6 formas creativas de aprovechar Asana al máximo

Tener las herramientas adecuadas a su disposición es un buen paso en la dirección correcta. Sin embargo, aprender diferentes formas de utilizar cada solución digital en su conjunto de herramientas de colaboración le ahorrará tiempo y mejorará la productividad.

En este artículo, analizaremos seis formas menos conocidas de usar Asana, pero primero:

¿Qué hace que Asana sea especial?

Asana es una conocida herramienta de gestión de proyectos que permite a los equipos trabajar juntos como una unidad cohesiva al ayudarlos a rastrear, coordinar y organizar el trabajo. Es efectivo porque:

• Es una herramienta poderosa llena de funciones útiles que los usuarios pueden utilizar para una amplia gama de tareas.
• Aunque su variedad de características puede resultar intimidante al principio, es bastante fácil entenderlo.
• Asana tiene una bandeja de entrada interna y otras funciones que permiten a los usuarios comentar las tareas, lo que facilita que los equipos se comuniquen sin problemas.
• Puedes usar Asana para crear proyectos masivos para ver el panorama general. Luego, puede dividir estos proyectos en secciones, tareas y subtareas para ejecutar los detalles y asignarlos a otras personas.
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• Asana te permite sincronizar e integrar otras herramientas para aumentar la productividad.

Entonces, ¿cuáles son algunas formas diferentes de aprovechar estas funciones?

1. Reemplazar correos electrónicos internos

Los correos electrónicos han jugado (y siguen jugando) un papel central en muchas organizaciones para la comunicación. Aunque es una herramienta fantástica que aún puede servirte en algunos casos, puedes repensar tu estrategia para asegurarte de no depender demasiado de los correos electrónicos explorando otros métodos más efectivos. alternativas de comunicación interna.

Por ejemplo, piense en todas esas veces que se sintió abrumado por la cantidad de correos electrónicos en su bandeja de entrada. Es más, algunos de esos correos electrónicos contenían tantas preguntas / tareas individuales que lo empujaron a cambia tu enfoque rápidamente para responder a cada uno de ellos, agotando su productividad en el proceso. Asana puede ser una mejor alternativa.

Puedes dividir esos correos electrónicos de 2000 palabras con múltiples puntos en distintas tareas de Asana. De esta manera, usted o cualquier otra persona puede reclamar la tarea, trabajar en ella y marcarla como completa una vez que haya terminado antes de pasar a la siguiente.

Para aumentar aún más su productividad y una mejor organización, puede invitar a varios colegas para que asuman las tareas y asignen fechas límite para establecer prioridades.

2. Incorporación de nuevas contrataciones

Se necesita tiempo para que un nuevo empleado se adapte completamente a un nuevo entorno de trabajo y alcance la máxima productividad. A menudo, necesitan revisar innumerables correos electrónicos para familiarizarse con su nuevo entorno.

Sin embargo, puedes revisar tu proceso de incorporación con Asana para garantizar una transición sin problemas en menos tiempo.

Crea un proyecto y llámalo "Plantilla de incorporación de [nombre del empleado]“. A continuación, cree secciones como políticas de la empresa, tutoriales prácticos, preguntas frecuentes, etc. Ahora, complete cada sección con toda la información relevante e instrucciones claras que el nuevo empleado pueda necesitar.

También puede invitar a otros colegas experimentados en su lugar de trabajo para que brinden comentarios y actualice su proyecto en consecuencia. Una vez que lo hayas cubierto todo, guardar el proyecto como plantilla para uso futuro, siempre que tenga una nueva contratación.

3. El intercambio de conocimientos

Una de las mejores formas de garantizar el crecimiento y el éxito de su organización es construir sobre bases sólidas como la colaboración y el intercambio de conocimientos para crear equipos cohesionados que apunten a lograr un objetivo común.

Puedes crear un proyecto en Asana para la educación a fin de promover el intercambio de ideas, habilidades y experiencia. Los miembros del equipo pueden usar este proyecto para compartir artículos, podcasts, videos y otros materiales educativos relevantes que pueden ser útiles en su organización.

Si su lugar de trabajo tiene muchos departamentos, puede atribuirlos a una sección específica para una mejor organización.

También puede etiquetar a personas específicas mediante @[nombre] siempre que comparta algo que solo sea valioso para ellos o para información urgente. Por último, anime a sus colegas a compartir y revisar los recursos de este proyecto con regularidad.

4. Evento planeado

La planificación de cualquier evento es siempre una actividad agitada. Hay muchas partes móviles que necesita rastrear y completar. Afortunadamente, hay muchos software de planificación de eventos que puede utilizar para aumentar su productividad.

Aunque Asana no es un software de gestión de eventos convencional, a estas alturas, debes haber notado que es bastante versátil y puedes usarlo para casi cualquier cosa.

Dicho esto, puede comenzar creando un proyecto para su evento y nombrarlo. Si planifica el evento con otras personas, puede invitarlas a realizar un seguimiento de las actualizaciones y a trabajar en tareas específicas. Al igual que antes, puede dividir su proyecto en secciones, como el presupuesto, el plan promocional y la decoración, que usará para agregar tareas específicas y relacionadas.

Puede asignar cada tarea a una persona específica, adjuntar archivos relevantes para obtener información adicional y agregar una fecha de vencimiento.

5. Calendario de contenido

Asana es una excelente herramienta para administrar la producción de contenido de su blog y realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento.

Para comenzar, puedes usar la plantilla de calendario editorial de Asana o crear un nuevo proyecto desde cero y divídalo en secciones sobre las que le gustaría escribir, como negocios, salud, productividad, tecnología, etc. Ahora, agregue títulos específicos en cada sección, asígnelos a sus escritores de contenido y establezca una fecha de vencimiento.

Alternativamente, puede hacer que sus escritores presenten sus ideas y esperen su aprobación antes de comenzar a cubrirlas. También puedes usar Asana para indicar la etapa del contenido, por ejemplo, no redactado, en revisión, publicado, etc., para mayor claridad.

6. Lluvia de ideas

Las sesiones de lluvia de ideas en equipo son eficaces para promover el intercambio de conocimientos y el pensamiento creativo. Sin embargo, aún necesita las herramientas adecuadas para empoderar a sus equipos.

Puedes crear un proyecto de lluvia de ideas de Asana y dar acceso a todos los participantes agregándolos como administradores de proyectos. Si planea discutir diferentes temas durante la sesión de lluvia de ideas, puede dividir su proyecto en secciones.

Ahora, anime a todos a agregar tantas ideas como puedan como tareas. Una vez que finaliza el tiempo asignado para este ejercicio, puede elegir el mejor o hacer que todos participen haciendo clic en el pulgar hacia arriba dentro de la tarea que tiene la mejor idea.

Asana es una potencia de productividad

Estas son solo algunas formas únicas de usar Asana. Puedes incorporar estas ideas para aumentar tu productividad o usarlas como inspiración para crear tus proyectos de Asana.

Aunque tiene muchas funciones diseñadas para equipos, también puede usarlo para sus objetivos personales.

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