Cómo proteger eficazmente un sitio de grupo de SharePoint: 11 consejos

La seguridad de los datos se ha convertido en una preocupación en el sector moderno de las tecnologías de la información. Aparte de las filtraciones de datos, tenga cuidado con la pérdida y eliminación de datos accidentales e intencionales.

Dado que los sitios de grupo de SharePoint almacenan datos confidenciales, debe protegerlos contra amenazas internas o externas. En este artículo, compartiremos algunos consejos para proteger los sitios de grupo de SharePoint que funcionan.

1. Asignar un administrador por sitio de equipo

Un error que a menudo conduce a la pérdida de datos es convertir a varias personas en administradores de un sitio de grupo. Si crea cinco administradores, ¿cómo sabrá quién es responsable de la eliminación del sitio o del uso compartido no autorizado? Para evitar estos problemas, asegúrese de que un sitio de grupo tenga un solo administrador.

Este método no solo reducirá la posibilidad de filtraciones de datos, sino que también limitará las personas con acceso completo a la SharePoint sitio web o grupo de sitios.

2. Ubicaciones y direcciones IP específicas en la lista blanca

Si bien la inclusión de un número molesto en la lista negra puede funcionar para su teléfono, en el caso de los datos del sitio de grupo de SharePoint, debe incluirse en la lista blanca. Es posible que no conozca la IP y la ubicación de los delincuentes, pero seguramente conoce su propia ubicación e IP. Debe designar la aprobación para la IP desde donde usted y su equipo acceden al sitio de grupo de SharePoint.

La implementación de este método puede no ser la mejor idea si tiene un equipo remoto que trabaja desde ubicaciones distribuidas. Sin embargo, siempre puede incluir ubicaciones designadas en la lista blanca para reducir al mínimo la posibilidad de violación de datos.

3. Habilitar el proceso automático de retención de datos

La pérdida de datos no siempre es el resultado de la eliminación accidental de datos. Puede eliminar un conjunto de datos, pensando que es innecesario. Pero luego se llega a conocer su importancia.

Relacionado: El mejor software de recuperación de datos

En tales escenarios, la retención automática de datos puede resultar útil. Establezca una política de retención de datos conveniente para evitar la eliminación involuntaria y otros casos.

Dependiendo de sus necesidades, puede aplicar políticas basadas en etiquetas para un archivo, carpeta o biblioteca. También puede configurar una política para todo el sitio.

4. Personalizar siempre la configuración para compartir

Compartir puede parecer un asunto trivial en la cultura de la oficina y la mayoría de la gente no le presta mucha atención. Cuando se trata de los permisos para compartir de SharePoint, es una historia diferente. Le permite compartir un elemento mediante un único vínculo con cualquier persona dentro de SharePoint.

Dado que contiene un riesgo de seguridad vital, debe administrarlo teniendo en cuenta todas las posibilidades y consideraciones. Revise todos los permisos para compartir establecidos en varios niveles y personalice los necesarios.

5. Controlar los permisos de acceso al sitio

Si desea fortalecer la seguridad del sitio de grupo de SharePoint, debe controlar quién accede a qué sección del mismo.

A veces, los usuarios tienen permisos más altos de los que realmente necesitan. Su biblioteca de contenido de SharePoint estará en riesgo si otorga demasiado acceso de lo que realmente se requiere.

6. Habilite los documentos solo para el público objetivo

La segmentación por audiencia es una función que le permite acceder al contenido de un conjunto de usuarios en función de sus funciones. Aunque no es una función de seguridad, garantiza que un miembro del equipo vea lo que necesita ver y nada más.

De esta forma, puede guardar los datos del sitio de grupo del acceso no autorizado. Esta función está disponible para navegación, páginas y documentos.

7. Prohibir la sincronización de bibliotecas para datos confidenciales

¿Sabe que la sincronización de datos confidenciales con su sistema local los hace vulnerables a la pérdida de datos? Se producen numerosas eliminaciones accidentales de datos cuando los usuarios de SharePoint sincronizan las bibliotecas de documentos con las computadoras locales y eliminan todos los datos de C: Drive.

Además, ni siquiera recibe una advertencia al eliminar los datos de SharePoint de la biblioteca local sincronizada. Deshabilite la sincronización de la biblioteca para evitar eventos tan desastrosos y mantener seguros los datos de su sitio de grupo.

8. Regular la edición de páginas

Es posible que desee tener cuidado al permitir que otros editen la página del sitio de grupo. Dado que SharePoint trata sus páginas como cualquier otro contenido, los usuarios con permiso de edición pueden eliminar documentos de la biblioteca o modificar las páginas.

Para evitar que ocurran estos daños, interrumpa la herencia y la biblioteca de solo lectura. Les impedirá editar todas las páginas de la biblioteca.

Si este no es un paso conveniente para usted, también puede evitar que editen una página específica. Puede agregar restricciones de edición solo en las páginas críticas y dejar el resto abierto para su edición.

9. Usar niveles de permisos personalizados

Es posible que deba crear un nivel de permisos personalizado para su sitio de grupo de SharePoint, a pesar de tomar otras medidas necesarias. Si la situación lo requiere, no dude en elegir un nivel de permiso personalizado para cualquier miembro del equipo.

Según la configuración predeterminada, los visitantes solo pueden leer los datos del sitio, mientras que los miembros del sitio pueden agregar, editar o eliminar contenido. Si desea que un usuario solo edite un documento pero no lo elimine, cree un nivel de permiso adecuado a sus necesidades. Una vez que configure el permiso, el usuario solo verá las opciones que puede realizar.

10. Una política infalible contra la fuga de datos

La fuga de datos puede ocurrir mediante cualquier acción simple, como imprimir, compartir y muchas más. Para evitar la pérdida de datos a través de estos, debe establecer una política hermética contra las fugas de datos. Puede llevarlo a prohibir acciones como compartir, imprimir o descargar datos en función de cualquier criterio en particular.

Considere todos los posibles puntos débiles y cree una política de prevención de pérdida de datos adecuada para su equipo. Asegúrese de que evite la pérdida de datos, al menos en los escenarios principales.

11. Capacite a su equipo en seguridad de sitios

El último punto de esta lista es ofrecer una formación de seguridad adecuada a todos los miembros del equipo que utilizan los sitios de grupo. Atrás quedaron los días en que solo los administradores de TI solían preocuparse por la seguridad de los datos. Ahora, cada miembro del personal debe desempeñar su papel en la protección de datos.

Relacionado: Los mejores cursos gratuitos de seguridad cibernética: aprenda a estar seguro en línea

Debe organizar una capacitación en profundidad para que se den cuenta de las consecuencias de la sincronización de datos y el intercambio externo. Además, enséñeles cómo recuperar elementos eliminados dentro del tiempo estipulado. Sobre todo, hágales entender el proceso de trabajo de SharePoint para que puedan autocontrolar sus acciones.

Proteger los sitios de equipo de forma eficaz

Es fundamental tomar precauciones para proteger los datos del sitio de grupo de SharePoint. Pruebe estos consejos para minimizar los riesgos prevalentes y ofrecer seguridad de 360 ​​° a sus sitios de grupo de SharePoint.

SharePoint es una poderosa herramienta de administración de contenido que también lo ayuda con el trabajo colaborativo y la administración de proyectos. Si mantiene seguros los datos del sitio de grupo, puede concentrarse en cosas importantes en lugar de perseguir infracciones de seguridad.

¿Qué es Microsoft SharePoint? 4 características y beneficios de usarlo

Microsoft SharePoint es una herramienta de colaboración y administración de archivos que ayuda a su productividad profesional y personal. ¡Esto es lo que necesita saber!

Leer siguiente

Sobre el Autor