formulario y repita los pasos descritos en el párrafo anterior.

Después de presionar OK, aparecerá una ventana de formulario, ¡y listo! Ahora puede comenzar a ingresar datos.

Si va a utilizar esta herramienta con frecuencia, puede agregar un acceso directo a esta función en la barra de herramientas de acceso rápido. Volver a la Barra de búsqueda y escribe Formulario de nuevo. Pero en lugar de hacer clic izquierdo en el Formulario resultado, botón derecho del ratón en su lugar para abrir el menú contextual.

Seleccione Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, y verás el Icono de formulario aparecer en ella. Entonces, la próxima vez que necesite abrir la herramienta de formulario, todo lo que necesita es hacer clic en el botón de acceso directo.

Agregar nuevos datos

Con la ventana del formulario abierta, verá la información que necesita para ingresar a su base de datos. Complete todos los campos vacíos y, una vez hecho, haga clic en Nuevo. Los datos que ingresó llenarán automáticamente la parte inferior de su tabla y obtendrá un nuevo formulario en blanco listo para usar.

En caso de que haya guardado accidentalmente los datos incorrectos, puede volver atrás y cambiarlos. Busque la entrada que desea cambiar presionando el Buscar anterior o Buscar siguiente botones. Cuando haya llegado al elemento que desea editar, simplemente cambie la información en el campo correspondiente.

Una vez que haya terminado sus correcciones, haga clic en Nuevo o presione Ingresar en su teclado para confirmar los cambios. Pero si ha cometido un error tipográfico y desea restaurar la entrada anterior, haga clic en Restaurar en lugar de. Sin embargo, tenga en cuenta que no puede deshacer los cambios con Restaurar una vez que haya confirmado los cambios.

Examinar entradas con la ventana de formulario

Ahora que tiene varias entradas en su hoja de cálculo, puede usar la ventana del formulario para examinar sus datos. Cerca de la esquina superior derecha de la ventana, verá el número de serie de los datos actuales.

Si desea ver las entradas antes o después de la selección actual, puede utilizar el mencionado anteriormente. Buscar anterior y Buscar siguiente botones. Como alternativa, puede utilizar la barra de desplazamiento para pasar rápidamente por varias entradas.

Para encontrar resultados específicos, puede utilizar la función de búsqueda de la ventana del formulario. Para acceder a él, haga clic en el Criterios botón justo debajo, Buscar siguiente. Escriba la información que desea buscar en el campo correspondiente, luego presione Ingresar en tu teclado.

Relacionado: Cómo utilizar la función de búsqueda Buscar y reemplazar en Excel

La ventana le mostrará la siguiente fila con la información pertinente. Para examinar otros resultados, haga clic en Buscar anterior o Buscar siguiente.

También puede utilizar fórmulas y modificadores para una búsqueda más avanzada. Puedes usar el comodín asterisco para buscar una parte del registro. Asimismo, también puede utilizar mas grande que o menos que signos para buscar valores numéricos o de fecha.

Por ejemplo, si desea buscar estudiantes que tomen un curso de BA, puede ingresar BA * en el campo apropiado. La ventana del formulario solo mostrará a los estudiantes de su hoja de cálculo que estén cursando una licenciatura.

Evitar entradas en blanco

También puede evitar entradas en blanco accidentalmente agregando mediante la función Validación de datos. Para hacer esto, primero debe seleccionar la tabla donde va a ingresar los datos. Entonces deberías ir a Datos> Validación de datos.

los Validación de datos entonces se abrirá la ventana. En el Ajustes pestaña, debajo de la Permitir menú desplegable, seleccione Longitud del texto. Entonces bajo el Datos menú desplegable, elegir mas grande que. Finalmente, bajo el Mínimo campo, entrada 1. prensa OK.

Esta función evita que los usuarios ingresen solo un carácter en cualquier campo, lo que garantiza que sus datos se completarán por completo.

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Una forma rápida y sencilla de completar grandes bases de datos

Si con frecuencia pierde información en su hoja de cálculo o ingresa datos incorrectos en columnas, entonces es hora de que cree un formulario para usted. Esta solución rápida y sencilla asegurará que obtenga una base de datos precisa.

Aunque el ejemplo anterior solo muestra cinco entradas, si está trabajando en muchas entradas, como una base de datos de empleados de la empresa, apreciará esta función en Excel. Al brindarle una ventana independiente para ingresar información, puede evitar cruzarse de ojos con cientos, si no miles, de entradas al tiempo que garantiza entradas de datos precisas y precisas.

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